PENTINGNYA FOLLOW-UP DALAM PENDELEGASIAN TUGAS

Pagi ini, rekan saya terlihat kesal. Ia memiliki berkas yang seharusnya dikirimkan lima hari yang lalu, namun sampai hari ini berkas itu masih saja belum dikirimkan oleh kurir. Ia menyampaikan bagaimana mendesaknya dokumen itu harus sampai ke tangan klien. Dia marah, saya pun mengatakan kepadanya bahwa dia berhak marah atas kejadian tersebut. Namun dengan begitu ada pelajaran bagus yang dapat dipetik dari sini. Ketika Anda berniat untuk mendelegasikan tugas itu kepada orang lain, Anda harus tetap mengikuti dan memastikan segalanya berjalan sesuai dengan standar Anda.

Kepemimpinan yang kuat bukan hanya tentang kemampuan dalam pendelegasian tugas, tetapi juga kemampuan untuk menindaklanjuti tugas-tugas itu dan memastikan semuanya dilakukan sesuai standar Anda. Terkadang sebagai atasan Anda merasa semua sudah dikerjakan bawahan, sehingga tidak perlu mengecek kembali pekerjaan mereka. Begitu juga dengan bawahan, ia merasa telah dikendarai oleh atasan, sehingga merasa semua pekerjaannya akan ter-cover oleh atasan. Dalam kondisi ini, apabila terjadi kesalahan tentu atasan akan membantu untuk menyelesaikan permasalahan yang telah diperbuat tersebut.

Terkadang sebagai seorang Sekretaris, Anda juga kewalahan dalam mengatur silang tugas antar staf yang berujung kepada kesalahpahaman dan saling menyalahkan. Tidak jarang Sekretaris juga mendapat komplain dari klien karena laporan yang lama penyelesaiannya karena staf bersangkutan lupa dalam melakukan follow-up atas tugas yang diberikan kepada staf lain. Oleh karena itu penting bagi Sekretaris untuk mulai melakukan sosialisasi atas pendelegasian tugas. Agar suatu tugas terselesaikan dengan baik, Anda harus berusaha untuk mengerjakan hal yang sering disingkirkan yaitu follow-up. Anda harus terus mengingatkan, memeriksa, dan mengecek ulang sampai Anda tahu segala sesuatu telah dilakukan seperti yang Anda inginkan. Ini bukan obsesif-kompulsif, tetapi hal ini disebut berpengalaman.

Beberapa hal yang harus diperhatikan ketika Anda hendak melakukan pendelegasian tugas antara lain:

·Berikan tugas kepada satu orang untuk memudahkan dalam melakukan pengecekan. Minta mereka untuk mengonfirmasi bahwa mereka memahami tugas dan telah menerima tanggung jawab untuk itu.

·Mengartikulasikan hasil tertentu. Beritahukan kepada penerima tugas tentang hasil yang ingin dicapai. Dengan begitu penerima tugas akan lebih paham tujuan daripada tugas tersebut.

·Sertakan jadwal penyelesaian tugas Anda. Terkadang ada beberapa orang yang tidak terlalu sensitif terhadap waktu, sehingga usahakan untuk memberikan jangka waktu sebelum deadline akhir. Dengan begitu Anda juga memiliki waktu untuk melakukan pengecekan ulang atas tugas yang sudah diberikan.

·Jadikan diri Anda tersedia untuk konsultasi. Cara terbaik untuk melakukan ini adalah tetap fokus pada hasil daripada proses. Terlihat kurang bijaksana, namun itulah kunci pendelegasian tugas yang baik. Terkadang orang lain juga tidak terlalu suka apabila Anda terlalu posesif terhadap tugas yang diberikan. Dengan tidak terlalu ikut campur dalam proses, Anda mengajarkan orang lain untuk kreatif dalam penyelesaian tugas. Namun tidak hanya lepas tangan, Anda harus selalu terbuka terhadap konsultasi apabila dibutuhkan.

·Lacak tugas yang didelegasikan pada daftar tugas. Ini sangat penting. Tidak semua orang yang Anda delegasikan akan memiliki sistem manajemen tugas yang baik. Mungkin untuk orang yang terbiasa bekerja dengan Anda sudah tahu ritme kerja dan apa yang harus dilakukan. Namun bagaimana dengan orang yang baru pertama bekerjasama dengan Anda, selalu catat apa pekerjaan yang didelegasikan entah itu di dalam agenda maupun mail task.

·Bekerjasamalah apabila tugas sulit untuk diselesaikan. Mungkin ada beberapa alasan yang yang mendasar mengapa seseorang tidak bisa menyelesaikan suatu tugas yang diberikan. Terkadang salah paham dalam mengikuti instruksi Anda atau tugas yang terlalu sulit untuk dikerjakan sendirian. Untuk memahami letak permasalahannya, Anda dapat bekerjasama untuk memperbaikinya. Semua orang ingin melakukan pekerjaan dengan baik, dengan bekerjasama mereka belajar dari kesalahan mereka dan berusaha untuk meningkatkan kemampuannya.

·Lakukanlah tindak lanjut. Sangat penting untuk melakukan tindak lanjut yang diperlukan, tetapi juga menunjukkan kesalahan dengan cara yang konstruktif. Umpan balik Anda kepada penerima tugas bisa menjadi saran perbaikan dibandingkan lebih dari sekadar kritik.

Pendelegasian tugas terkadang penting untuk dilakukan. Delegasi merupakan proses yang sangat penting untuk menjalankan pekerjaan secara sistematis dalam organisasi. Namun demikian, delegasi bukan berarti memberikan seluruh tanggung jawaba. Akuntabilitas tetap terletak pada pemberi tugas meskipun dia telah mendelegasikan atau memberikan target ini kepada orang lain. Seorang leader harus tetap bertanggung jawab kepada hasil akhir secara keseluruhan, dan tetap dapat mengawasi apakah pekerjaan berjalan dengan benar.

Demikian pula dengan tindak lanjut atas pekerjaan yang didelegasikan. Penerima tugas tidak hanya memastikan pekerjaan itu selesai, tetapi memahami mengapa hal itu perlu dilakukan dan bagaimana cara penyelesaian yang baik. Tindak lanjut adalah jalan dua arah antara pemberi tugas dan penerima tugas.

"Don't tell people how to do things,

tell them what to do and let them surprise you with their results."

- George S. Patton –

***