PERAN SEKRETARIS DALAM MENCIPTAKAN EFISIENSI KERJA TERKAIT PEREKONOMIAN INDONESIA

Perekonomian di Indonesia saat ini sangat lemah, dimana permasalahan ekonomi akan berdampak buruk bagi lingkungan kerja, serta akan berkaitan dengan kemiskinan, kesenjangan ekonomi, dan pengangguran. Dalam dunia kerja khususnya di dalam suatu perusahaan, sangat ditentukan oleh adanya sumber daya manusia. Dengan adanya kondisi perekonomian yang melemah saat ini, sumber daya manusia merupakan salah satu faktor pendukung sekaligus penentu keberhasilan suatu perusahaan yaitu, seorang sekretaris. Sekretaris merupakan suatu profesi yang telah berkembang dengan baik sehingga menjadi suatu profesi yang sangat penting dan selalu diperlukan oleh perusahaan. Sekretaris tidak hanya dituntut untuk membantu tugas pimpinan, namun turut berpartisipasi dalam membantu kelancaran aktivitas organisasi serta meningkatkan efisiensi kerja atas perusahaan. Dengan adanya permasalahan ekonomi yang melemah perusahaan akan menekan seluruh biaya pengeluaran, dimana sebagai seorang sekretaris harus bisa bekerja secara efisien agar dapat membantu agar perusahaan tersebut tetap bertahan dan berkembang, termasuk sekretaris yang sangat multi tasking.

Sikap kerja yang efisien sebenarnya mengacu pada aspek manajerial untuk mencapai strategi usaha, target perusahaan, dan taktis bisnis dalam mengelola usaha tersebut. Efektif lebih dinilai sebagai suatu pekerjaan yang bisa diselesaikan tepat waktu dan sesuai dengan rencana yang telah dibuat sebelumnya. Efektif tak hanya bicara soal kuantitas, namun juga kualitas. Di sisi lain, efisien adalah segala hal yang dikerjakan dengan berdaya guna, atau bisa dikatakan segala pekerjaan dapat diselesaikan dengan tepat, cepat, hemat, dan selamat. Bagi perusahaan sendiri, efisiensi berarti menurunkan biaya operasional sehari-hari, dampak secara langsung perusahaan menjadi lebih kompetitif dibandingkan dengan perusahaan sejenis dan selain dipercaya oleh client karena perusahaan menjadi lebih efisien.

Dalam menghadapi krisis ekonomi yang saat ini sedang terjadi di dalam dunia pekerjaan, banyak dari pimpinan gencar untuk mencari cara bagaimana supaya dapat keluar dari krisis tersebut. Dampak dari krisis ini sangat terasa salah satunya dengan banyak perusahaan yang melakukan Pemutusan Hubungan Kerja (PHK) terhadap staffnya, dan bahkan banyaknya perusahaan yang gulung tikar. Sekretaris masa kini diharapkan dapat multi tasking yang berarti bahwa memiliki kelebihan bukan hanya dalam hal penampilan atau dalam menjalankan pekerjaan yang rutin. Dimana kemampuan multi tasking adalah kemampuan dalam mengerjakan suatu pekerjaan secara bersamaan dalam waktu yang sama. Kemampuan ini sangat dibutuhkan oleh seorang sekretaris karena dapat mendukung dalam penyelesaian suatu pekerjaan secara efisiensi serta membantu di saat perekonomian melemah. Ketika sekretaris memiliki kemampuan multi tasking, maka dapat mengerjakan suatu pekerjaan lebih cepat dari biasanya seperti, mengerjakan suatu pekerjaan yang terorganisir, teratur, rapi, terstruktur, lebih produktif, dapat menentukan skala prioritas dan tentu memberikan hasil yang maksimal. Peran seorang sekretaris dapat dikatakan sebagai sekretaris yang multi tasking jika dapat menguasai beberapa hal berikut ini:

1.Menguasai teknologi

Contohnya adalah teknologi komunikasi dimana seorang sekretaris banyak berkomunikasi, selain dengan pimpinan mereka juga harus bisa berkomunikasi dengan relasi dari perusahaannya.

2.Customer service

Customer service yang baik ketika sekretaris harus berhubungan langsung dengan klien atau relasi sehingga mereka perlu memiliki pengetahuan yang kuat dan kompeten di bidang service.

3.Manajemen informasi

Sekretaris juga dikatakan sebagai pusat informasi di dalam suatu perusahaan. Oleh karena itu, sekretaris harus bisa mengelola informasi yang diketahui terkait dengan perusahaannya. Sehingga ketika sekretaris mengetahui sebuah informasi yang dianggap rahasia, maka harus bisa menyimpannya dengan baik jangan sampai seluruh staff di perusahaannya mengetahui.

Dengan menguasai hal di atas, jadi modal utama untuk bisa melakukan pekerjaan multi tasking adalah sekretaris harus terlebih dahulu terbiasa untuk well-organized, yang berarti harus terbiasa bekerja dengan teratur, rapi, dan terstruktur. Seorang sekretaris dapat masuk dalam kriteria sekretaris yang memiliki kemampuan multi tasking, dan dengan menguasai hal tersebut, maka dapat sangat membantu dalam penyelesaian tugas dengan lebih cepat, efisien dan akurat. Maka dalam bersaing di dalam masa krisis ekonomi global ini sekretaris berperan sangat penting dan membantu pimpinannya dalam menjalankan sistem diperusahaannya supaya bisa menyelesaikan dan tetap bertahan di dalam permasalahan krisis ekonomi yang terjadi saat ini.