Transformasi Peran Sekretaris Di Era E-Secretary

Suatu perubahan - setiap detik isi semesta alam selalu berubah, lingkungan sekitar kita juga berubah, sehingga tuntutan hidup kita berubah, begitu juga tuntutan bisnis pekerjaan pasti berubah. Munculnya AEC 2015 dalam waktu dekat, tuntutan go global, perkembangan teknologi, perubahan kebutuhan yang relatif cepat, serta gaya hidup yang berbeda, regulasi yang berubah dan sulit diprediksi, merupakan beberapa faktor penyebab perubahan saat ini. Dengan adanya perubahan-perubahan tersebut, tuntutan dan peran profesi juga berubah, termasuk peran sebagai sekretaris. Perubahan fungsi sekretaris masa lalu dan saat ini sangat jauh berbeda.Hal ini dikarenakan saat ini para pimpinan perusahaan menginginkan fungsi dan peran sekretaris sebagai Strategic Business Partner pimpinan dalam mencapai tujuan dan sustainability perusahaannya.

Teknologi informasi saat ini dengan segala fasilitasnya memiliki andil besar dalam menciptakan perubahan dalam perusahaan, terutama membantu dalam pengumpulan data, mengolah dan menyajikannya, serta mengalirkannya ke seluruh lini perusahaan. Pemanfaatan teknologi informasi di berbagai perusahaan sudah tidak terhindarkan lagi. Proses otomatisasi dan komputerisasi telah dilakukan secara terintegrasi dan menyeluruh dalam lingkungan perusahaan. Tidak terkecuali juga di lingkungan kesekretariatan perusahaan ikut mengalami perubahan. Penerapan teknologi mulai dari surat menyurat, hingga komputerisasi sistem informasi administrasi dan kesekretariatan terus dilakukan. Tidak ada cara lain, kita sebagai seorang sekretaris harus siap memasuki e-Secretary tersebut. Dalam hal seperti ini, muncul pertanyaan mendasar: berakhirkah karir sekretaris dalam era informasi dewasa ini? Jawabannya: tentu saja TIDAK. Namun karir sekretaris akan mengalami perubahan besar dalam peran dan fungsinya.

Pimpinan perusahaan dituntut kesiapan dalam menjawab berbagi tantangan yang sedang dihadapi dan tantangan-tantangan baru yang akan timbul bersama datangnya arus globalisasi yang membawa fenomena baru. Guna mendapat keunggulan kompetitif, perusahaan membutuhkan kualitas Sumber Daya Manusia (SDM) yang menguasai ilmu pengetahuan teknologi dan ketrampilan. Ketrampilan berteknologi tentu menjadi penting dan merupakan syarat utama bagi seorang sekretaris dalam menjalankan peran dan fungsinya (sekretaris profesional selalu dituntut oleh tantangan-tantangan baru sesuai kemajuan jaman dan teknologi informasi seperti sekarang ini. Pentingnya teknologi informasi bagi sekretaris karena diharapkan selalu tanggap dan cekatan dalam mengorganisir serta membantu pekerjaan pimpinan).

Dengan teknologi informasi, sekretaris tidak hanya “melek teknologi” namun juga menjadi terampil dalam mengoperasikan, merawat dan mengeksplorasi potensi teknologi tersebut, khususnya: komputer, jaringan, peralatan selular dan internet. Dengan adanya teknologi informasi yang berandil besar dalam menciptakan perubahan dalam perusahaan, lalu apakah sekretaris masih eksis di era teknologi informasi seperti sekarang ini? Dan bagaimana peran kita sebagai sekretaris dalam memanfaatkan/menggunakan teknologi informasi ini demi menunjang kelancaran tugas pimpinan?

Kita hidup dalam era informasi. Siapa yang dapat menguasai informasi lebih cepat maka dialah yang akan lebih memiliki kesempatan. Mau tidak mau, siap atau tidak siap kita akan hidup dalam masyarakat informasi. Oleh karena itu, ketatnya persaingan antar perusahaan serta berbagi informasi yang berkaitan dengan inovasi perusahaan kompetitor patut diketahui pula oleh seorang sekretaris, sehingga disini sekretaris dituntut untuk mampu memberikan pemikirannya dalam merumuskan sebuah keputusan yang akan diambil oleh pimpinan. Sehingga disini sekretaris dapat berperan lebih optimal. Belum lagi kecenderungan e-commerce yang tengah berkembang saat ini.

Kita sebagai seorang sekretaris harus mampu: yang pertama menguasai keterampilan berteknologi yang menjadi infrastruktur utama dari e-Secretary. Lalu kedua harus memahami dengan baik perangkat-perangkat lunak dan aplikasi kesekretariatan seperti aplikasi pengolahan kata, angka, data dan presentasi, serta aplikasi-aplikasi bantu lainnya seperti active calendar, online address book, online book mark, corporate directory, project management, dsb. Kemudian ketiga segera beradaptasi dalam lingkungan jaringan dan internet dengan menambah jam pengoperasian melalui latihan yang kontinyu pada jam-jam kosong atau pada saat pekerjaan tidak terlalu padat. Selanjutnya keempat mampu meningkatkan etos kerja dengan mempelajari tip dan trik untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan dan lakukan pengaturan jadwal kerja yang seimbang, tidak menunda-nunda pekerjaan dan mengeksploitasi fasilitas yang disediakan oleh TI dalam menyelesaikan tugas-tugas. Dan yang terakhir kelima yaitu selalu melatih diri menjadi sekretaris pembelajar agar selalu termotivasi untuk mengikuti jaman, khususnya perkembangan teknologi dan ilmu pengetahuan yang dapat semakin menyederhanakan prosedur dan meningkatkan kinerja.

Sehingga sekretaris dapat menjadi mitra bisnis pimpinan yang sekaligus merupakan perpanjangan dari pekerjaan pimpinan. Dengan demikian, pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk melakukan tugas strategic dalam suatu organisasi atau perusahaan dengan baik.

Berikut beberapa hal yang dapat meningkatkan peran sekretaris di era teknologi informasi, antara lain:

1.Memanfaatkan menu calendar yang ada di Microsoft Outlook/Express, sekretaris akan lebih mudah dalam mengatur jadwal kegiatan pimpinan, dan akan lebih tertata dengan baik dan lengkap, sehingga pimpinan juga selalu mendapat reminder otomatis jadwal kegiatannya tersebut setiap hari. Sehingga tidak akan ada miscommunication antara pimpinan dan pihak terkait, karena terbantu dengan adanya Microsoft ini.

2.Menjalin relasi dengan pelanggan dan juga mitra usaha, dengan melakukan:

·Lebih memperhatikan email-email dari pelanggan dan juga mitra usaha;

·Segera konfirmasi dengan pimpinan atau divisi/departemen terkait dan langsung membalas/memberi tanggapan atas email tersebut (tidak lebih dari 1x24 jam);

·Mendistribusikan ke divisi/departemen terkait serta pimpinan atas respon balik jawaban tanggapan yang diberikan oleh pelanggan atau mitra usaha. Jika responnya berupa pujian, berikanlah ucapan apresiasi. Jika responnya berupa kritik, harus segera ditindaklanjuti dan berikan tanggapan yang simpatik;

·Membuat database yang lengkap dari pelanggan atau mitra usaha, sehingga sekretaris dapat ikut serta memberikan perhatian, misalnya pada hari ulang tahun, kemudian mengirimkan soft copy kartu ucapan melalui email yang berisi ucapan selamat hari raya, natal atau tahun baru kepada pelanggan atau mitra usaha;

·Mengirim informasi-informasi terkait produk/jasa dari perusahaan, baik dengan tujuan untuk mengingatkan maupun informasi produk/jasa hasil inovasi yang baru, agar mereka selalu ingat dengan perusahaan dan produk/jasa yang digunakan.

3.Persiapan slide presentasi yang baik dan menarik, sehingga pimpinan dapat percaya diri ketika presentasi di depan pelanggan dan juga mitra usaha.

4.Real time communication dengan pimpinan yang tidak terkendala jarak dan waktu, sehingga sekretaris bisa segera menginformasikan keadaan perusahaan, hal yang menyimpang atau hal lain yang harus segera diputuskan oleh pimpinan perusahaan.

5.Pemanfaatan aplikasi-aplikasi Microsoft Office yang sudah ada saat ini, sehingga pekerjaan dapat dengan mudah terselesaikan.

Sangat jelas dan dapat dirasakan bahwa perkembangan teknologi informasi sangat berpengaruh terhadap aktivitas seorang sekretaris yang secara tidak langsung mempengaruhi pekerjaan. Jika seorang sekretaris tidak dapat mengikuti arus perkembangan ini, maka akan tertinggal untuk berkarya dan bekerja. Sebaliknya, jika seorang sekretaris dapat mengikuti arus perkembangan teknologi informasi ini, maka akan dapat berkarya dan bersaing diruang lingkup yang lebih luas secara mendunia. Dan masih banyak hal lain yang bisa dimanfaatkan dengan adanya teknologi informasi yang ada saat ini.

Dengan demikian, peranan kita sebagai seorang sekretaris sangat dibutuhkan oleh pimpinan. Sudah saatnya seorang sekretaris dituntut mampu melakukan transformasi menuju sistem yang lebih baik dan mendukung, yang berorientasi pada perubahan dengan mengedepankan pemberian inspirasi untuk mendukung pimpinan dalam mencapai tujuan perusahaan.

***