PENANGANAN DEFISIENSI SISTEM MANAJEMEN YANG DILAKUKAN OLEH AUDIT

Pengertian Defisiensi

Defisiensi adalah kekurangan yang terdapat pada manajemen. Audit manajemen dilakukan untuk melakukan peningkatan kinerja manajemen memperbaiki adanya defisiensi atau kekurangan yang ditemukan. Defisiensi merupakan salah satu titik perhatian dari audit manajemen. Hasil dari audit yang dilakukan secara keseluruhan adalah untuk mengidentifikasi dan memperbaiki penyebab yang menimbulkan defisiensi. Sehingga auditor dapat mencapai tujuan audit, adapun tujuan tersebut meningkatkan fungsi bagian yang ada pada sistem manajemen, menghindari proses pembayaran atas pengadaan barang dan pemakaian jasa, mencegah dari kerugian, dan melakukan efisiensi atas operasional.

Jenis-jenis defisiensi

Jenis-jenis defisiensi yang terdapat pada organisasi dibagi menjadi dua jenis, yaitu:

a.Defisiensi pada sistem. Contoh kasus dari defisiensi ini, yaitu:

·Penerapan dari desain atau sistem pengendalian internal tidak memadai.

·Dokumentasi yang dimiliki bagian pengendalian internal belum dapat berfungsi baik.

·Sumber daya manusia yang dimiliki organisasi tidak memiliki kualifikasi dan tidak memiliki rencana pengembangan pelatihan untuk dapat melaksanakan berbagai penugasan.

·Tidak adanya kontrol pemantauan dan pengawasan yang digunakan untuk evaluasi atas desain dalam menilai efektivitas sistem organisasi dari waktu ke waktu.

·Tidak dimilikinya proses pengendalian internal dalam melaporkan kekurangan sistem tidak tepat waktu kepada manajemen.

b.Defisiensi atau kekurangan dalam operasi. Contoh kasus dari defisiensi ini, yaitu:

·Kegagalan atas informasi dan komunikasi sistem untuk memberikan peningkatan nilai atas output yang lengkap dan akurat atas operasi organisasi.

·Kegagalan pengendalian dalam melindungi inventaris organisasi dari kehilangan, kerusakan, atau penyalahgunaan wewenang. Kondisi ini mungkin perlu dipertimbangkan secara matang sebelum dilakukan evaluasi sebagai kekurangan signifikan atau kelemahan yang material.

·Tidak berjalan efektif fungsi kepatuhan terhadap suatu peraturan yang diterapkan.

·Kegagalan oleh manajemen atau pihak yang bertanggung jawab atas pengelolaan organisasi atau Good Corporate Governance untuk menilai efek dari defisiensi yang mengalami kenaikan signifikan sebelumnya.

Tindakan atas temuan audit

Temuan audit memberikan gambaran kegiatan apa saja yang dapat membuat defisiensi atas sistem yang dimiliki manajemen. Adapun gambaran kegiatan tersebut sebagai berikut:

a.Tindakan yang seharusnya diambil, tetapi tidak dijalankan, seperti pengiriman pesanan kepada customer yang dilakukan tetapi tidak dilakukan penagihan pembayaran.

b.Tindakan yang dilarang, seperti pegawai yang mengalihkan sewa dari aset atau inventaris perusahaan ke perusahaan lain dengan membuat kontrak pribadi untuk mendapatkan keuntungan sendiri.

c.Tindakan tidak memiliki etika, seperti membayar barang dan perlengkapan pada tarif yang telah diganti menjadi tarif yang lebih rendah pada kontrak yang lebih mendapatkan keuntungan.

Temuan audit dan unsur temuan audit

Karakterisitik temuan audit cenderung memiliki kesan negative, memberikan pemikiran eksepsi, membuat penilaian bahwa telah terjadi defisiensi pada manajemen yang layak untuk dilaporkan, terdapat beberapa yaitu

·Objektif dan relevan dengan masalah yang dihadapi,

·Mendukung kesimpulan yang memiliki pemikiran logis, mempunyai alasan, dan dapat mendorong manajemen untuk melakukan tindak lanjut berdasarkan hasil audit.

Unsur temuan audit terdiri dari beberapa hal, yaitukondisi,kriteria (praktek yang diharapkan), penyebab, akibat, dan rekomendasi.

Upaya dalam meningkatkan penggunaan sumber daya secara ekonomis dan efisien

Manajemen bertanggung jawab dalammenetapkan standar operasional yang dapat dipergunakan untuk mengukur keekonomisan dan efisiensi atas penggunaan sumber daya dalam operasional. Audit manajemen bertanggung jawab untuk menentukan beberapa hal yang ditetapkan dalam suatu standar operasional yang dapat mengukur keekonomisan dan efisiensi,Standar operasional yang telah dipahami dan dapat dipenuhi, berbagai penyebab penyimpangan atau deviasi operasional telah dapat diidentifikasi, dianalisis, dan diberitahukan kepada berbagai pihak yang bertanggung jawab untuk melakukan perbaikan berupa tindakan korektif,dan preventif yang telah dilakukan.Pemeriksaan yang berhubungan dengan keekonomisan dan efisiensi penggunaan sumber daya haruslah dapat mengidentifikasi berbagai keadaan sepertifasilitas yang tidak dapat dipergunakan dengan maksimal,pekerjaan yang tidak produktif, berbagai prosedur yang tidak dapat diterapkan berdasarkan pertimbangan perhitungan seluruh biaya, dan jumlah sumber daya manusia yang tidak memiliki kualifikasi.