PENTINGNYA KORESPONDENSI YANG BAIK BAGI SEKRETARIS UNTUK MENUNJANG KEGIATAN BISNIS

Pada era globalisasi seperti saat ini, perkembangan ilmu dan teknologi dalam bidang informasi dan komunikasi yang sangat pesat membawa pengaruh terhadap seluruh kegiatan yang dilakukan oleh organisasi perusahaan. Semakin tinggi teknologi komunikasi yang digunakan akan semakin mempercepat proses penyampaian informasi. Proses pertukaran informasi yang cepat dapat membantu kelancaran kegiatan administrasi didalam suatu organisasi baik swasta maupun pemerintah, khususnya kegiatan administrasi yang berkaitan dengan aktivitas korespondensi. Saat ini seiring dengan munculnya berbagai macam-macam perusahaan maka hubungan antara perusahaan satu dengan yang lainnya sangatlah penting untuk memperluas jaringan perusahaan sehingga memperoleh profit yang lebih besar.

Korespondensi merupakan suatu keterampilan komunikasi tertulis yang baik dan sangat penting untuk seorang sekretaris yang membutuhkan kosakata, tata bahasa yang tepat dan ejaan yang baik. Salah satu komunikasi yang dilakukan dengan cara tertulis yaitu melalui surat. Surat menyurat merupakan sarana komunikasi utama dalam setiap kegiatan organisasi perusahaan. Dimana seorang sekretaris dapat membuat catatan pada rapat, kemudian dijadikan informasi yang relevan ke dalam ringkasan yang singkat dan dapat juga dengan email yang sangat umum dalam bisnis, anda sebagai seorang sekretaris mungkin juga bertanggung jawab atas respons email atasan, dan anda perlu memperlakukan semua email kantor sebagai korespondensi bisnis yang tepat, maka dari itu korespondensi atau surat-menyurat termasuk dalam bagian yang penting dalam bisnis untuk menjalin kerja sama antara pihak satu dengan yang lainnya. Meski saat ini perkembangan teknologi semakin pesat sehingga komunikasi lebih banyak digunakan melalui jalur digital, namun keberadaan surat tetap dianggap penting. Surat terutama digunakan untuk keperluan-keperluan yang bersifat formal, di antaranya mengurus dokumen hingga mengurus pernyataan dan perjanjian. Untuk menyusun surat yang baik, sekretaris harus memiliki pedoman korespondensi surat menyurat yang harus di perhatikan yaitu:

1.Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2.Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3.Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

4.Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5.Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

6.Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Berdasarkan uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya korespondensi untuk sekretaris dalam menunjang aktifitas surat menyurat. Oleh karena itu surat tidak dapat digantikan seratus persen sebagai alat komunikasi didalam suatu organisasi perusahaan karena sampai saat ini surat masih dipandang sebagai alat komunikasi tertulis yang efektif dan efisien. Maka korespondensi sangat penting sekali bagi sekretaris untuk menunjang kegiatan bisnis perusahaan. Seorang sekretaris akan sukses menjalankan profesinya apabila memenuhi lima kunci utama yaitu keterampilan teknis, keterampilan manajerial, kemampuan interpersonal, memiliki kekuatan pribadi dan mampu tampil dengan citra diri.