SUDAH RAPIKAH ARSIP ANDA?

Pertanyaan tersebut diatas mungkin jarang terdengar atau bahkan tidak terpikirkan oleh sebagian besar orang, tetapi apabila pertanyaan tersebut diganti dengan “Seberapa pentingkah arti arsip bagi anda?” Sebagian besar orang mungkin akan menjawab sangat penting, karena arsip merupakan dokumen adata penting dan berharga yang pasti sangat berguna bagi pemiliknya.

Arsip terasa sangat berharga ketika kita membutuhkan, misalnya: Perusahaan memberikan reward kepada Anda untuk melanjutkan pendidikan ke jenjang lebih tinggi atau bahkan sampai ke luar negeri. Persiapan utama adalah kelengkapan administrasi berupa dokumen pendidikan seperti ijazah, piagam penghargaan, juga dokumen kependudukan seperti KTP, KSK, paspor dan sebagainya. Bisa dibayangkan apabila semua dokumen yang dibutuhkan tersebut tidak tersimpan dengan baik dan benar maka waktu untuk melengkapi berkas yang dibutuhkan pasti jauh lebih lama dan mungkin agak menyulitkan. Lalu bagaimanakah caranya agar hal tersebut diatas tidak Anda alami?

Pengertian arsip sendiri menurut Kamus Umum Bahasa Indonesia : Arsip adalah simpanan surat-surat penting. Berdasarkan pengertian ini, tidak semua surat dikatakan arsip. Surat dinyatakan sebagai arsip jika memenuhi persyaratan berikut ini; pertama, surat tersebut harus masih mempunyai kepentingan bagi organisasi/lembaga baik untuk masa kini dan masa yang akan datang, kedua, surat yang menyimpan kepentingan tersebut disimpan menurut sistem tertentu sehingga memudahkan temu balik bila diperlukan kembali. Seiring perkembangan teknologi informasi kini pengarsipan lebih banyak secara digital. Arsip digital adalah arsip yang diciptakan dan digunakan dalam bentuk elektronik. Arsip digital dapat berasal dari arsip tercetak yang dikonversi menjadi digital atau arsip yang memang “lahir” dalam bentuk digital.

Pengarsipan dokumen didalam sebuah organisasi perlu dilakukan manajemen secara sismatis, karena dokumen yang diolah sangat beragam jenisnya, mulai dari kontrak kerjasama dengan pihak 3, kontrak karyawan, surat dari pihak eksternal, kertas kerja penugasan, dokumen keuangan dan lain sebagainya. Perkembangan ilmu pengetahuan dan teknologi pada saat ini berdampak baik pada kemajuan dibidang kearsipan. Pengelolaan arsip perlu dilakukan secara modern dapat menghemat waktu maupun pada anggaran yang dibilang cukup besar bila dibandingkan dengan pengelolaan arsip dengan sistem filing tradisional. Pengaruh teknologi modern saat ini memungkinkan untuk memanfaatkan sarana kearsipan berupa mesin yang serba otomatis.

Salah satu hal positif dari kemajuan bidang teknologi adalah pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut akan relevan dengan keputusan atas masalah yang mendesak dapat segera diselesaikan. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, dengan teknologi modern yang seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan secara digital dengan menggunakan alat-alat elektronis.

Metode penyimpanan arsipdigital maupun hardcopydapat dilakukan berdasarkan Historical penyimpanan dokumen hardcopy pada bantex atau folder disimpan yang berdasarkan sejarah atau asal diterima dokumen tersebut. Dan ada juga penyimpanan arsip atau dokumen berdasarkan kronologis atau berdasarkan urutan waktu kapan diterima surat/dokumen tersebut untuk disimpan sebagai arsip. Selain itu, bisamenggunakan metode indeks dimanafiling bisa didasarkan pada beberapa aspek antaralain: berdasarkan Subyek / Categori, Abjad /Alphabetical order, Number/ Numerical order dan Filing berdasarkan Tempat / Geographical order.

Kemajuan teknologi yang sudah modern khususnya di bidang elektronik akan membawa kemudahan dalam melaksanakan tugas kearsipan. Terutama bagi perusahaan yang memerlukan pelayanan dengan cepat dan memiliki volume arsip yang cukup banyak, penggunaan sarana ini akan sangat membantu mempercepat proses pengelolaan arsip. Pengaruh teknologi modern saat ini memungkinkan untuk memanfaatkan sarana kearsipan berupa mesin yang serba otomatis. Salah satu hal positif dari kemajuan bidang teknologi adalah pengiriman dan penyampaian informasi dapat dilakukan dengan lebih cepat. Kecepatan tersebut akan relevan dengan keputusan atas masalah yang mendesak dapat segera diselesaikan. Dengan semakin banyaknya volume data yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisis, diinterpretasikan, disimpan dan didistribusikan kepada pengguna, dengan teknologi modern yang seperti sekarang ini, telah terbukti bahwa penanganan informasi akan lebih efisien bila dilakukan dengan menggunakan alat-alat elektronis.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan apabila mengelola arsip digital adalah: pertama Format digital, teknologi berkembang sangat cepat, oleh karena itu perlu dipastikan bahwa format digital yang digunakan masih dapat digunakan, kedua; Akses dan keamanan, akses yang mudah menurunkan tingkat keamanan, sedangkan tingkat keamanan yang tinggi akan menyulitkan akses. Kedua hal tersebut perlu diseimbangkan. Dan yang ketiga adalah Temu kembali, temu kembali arsip digital seharusnya menjadi lebih mudah dibandingkan dengan arsip tercetak. Maka dari itu perlu diperhatikan penggunaan metadata yang merupakan titik akses untuk temu kembali arsip.

Banyak pilihan metode penyimpanan arsip untuk menyimpan bahkan menyelamatkan semua arsip berharga tersebut dan menjadikan arsip yang rapi. Apapun jenis arsip dan pilihan metode penyimpanan yang digunakan, dengan sedikit meluangkan waktu untuk dapat menyimpan semua dokumen atau surat penting dengan cara yang baik dan benar yang akan sangat bermanfaat untuk masa kini dan mendatang.