TEKNIK UNTUK MENANGANI BANYAK ATASAN

“Nindi telah bekerja selama 3 tahun di perusahaan industri baja sebagai Sekretaris Direksi. Perusahaan tersebut merupakan perusahaan keluarga yang dikelola sendiri oleh 3 orang Direksi. Setiap Direksi memiliki tugas dan permintaan yang berbeda-beda serta prioritas tersendiri. Seiring berkembangnya bisnis membuat Nindi semakin kesulitan dalam mengatur jadwal kerjanya. Ia pun sering dibingungkan dengan permintaan atasan yang sering bertabrakan antara satu dan lainnya. Perbedaan pendapat antar atasan pun tidak jarang menguras pikiran sehingga Nindi harus membantu menyatukan ketiganya agar mendapatkan hasil sesuai harapan perusahaan.”

Lingkungan demikian dinamakan lingkungan matriks dimana seorang karyawan dihadapkan pada atasan lebih dari satu sehingga fungsi koordinasi pun semakin kompleks. Dalam hal ini bukan hanya Sekretaris Direksi yang mengalami hal tersebut. Meskipun Anda mungkin telah dilatih untuk melakukan tugas-tugas dengan baik, menangani beberapa atasan bisa menjadi cerita lain. Terkadang menyenangkan bekerja langsung dengan seorang atasan tertinggi karena pembelajaran yang kita dapatkan akan lebih beragam. Tetapi ketika memiliki arahan datang kepada Anda dari segala sudut, itu bisa sangat luar biasa. Bekerja dalam organisasi matriks dengan beberapa atasan dapat menciptakan tantangan besar, diantaranya:

·Beban kerja berlebih. Setiap atasan tentu ingin diprioritaskan, sehingga tidak jarang ia merasa bahwa Anda hanya melayani dirinya saja. Dengan begitu secara tidak langsung seorang staf akan berusaha menyelesaikan pekerjaan lebih cepat dari seharusnya sehingga meminimalisir komplain dari atasan. Bila hal ini berjalan terus-menerus tentu seorang staf akan merasa lelah dengan beban kerja berlebih dibanding lainnya.

·Berjuang selalu bersikap netral. Dengan banyaknya atasan kita dituntut untuk selalu netral dalam menjalankan tugas. Dimana strategi masing-masing atasan menjadi rahasia tersendiri. Sudah menjadi kewajiban kita agar strategi tersebut tidak bocor kepada atasan lain ketika realisasi belum dijalankan. Bersikap netral pun dapat ditunjukkan dengan tidak memihak atau berat terhadap salah satu atasan, hal ini tentu akan menjadi beban mental tersendiri bagi staf.

·Pesan yang saling bertentangan. Semakin banyak atasan yang Anda miliki, semakin banyak peluang untuk pesan yang saling bertentangan. Mereka memiliki harapan dan metode komunikasi yang berbeda. Secara tidak sengaja pesan bertentangan itu akan kita terima dan mengakibatkan kebingungan tersendiri bagi seorang staf.

Bagaimana Anda dapat efektif bekerja ditengah lingkungan demikian? Ada 4 metode yang dapat digunakan antara lain:

1.Menentukan Secara Jelas Siapa Bos "Nyata" Anda

Penting untuk mengetahui siapa bos Anda yang sebenarnya. Orang mana yang secara formal Anda berikan laporan? Siapa yang meninjau kinerja Anda? Siapa yang membuat keputusan tentang kompensasi Anda? Bahkan dalam lingkungan yang sangat matriks, hanya satu Manajer yang biasanya bertanggung jawab untuk tugas-tugas ini. Pastikan Anda melakukan pertemuan satu lawan satu secara rutin setidaknya sebulan sekali dengan atasan Anda yang sebenarnya. Gunakan pemimpin formal ini sebagai mentor atau pelatih dalam berurusan dengan manajer Anda yang lain.

2.Terbuka Tentang Beban Kerja Anda

Atasan tidak tahu apa yang ada di pikiran Anda kecuali Anda memberi tahu mereka. Bersikap terbuka dan komunikatif dalam menyampaikan beban kerja Anda. Bagikan kalender Anda dengan semua atasan sehingga mereka mengetahui jadwal Anda. Meminta waktu atasan untuk bertemu disetiap minggu sehingga atasan mengetahui kemajuan Anda dalam pengerjaan suatu tugas.

3.Tetapkan Batas yang Jelas pada Waktu Anda

Gangguan utama biasanya adalah pemborosan waktu. Terkadang kita kesulitan untuk fokus pada tugas jika atasan terus datang dan mengajukan pertanyaan atau membuat permintaan tambahan. Dorong mereka untuk menggunakan email untuk pertanyaan dan permintaan sehingga mengurangi frekuensi untuk bertatap langsung serta Anda memiliki dokumentasi atas seluruh tugas yang telah diberikan. Buatlah atasan memahami kapan waktu Anda untuk serius bekerja tanpa harus ada gangguan. Namun terkadang seorang atasan juga memiliki hal urgent untuk dibahas, usahakan Anda tidak terlalu kaku dan tetap in touch dengan mereka ditengah kesibukan tanpa harus mengganggu target kita dalam penyelesaian pekerjaan.

4.Tetapkan Standar yang Jelas untuk Komunikasi

Dalam rapat bersama kumpulkan atasan Anda untuk mengembangkan standar dalam berkomunikasi. Apa harapan mereka terhadap Anda dalam hal penyampaian hasil kerja? Apakah penyampaian lewat email sudah cukup atau perlu adanya bertatap muka? Seberapa sering Anda bertatap muka untuk membahas pekerjaan? Hal ini penting agar atasan pun mengetahui load pekerjaan Anda dan siapa saja yang berhubungan langsung dengan Anda. Standar komunikasi juga bertujuan untuk menyamakan persepsi antara atasan tentang hasil pekerjaan yang nantinya akan dilaporkan, karena setiap atasan memiliki style tersendiri dalam bekerja.

Bekerja dalam lingkungan matriks bisa menyenangkan dan menyegarkan. Anda akan menikmati bekerja dengan mereka karena bisa memberikan akses ke jaringan yang lebih besar dan memungkinkan Anda untuk tumbuh dan berkembang dalam karir. Kuncinya dari segala permasalahan adalah komunikasi, dengan menggunakan empat strategi sederhana ini Anda dapat meminimalkan tantangan dan menuai manfaat dari lingkungan pekerjaan tersebut.