TIPS FAKTUR PENJUALAN DIBAYAR TEPAT WAKTU

Sebagai penyedia jasa layanan atau produk, maka perusahaan perlu menyiapkan faktur penjualan yang akan dibayar oleh pelanggan. Pada umumnya faktur penjualan dikirim 2 kali, yakni setelah barang dikirim dan setelah transaksi penjualan dilunasi. Namun ada juga perusahaan yang membuat ketentuan dengan cara mengirimkan faktur pajaknya dalam satu waktu, yaitu di awal atau di akhir transaksi tergantung kebijakan pembayaran yang diberlakukan. Faktur penjualan dibayar tepat waktu menjadi kewajiban bagi pelanggan. Sebelum membahas mengenai tips agar faktur penjualan dibayar tepat waktu, lebih baik mengetahui secara lebih lengkap tentang faktur penjualan.

Faktur penjualan merupakan salah satu bagian penting dalam siklus akuntansi. Sebab faktur penjualan diartikan sebagai bukti transaksi atas layanan jasa atau produk yang diberikan oleh penjual kepada pembeli. Faktur penjualan dibedakan menjadi 4 jenis, yaitu:

1.Faktur Standar, adalah jenis faktur umum yang digunakan dan paling sederhana. Faktur ini dapat dibuat dalam format cetak maupun digital. Jenis faktur standar ini merupakan yang paling umum ditemukan dalam urusan tagih-menagih dan cukup fleksibel untuk diterapkan di berbagai keperluan transaksi.

2.Faktur Otomatis, yaitu jenis faktur yang umumnya diterapkan untuk customer berlangganan, dapat dibuat untuk mingguan maupun bulanan. Dengan menggunakan faktur jenis ini, maka tagihan akan otomatis dikirim secara langsung ke pengguna atau pembeli sesuai dengan kesepakatan di awal.

3.Faktur Komersil Internasional, yaitu jenis faktur yang format isinya hampir serupa dengan jenis faktur lain. Tetapi ada beberapa tambahan informasi penting seperti jumlah pengapalan, berat atau volume, bentuk kemasan, deskripsi barang, nilai barang, syarat pengiriman, asuransi, serta tambahan biaya lain.

4.Faktur Pro Forma, yaitu faktur yang digunakan untuk kepentingan pemesanan produk yang belum jadi. Format faktur pro forma secara umum hampir sama, tetapi dengan tambahan informasi produk pesanan, berat, ongkos kirim, serta syarat pembayaran lain jika ada.

Faktur penjualan memiliki peranan yang cukup penting, baik bagi penjual maupun pembeli atau pelanggan. Berikut ini adalah beberapa fungsi faktur penjualan yang perlu diketahui:

1.Sebagai bukti tertulis terkait kuantitas dan harga suatu barang yang telah dijual.

2.Sebagai bukti bahwa BKP (Barang Kena Pajak) yang diterima oleh pelanggan telah sesuai dengan pesanan. Jika tidak sesuai, maka pelanggan dapat menggunakan faktur penjualan ketika mengajukan komplain.

3.Sebagai dokumen rujukan ketika barang atau jasa yang tercantum akan dijual ke pihak lain.

4.Untuk melacak tanggal barang terjual, berapa banyak uang yang dibayarkan, serta utang yang belum terbayar.

5.Digunakan sebagai bukti yang sah untuk pelaporan pajak.

Agar bisnis dapat berjalan dengan stabil, berikut beberapa tips yang bisa perusahaan terapkan agar faktur penjualan dibayar tepat waktu oleh para pelanggan:

1.Menyimpan faktur penjualan dan mencatat waktu jatuh tempo pembayaran. Dengan mencatat waktu jatuh tempo, maka Perusahaan akan memiliki panduan saat mengumpulkan piutang.

2.Melakukan follow up kepada pelanggan yang sudah mencapai waktu jatuh tempo tetapi faktur penjualan belum dibayar. Perusahaan dapat mengecek satu per satu data pelanggan dan mengirimkan pemberitahuan melalui email atau menghubunginya secara langsung.

3.Melakukan riset apabila pelanggan sulit untuk dihubungi atau tidak memberikan tanggapan.

4.Memberikan opsi cara pembayaran lain yang berbeda agar memudahkan pelanggan untuk membayarkan tagihannya. Misalnya, perusahaan dapat merekomendasikan pembayaran melalui transfer via virtual account untuk faktur penjualan yang tidak dapat dibayarkan secara tunai. Buatlah cara termudah dalam opsi pembayaran kepada pelanggan, agar tidak ada lagi alasan bagi mereka untuk menunda pembayaran.

5.Mempersingkat ketentuan terkait tenggat waktu kredit. Dengan mempersingkat persyaratan kredit, maka perusahaan dapat membebankan denda keterlambatan atau menawarkan diskon jika melakukan pembayaran lebih awal. Selain itu, jika perusahaan memperpendek jangka waktu kredit, maka cash flow perusahaan dapat digunakan untuk hal lain.

6.Membuat pelanggan merasa nyaman dan bahagia. Pelanggan yang nyaman dan bahagia saat melakukan transaksi dengan perusahaan akan selalu membayar tagihan tepat waktu.

Faktur penjualan berperan sangat penting bagi keberlangsungan bisnis yang dijalankan oleh perusahaan. Faktur yang dibayar terlambat akan menyebabkan pendapatan bisnis perusahaan menjadi terhambat dan dapat menunjukkan arus kas yang tidak sehat. Maka penting bagi perusahaan untuk memastikan bahwa setiap faktur penjualan dibayar tepat waktu. Untuk memudahkan perusahaan dalam membuat dan mengelola faktur penjualan, serta strategi dalam manajemen perusahaan lainnya dapat menggunakan jasa supervisi laporan keuangan agar setiap transaksi keluar maupun masuk di perusahaan dapat lebih dikontrol.