TIPS KERJASAMA EFEKTIF DENGAN PERUSAHAAN PIHAK KETIGA

Mayoritas organisasi membutuhkan perusahaan pihak ketiga untuk menawarkan solusi bisnis kepada mereka, atau mereka sering menyebutnya sebagai vendor atau supplier. Berbagai solusi bisnis yang mungkin ditawarkan oleh pihak ketiga antara lain kebutuhan tenaga kerja outsourching, penyediaan alat tulis kantor, alat elektronik, perlengkapan IT, dsb. Untuk mengembangkan solusi khusus tersebut, tentu membutuhkan permintaan lebih banyak tenaga kerja, waktu, dan biaya. Sebagian besar perusahaan yang menawarkan solusi bisnis, telah memenuhi semua persyaratan yang dimiliki organisasi mengenai layanan atau produk mereka. Namun terkadang perusahaan pihak ketiga kesulitan untuk memenuhi kebutuhan organisasi dan menyelesaikan kesepakatan dengan pihak perusahaan. Faktanya, itu bisa membuat frustasi dan menjengkelkan pada saat berurusan dengan vendor.

Tidak jarang antara perusahaan vendor sering terjadi kesalahpahaman yang berujung pada pemutusan kontrak. Seperti yang dikutip dari nearshoreamericas.com dalam artikelnya yang berjudul “Sourcing Decisions 2017: Golden Rules for Implementing a Vendor Management Organization”, diterangkan bahwa perlu adanya waktu berdiskusi secara saksama apakah vendor memiliki minat untuk berinvestasi jangka panjang ke perusahaan Anda. Investasi di sini bukanlah dalam artian penanaman modal, melainkan investasi dari segi hasil pekerjaan yang terbaik.

Berikut tips yang bisa dilakukan perusahaan untuk dapat berkerjasama dengan baik dengan perusahaan pihak ketiga:

Buat Kesan Pertama yang Baik

Berurusan dengan pemasok hampir selalu menghasilkan interaksi yang jujur dan adil jika dimulai dengan benar. Hal tersebut seperti meletakkan batu fondasi untuk hubungan yang panjang dan sehat antara penyedia layanan dan organisasi yang membutuhkan layanan tersebut. Semua informasi penting harus diungkapkan secara hati-hati kepada vendor Anda. Detil tentang lingkungan teknis organisasi, rencana dukungan, persyaratan produk, dll. Akan membantu vendor bekerja lebih baik dan membantu perusahaan tumbuh dengan kuat. Saat mengadakan diskusi di perusahaan, biasakan untuk menyediakan minuman minimal agar suasana lebih hangat. Selama diskusi pun pastikan untuk berkomunikasi serta memberikan masukan terbaik untuk keberhasilan kerjasama. Alasan utama Anda memerlukan layanan dari perusahaan lain adalah untuk menutupi apa yang tidak dimiliki organisasi. Oleh karena itu, hal terpenting yang harus Anda cari di vendor adalah kemampuan mereka untuk menunjukkan dan mempresentasikan bisnis mereka sedemikian rupa sehingga mereka dapat dipercayakan dengan memberikan solusi bisnis yang dibutuhkan perusahaan Anda.

Memahami Perusahaan Vendor

Prioritas organisasi dalam bekerjasama dengan vendor adalah untuk mendapatkan solusi terbaik dalam membantu perusahaan. Namun, bukan hanya vendor yang harus melakukan penelitian pada perusahaan Anda dan mencoba untuk memenuhi kebutuhan Anda. Sangat penting bagi organisasi untuk dapat terbuka terhadap seluruh keluhan pelanggan dan langkah apa saja yang sudah dilakukan. Anda dapat meminta mereka untuk memberikan rincian terhadap kekurangan yang dimiliki oleh organisasi sehingga mereka bisa menawarkan solusi terbaik. Perusahaan juga harus terbuka dengan improvement yang dijalankan di perusahaan vendor, misalkan saja vendor penyedia tenaga kebersihan. Mereka memahami bahwa toilet di perusahaan membutuhkan penanganan khusus sehingga mengharuskan ada petugas tersendiri di wilayah tersebut. Tentu Anda tidak bisa serta merta menolak karena saran tersebut, karena kesehatan di lingkungan kerja merupakan hal yang wajib diutamakan. Oleh karena itu, bisa kita mencoba saran tersebut dalam jangka beberapa bulan sebagai masa percobaan.

Negoisasi Sebagai Nilai Tambah

Negosiasi harus dilakukan dengan cara yang baik dan tujuan kedua belah pihak dapat tercapai (win/win). Tidak disarankan negosiasi hanya menguntungkan satu pihak saja, sehingga kinerja dari pihak ketiga pun dapat berjalan maksimal. Negosiasi lebih difokuskan untuk mendapatkan value, yakni tidak sekedar hanya harga termurah karena seringkali harga murah dapat dicapai denganmengorbankan kualitas. Spesifikasi dari kualitas yang disyaratkan harus dituangkan dalam sebuah kontrak perjanjian agar dapat dipahami dengan jelas oleh kedua belah pihak.

Selalu ingat bahwa vendor membutuhkan bisnis Anda sebanyak Anda membutuhkan solusi mereka. Nilai dan misi vendor akan menguraikan keberhasilan perusahaan Anda. Organisasi diuntungkan dengan kepuasan pelanggan yang tinggi, vendor pun dapat meningkatkan kemajuan pemasaran mereka. Vendor Relationship mengedepankan kerjasama jangka panjang dengan menempatkan vendor sebagai mitra strategis. Keuntungan dari kerjasama jangka panjang adalah meningkatkan kualitas produk dihasilkan, tingkat kepercayaan yang tinggi dan dapat melakukan transfer knowledge and expertise untuk kemajuan perusahaan.