Personalities Of Secretary Necessary To Build Positive Human Relation

Menentukan berkarier dengan profesi sebagai Sekretaris, tentu harus sudah siap dengan segala konsekuensinya, dimana tugas dan tanggung jawab yang dilakukan sangat beragam. Sekretaris sebagai salah satu profesi yang unik, dimana membutuhkan sifat dari berbagai profesi yang ada, keandalan baik soft skills maupun hard skills agar dapat mengikuti tuntutan yang ada.

Salah satu sifat yang dibutuhkan oleh Sekretaris adalah dalam kemampuan untuk berhubungan dengan pihak lain/ human relations baik dengan pihak internal maupun eksternal. Human relation dengan pihak eksternal tentunya berhubungan dengan peran Sekretaris dalam membentuk citra Perusahaan. Dan human relation dengan pihak internal, karena Sekretaris sebagai pihak penghubung antara Pimpinan dengan bawahan dalam suatu Organisasi. Hal ini tentunya bukan hal yang mudah dilakukan, dan diperlukan trik dan tips, karena berhubungan dengan human tentu saja harus memiliki seni tersendiri.

Untuk menghindari konflik atau masalah yang timbul di Perusahaan, Sekretaris harus dapat berkomunikasi secara persuasif. Hal ini juga diperlukan dalam mewujudkan hubungan yang harmonis antara Pimpinan dengan seluruh staf yang ada maupun juga dengan relasi kerja. Tidak semua komunikasi dapat menimbulkan relations (hubungan) yang positif apabila tidak memiliki kesamaan persepsi dan saling menanggapi, sehingga pesan yang ditangkap tidak terjadi miss communication sehingga akan berakibat fatal apabila pesan yang disampaikan memerlukan tindaklanjut.

Lalu, apa saja sih sifat yang dibutuhkan Sekretaris dalam menimbulkan relations (hubungan yang positif? Berikut beberapa sifat yang harus diterapkan:

·Considerate, yaitu sifat rela memikirkan dan bersedia mendahulukan kepentingan orang lain, baik hati dan rela menolong.

Sebagai Sekretaris, kita tidak boleh bersikap egois. Kita harus dapat berpikir secara global untuk kepentingan kemajuan Perusahaan. Apabila ada bagian yang memang membutuhkan tenaga kita untuk membantu menyelesaikan pekerjaan agar sesuai deadline yang sudah ditentukan, apalagi itu langsung berhubungan dengan Pimpinan Perusahaan, maka kita harus secara aktif ikut serta dalam pekerjaan tersebut.

·Tactful, yaitu hati-hati dan bijaksana dalam memilih kata, berkomentar dan tindakan agar tidak menyinggung perasaan orang lain, atau membuat orang lain malu.

Sekretaris merupakan perantara antara Pimpinan dengan seluruh staf yang ada dalam suatu Perusahaan maupun dengan relasi kerja, oleh karena itu menjaga tutur kata sangat diperlukan. Selalu bijak dalam berkata-kata dan tidak membuat perasaan orang lain tersakiti ini hal yang harus benar-benar dapat dilakukan oleh Sekretaris.

·Secret, yaitu tidak mudah membicarakan masalah seseorang perihal yang diketahui kepada orang lain yang tidak berhak atau tidak berkepentingan.

Seperti namanya: Secretary, yang diambil dari kata “secret” yaitu rahasia. Sehingga Sekretaris harus dapat menjaga rahasia apapun itu. Dimanapun berada, Sekretaris dilarang untuk ber-’gosip’.

·Objective, adalah sikap adil dalam memberikan penilaian, rasional, tidak memutuskan sesuatu atau berpendapat berdasarkan perasaan saja.

Sebagai tangan kanan Pimpinan, Sekretaris harus dapat menyampaikan informasi yang akurat berdasarkan data-data atau bukti-bukti yang ada, bukan berdasarkan persepsi sendiri. Oleh karena itu, bersikap objective haruslah dimiliki oleh Sekretaris.

Dengan sifat-sifat diatas, Sekretaris diharapkan mampu meningkatkan gairah kerjasama yang produktif dan menimbulkan keharmonisan dalam bekerja. Tahukah Anda? Ini merupakan rahasia kesuksesan bagi seorang Sekretaris, selain kecerdasan dan kemampuan dalam menyelesaikan setiap pekerjaan. Ternyata ada sifat mendasar yang sangat berpengaruh bagi kualitas seorang Sekretaris.

***