SECRETARY AS A ORGANIZATION INFORMATION CENTRE

Perkembangan teknologi yang semakin pesat pada dunia usaha saat ini, menuntut pelaku bisnis untuk mampu beradaptasi dengan perubahan yang terjadi sebagai impact dari arus globalisasi serta perubahan era ekonomi industri ke ekonomi informasi. Begitu juga dengan profesi sekretaris diberbagai perusahaan juga dituntut untuk dapat berperan luas dalam dunia bisnis, yang tidak hanya berperan sebagai pelaksana administrasi. Dalam sebuah perusahaan, seorang sekretaris memiliki peran, fungsi dan wewenang, yang meliputi segala sesuatu yang berkaitan dengan kegiatan tata usaha dan administrasi perusahaan. Namun dengan berkembangnya teknologi dunia bisnis saat ini, peran, fungsi dan wewenang seorang sekretaris bukan semata-mata mencakup sebagai petugas tata usaha dana dministrasi perkantoran saja, melainkan sebagai pusat informasi bagi suatu perusahaan.

Sekretaris berperan penting dalam menjalankan kegiatan perusahaan karena sekretaris adalah tangan kanan pimpinan yang bertanggung jawab atas berjalannya segala kegiatan perusahaan. Seorang sekretaris professional mampu meningkatkan citra perusahaan tempatnya bekerja melalui kualitas kerja yang mumpuni, performa yang bagus serta kesesuaian wewenang dan tanggung jawab yang dijalankan didalam perusahaan.

Didalam perusahaan profesional seorang sekretaris dituntut untuk dapat membantu atasan secara maksimal, sehingga seringkali sekretaris tidak mempunyai jam kerja yang tetap karena semua tergantung pada pekerjaan atasan. Peran sekretaris membantu kelancaran kegiatan pimpinan khususnya pada kegiatan administrasi. Hal ini terlihat sederhana, namun dalam prakteknya cukup berat, karena apapun pekerjan atasan yang berhubungan dengan kegiatan mencapai tujuan perusahaan seorang sekretaris harus ikut andil didalamnya.

Sebagai pusat informasi dalam sebuah organisasi, sekretaris mempunyai tanggung jawab yang cukup besar yaitu meningkatkan dan mempertahankan citra perusahaan. Sekretaris dituntut untuk selalu menjaga nama baik perusahaan dalam hal apapun baik dalam lingkungan perusahaan maupun di luar lingkungan perusahaan. Oleh karena itu, diperlukan kemampuan yang mumpuni dalam hal komunikasi serta erat kaitannya dengan public relation. Sekretaris harus memiliki kemampuan menjelaskan product knowledge dari perusahaan, sehingga ketika ada calon klien atau prospek order membutuhkan salah satu produk/jasa sekretaris bisa menjembatani kebutuhan tersebut, dengan menyampaikan kepada pihak-pihak terkait. Selain itu, ketika berhubungan dengan relasi pimpinan sekretaris sebagai pusat informasi, juga harus mampu membawa diri bagaimana harus bersikap dan berkomunikasi sesuai dengan etika bisnis. Tidak hanya dengan pihak eksternal, dari sisi internalpun sekretaris sebagai pusat informasi, dimana sekretaris harus paham betul dengan seluk beluk organisasi dimana ia ditempatkan, memahami budaya organisasi dengan baik, mampu menjadi jembatan penghubung antara pimpinan dengan staf internal.

Untuk bisa mengakomodir kebutuhan yang seperti diatas, tentunya sekretaris memerlukan kemampuan mengembangkan diri, serta peningkatan kompentensinya sehingga benar-benar mampu dan berkualitas tinggi dalam membantu perusahaan mencapai tujuannya. Kemampuan apa saja yang harus dikembangkan oleh sekretaris sebagai pusat informasi dalam sebuah perusahaan? Tentu beraneka ragam antara lain: keterampilan berkomunikasi, kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi, mampu berpikir, mengidentifikasi masalah dan mencari solusinya, mampu bekerja sama dalam kelompok, memiliki human relation skills, mempunyai komitmen pada tugas, senantiasa bersemangat mengembangkan diri.

Sekretaris dalam perusahaan adalah orang terdekat dengan pimpinan dan sering bertindak sebagai Public Relations Officer, baik yang bersifat internal maupun ekstrenal. Aktivitas public relations harus sesuai dengan tujuan perusahaan, terutama mengenai hal-hal yang akan dicapai oleh manajemen dalam aktivitasnya. Contoh keterkaitan tujuan manajemen dan aktivitas Public Relations adalah membangun citra Perusahaan. Pada kondisi tersebut, public relation diperlukan untuk membangun image baru bagi perusahaan. Seorang Sekretaris harus dapat dijadikan “Pusat Informasi” di dalam perusahaan, paling tidak sekretaris harus sangat mengetahui bagian yang ditanganinya sendiri. Sebagai pusat informasi, sekretaris harus mampu menjalankan peran strategis, peran teknis dan peran pendukungnya.