Accounting As A Foundation For Startup Business (Part 1)

Memasuki revolusi industri 4.0, semakin banyak inovasi-inovasi bisnis yang berkembang. Anak-anak muda semakin giat dalam mengembangkan berbagai jenis bisnis baru berbasis teknologi. Bisnis-bisnis tersebut disebut dengan Startup Business. Para founder startup ini telah menciptakan produk-produk yang bisa dibanggakan oleh perusahaannya. Namun akan ada saatnya sebagai founder untuk berpikir, apakah kondisi keuangan perusahaan saya baik? Apakah segala sesuatu sudah berjalan dengan seimbang dan berjalan dengan lancar pada jangka waktuyang panjang?

Bookkeeping dan accounting memang lebih tidak mendesak bila dibandingkan dengan produk barang/jasa yang ditawarkan sendiri. Namun bukan berarti bookkeeping dan accounting itu kurang penting. Justru sebaliknya, accounting merupakan fondasi perusahaan untuk bisa maju dan berkembang. Tanpa accounting, bagaimana Anda mengelola pengeluaran keuangan, atau budget untuk pengeluaran lainnya? Sehingga untuk menjalankan usaha dalam jangka waktu yang panjang, para founder juga harus memperhatikan sisi administrasi perusahaan, salah satunya adalah bookkeeping dan accounting.

Accounting vs. bookkeeping

Keduanya sama-sama menghitung angka, namun dua hal ini bukan merupakan hal yang sama. Bookkeeping merupakan proses mencatat seluruh transaksi keuangan, terutama penerimaan dan pengeluaran. Biasanya hal ini dilakukan oleh pemilik bisnis yang dulunya mencatat transaksi di buku.

Accounting adalah proses menafsirkan catatan keuangan perusahaan secara keseluruhan mulai dari memastikan perusahaan membayar jumlah yang tepat dalam pajak, hingga membuat keputusan bisnis strategis berdasarkan angka-angka dalam laporan keuangan.

Baik bookkeeping dan accounting sangat penting untuk kesuksesan setiap bisnis, tetapi perusahaan startup mungkin memiliki kebutuhan tambahan untuk menyimpan pencatatan keuangan yang baik. Jika perusahaan memiliki investor, mereka akan mengharuskan perusahaan memberikan laporan keuangan. Dan jika perusahaan mencari penggalangan dana, perusahaan akan membutuhkan keuangan yang jelas dan mudah dibaca sehingga calon investor dapat membuat keputusan tentang investasi dalam visi perusahaan.

Memulai Usaha

Sebelum memulai proses akuntansi, founder perusahaan startup perlu untuk menentukan beberapa hal yang akan menentukan struktur bisnis perusahaan:

1.Memilih Jenis Badan Usaha

Pemilihan jenis badan usaha ini merupakan hal yang penting karena berhubungan erat dengan aspek bisnis lainnya misalnya pajak, ketenagakerjaan, Hak Kekayaan Intelektual (HKI), pengajuan kredit ke bank, dan keikutsertaan dalam suatu tender.

Ada beberapa jenis badan usaha yang berlaku di Indonesia, antara lain: Koperasi, BUMN (Perjan, Perum, Persero), BUMS (Perusahaan Perseorangan, Firma, CV, PT), dan Yayasan.

Dalam memilih badan usaha yang tepat, perusahaan dapat mempertimbangkan beberapa hal seperti batas wewenang dan tanggungjawab pemilik, kemampuan keuangan dan kemudahan pendirian perusahaan, kemudahan perolehan modal, perkembangan usaha yang diinginkan, kewajiban dan undang-undang yang berlaku.

2.Memilih metode akuntansi

Perusahaan dapat memilih salah satu dari 2 metode akuntansi. Pertama, Cash Basis Accounting. Metode ini merupakan metode yang paling sederhana dimana seluruh transaksi dicatat berdasarkan saat keluar/masuk nya uang. Kedua, Accrual Basis Accounting. Metode ini mencatat uang ketika “didapatkan”, bukan pada saat kas diterima (sama halnya dengan pengeluaran). Contohnya ketika ada proses penyerahan barang/jasa, perusahaan sudah bisa mengakui adanya pendapatan meskipun uang pembayaran belum diterima. Metode ini lebih kompleks namun dapat memberikan gambaran jangka panjang secara lebih akurat.

Apa Saja Catatan Keuangan yang Harus Disimpan?

Setelah menentukan badan usaha dan metode akuntansi dan perusahaan sudah berjalan, saatnya memperhatikan catatan transaksi apa saja yang harus disimpan oleh perusahaan?

Jawaban pendeknya adalah : semuanya

Jawaban panjangnya adalah : catat semua dokumentasi/nota-nota yang menunjukkan pendapatan, pengeluaran, pengurangan dan pemotongan kredit pajak. Bukti-bukti ini disimpan selama paling tidak 5 tahun, lebih aman 10 tahun.

Bookkeeping Checklist

Ada beberapa checklist untuk menjaga pencatatan akuntansi selalu up to date.

Pertama adalah tugas Tugas Harianberupa Input seluruh transaksi perusahaan seperti transaksi keuangan, pembelian, penjualan ke dalam progam ataupun format excel lalu melakukan File bukti-bukti tersebut sesuai dengan jenis dokumennya. Setiap bukti transaksi harus diarsip dengan rapi dan urut nomor sesuai dengan jenis dokumennya. Kedua adalah tugas mingguan seperti memeriksa saldo-saldo keuangan, hutang dan piutang secara rutin akan membantu perusahaan untuk tetap on track, lalu melakukan file dan digitalisasi bukti/dokumen tersebut. Hal ini opsional untuk dilakukan, tapi sangat direkomendasikan untuk mendokumentasikan dokumen-dokumen. Sehingga, suatu saat ada kehilangan, perusahaan memiliki back-up secara soft copy. Ketiga adalah tugas bulanan antara lain melakukan rekonsiliasi rekening koran. Rekonsiliasi saldo bank sangat penting di lakukan untuk memeriksa apakah semua transaksi telah tercatat. Lalu, mempersiapkan dan mengirimkan Invoice. Proses ini dapat dilakukan setiap hari atau setiap periode tertentu tertantung dari karakteristik masing-Lalu, melakukan pembayaran supplier dan biaya lainnya. Pengelolaan pembayaran supplier dan biaya-biaya harus dilakukan sesuai dengan tanggal jatuh tempo untuk menghindari adanya denda yang mungkin diberlakukan oleh supplier. Terakhir adalah melakukan review posisi keuangan. Pertanyaan utama setiap bisnis adalah “Apakah perusahaan memiliki uang yang cukup untuk menjalankan operasional perusahaan?”. Melakukan review atas berapa nilai uang yang ada di bank, berapa kas yang akan diterima, akan menunjukkan apakah perusahaan memiliki yang yang cukup atau diperlukan beberapa penyesuaian.