The Power Of Effective Questioning

Bagi sebagian orang, mengajukan pertanyaan itu tidak susah. Keingintahuan alami mereka dan kemampuan membaca orang memudahkan mereka untuk dapat mengajukan pertanyaan yang tepat pada waktu yang tepat. Tetapi, dewasa ini, kebanyakan dari kita tidak memiliki skill, keberanian, dan confidence tersebut untuk mengajukan cukup pertanyaan secara optimal.

Ironisnya, keterampilan personal yang harus kita miliki sebagai Internal Audit ialah bagaimana mengajukan pertanyaan yang tepat. Bahkan keterampilan teknis sebaik apapun akan menjadi tidak berguna jika tidak didampingi oleh keterampilan bertanya yang baik dalam suatu wawancara. Itu sebabnya, sebagian besar Internal Auditor telah berlomba untuk mendapatkan pengembangan dan pelatihan formal tentang bagaimana cara melakukan wawancara audit internal.

Mengapa penting bagi Internal Audit untuk dapat bertanya pertanyaan yang tepat dalam wawancara? Dengan menguasai keterampilan bertanya, kita dapat membangun hubungan yang baik dengan klien, rekan kerja, partner, maupun hubungan di luar professional kerja seperti dengan teman dan keluarga. Kemampuan bertanya ialah adalah skill unik yang kuat untuk mendorong nilai, memacu pembelajaran dan pertukaran ide, mendorong inovasi dan peningkatan kinerja, membangun hubungan dan kepercayaan di antara anggota tim, dan sekaligus mengurangi risiko bisnis dengan mengungkap perangkap dan bahaya yang tidak terduga. Tanpa adanya skill ini, kita dapat secara tidak disadari mengabaikan informasi penting yang dapat mempengaruhi hasil audit kita.

Hal- hal apa sajakah yang perlu diperhatikan untuk memastikan kita bertanya pertanyaan yang efektif?

1.Jenis pertanyaan yang diajukan

Internal Auditor yang terbaik mengerti bahwa ada saatnya kita perlu menutup sebelah mata dalam melakukan wawancara dengan klien. Aturan umum yang dipercaya sebagai patokan ialah untuk mengajukan pertanyaan terbuka agar percakapan terus berlangsung dan membuka wawancara dengan pertanyaan umum yang ringan agar kepercayaan dengan klien perlahan terbentuk, merupakan saran yang baik. Namun, dalam situasi dan kondisi tertentu kita sebagai Internal Auditor harus dapat mengambil keputusan sendiri dalam bertanya. Sebelum mengajukan pertanyaan, kita harus dapat mengidentifikasi objektivitas dan tujuan dari wawancara tersebut, sehingga kita dapat memastikan pendekatan apakah yang paling cocok untuk klien tersebut.

Tidak ada pihak yang suka diinterogasi. Pertanyaan terbuka dapat mengatasi efek merasa dipojokkan tersebut dan mengungkap informasi yang baru dan terkadang tidak terduga. Namun, dalam situasi tertentu, mengajukan pertanyaan terbuka dapat memberikan kesempatan pada pihak lain untuk berbohong dan membual. Pertanyaan terbuka terkadang dapat meninggalkan terlalu banyak ruang gerak.Tujuan kita bertanya ialah untuk mendapatkan hasil yang jelas dan pasti, bukan mungkin. Selain itu, terkadang dalam suatu wawancara audit kita harus realistis. Jika Anda bertanya secara realistis, Anda semacam ‘mengijinkan’ klien Anda untuk jujur dengan menunjukkan bahwa Anda dapat memahami situasinya. Penting untuk mengajukan pertanyaan yang berkesan realistis dengan cara yang empatik, tidak menuduh.

2.Urutan pertanyaan yang diajukan

Terasa sangat natural bagi seseorang untuk memulai wawancara dengan pertanyaan yang ringan dan tidak mengancam. Namun, seperti yang telah saya sebutkan di atas, situasi dan kondisi sangat mempengaruhi pertanyaan yang kita ajukan dalam wawancara. Ada situasi di mana pihak lain cenderung merespons pertanyaan dengan lebih lengkap jika kita memulai dengan pertanyaan yang lebih sensitif dan to the point. Selain mempercepat wawancara dan terkesan tidak bertele-tele, klien cenderung lebih bersedia untuk mengungkapkan informasi sensitif ketika pertanyaan diajukan dalam urutan signifikan yang menurun, karena pertanyaan selanjutnya terasa relatif ringan dan lebih tidak menakutkan. Satu- satunya hal yang berbahaya dengan menggunakan metode ini ialah hubungan dengan klien akan lebih susah untuk dibentuk pada awal wawancara. Jika klien merasa kita mencoba menipu mereka untuk mengungkapkan sesuatu, mereka mungkin kehilangan kepercayaan pada kita, dan mengurangi kemungkinan mereka untuk membagikan informasi di masa depan.

3.Jumlah pertanyaan yang disiapkan untuk diajukan

Mengapa banyak dari kita menahan diri? Ada banyak alasan. Beberapa di antaranya ialah: orang mungkin egosentris — ingin membuat orang lain terkesan dengan pikiran, cerita, dan gagasan mereka sendiri (dan bahkan tidak berpikir untuk mengajukan pertanyaan). Mereka mungkin terlalu percaya diri dalam pengetahuan mereka sendiri dan berpikir mereka sudah tahu jawabannya atau mungkin mereka khawatir mereka akan mengajukan pertanyaan yang salah dan dianggap kasar atau tidak kompeten. Tetapi penghambat terbesar ialah kebanyakan orang tidak mengerti betapa bermanfaatnya pertanyaan yang baik. Mengajukan banyak pertanyaan membuka pembelajaran dan meningkatkan ikatan interpersonal.

Kesimpulannya, wawancara yang efektif itu bukan sekedar bertanya untuk mencari informasi. Wawancara dapat menentukan keberhasilan atau kegagalan hasil audit. Jenis pertanyaan, urutan pertanyaa, dan bahkan jumlah pertanyaan yang diajukan berdampak secara langsung terhadap hasil laporan audit akhir. Meski bertanya terdengar simple, dampak yang dihasilkan dari kegagalan bertanya sangatlah besar, jadi pastikan kita selalu fokus dan berhati- hati dalam beraktivitas menjalankan fungsi Internal Audit. Hal ini jugalah yang menyebabkan mengapa Internal Auditor terbaik pun tidak pernah berhenti untuk berlatih dan belajar dalam pengembangan skill keterampilan mereka dan mempersiapkan secara menyeluruh sebelum setiap pertemuan dengan klien.