Mengenal Kode Akun / Chart Of Account

Membuat rangkaian Kode Akun, atau juga dikenal dengan Chart of Account adalah sebuah rencana. Kode Akun merupakan index di mana seluruh informasi keuangan dicatat. Kode Akun merupakan daftar dari seluruh nama akun serta nilai yang mencatat seluruh transaksi keuangan perusahaan. Pengembangan Kode Akun harus dilakukan sebelum membuat Jurnal Umum.

Mempersiapkan Kode Akun

Mempersiapkan Kode-kode Akun adalah langkah dan hal pertama yang harus Anda lakukan untuk membangun sistem akuntansi perusahaan.

Masing-masing perusahaan tidak memiliki Kode Akun yang sama. Akun-akun yang digunakan tergantung pada kebutuhan masing-masing perusahaan. Contohnya, untuk perusahaan yang bergerak di bidang jasa. Mungkin tidak memerlukan Akun persediaan. Sedangkan untuk perusahaan dagang, akan memerlukan akun Persediaan.

Ketika merancang Kode-kode akun, Anda harus berpikir jauh ke depan. bukan hanya akun yang Anda butuhkan saat ini, namun juga akun-akun yang mungkin akan Anda butuhkan 5 hingga 10 tahun ke depan dan masukkan itu dalam Kode Akun Anda. Mungkin Anda tidak memiliki karyawan saat ini, namun ke depannya, Anda mungkin ingin merekrut karyawan. Sehingga, akun tersebut akan Anda butuhkan di masa yang akan datang. Walau demikian, Anda dapat menambahkan Kode-kode Akun sambil berjalannya perusahaan.

Anda sebaiknya membuat sistem penomoran untuk Kode-kode akun yang akan Anda buat.

Kode-kode Akun ini akan digunakan dalam transaksi penjurnalan. Berikut ini 5 kategori utama Kode-kode Akun:

1.Aset/Assets

2.Kewajiban/Liabilities

3.Modal/Owner’s Equity

4.Pendapatan/Revenues

5.Biaya/Expenses

Aset/Assets

Kategori Aset merupakan di mana Anda melacak apa saja yang dimiliki atau harta perusahaan. Kategori Aset biasanya diawali dengan angka 1000. Ini merupakan angka yang biasanya digunakan dalam program akuntansi yang terkomputerisasi. Angka dari masing-masing akun aset secara berurutan seperti 1000, 1010, 1020 dan selanjutnya. Di awali dengan aset lancar dan dilanjutkan dengan aset tetap.

Setelah aset tetap, masukkan akun untuk akumulasi depresiasi. Akumulasi depresiasi selalu bernilai negatif, di mana berhubungan langsung dengan aset lancar Anda.

Sebaiknya jangan berikan ruang kosong antara aseet tetap dengan akumulasi depresiasi.

Kewajiban/Liabilities

Kategori Akun Kewajiban adalah kategori untuk melacak hutang dan kewajiban perusahaan yang harus dibayar di masa yang akan datang. Anda dapat memberikan kode nomor 2000 untuk kewajiban. Seperti Asset, Anda sebaiknya mengikuti bentuk dari Neraca. Anda akan memerlukan kewajiban lancar (current liabilities) dan kewajiban jangka panjang (long-term liabilities).

Kewajiban lancar akan berisi hutang-hutang jangka pendek, seperti hutang usaha di mana Anda akan membukukan hutang Anda kepada Pemasok. Akun kewajiban lancar juga termasuk akun akrual. Akun-akun akrual termasuk di dalamnya hutang-hutang anda atas pajak maupun gaji. Anda juga mungkin membutuhkan akun kewajiban jangka pendek untuk hutang atas credit card dan hutang-hutang jangka pendek lainnya.

Dalam jangka panjang, Anda mungkin akan membutuhkan akun-akun pinjaman jangka panjang, sehingga Anda sebaiknya memberikan tempat untuk hutang-hutang jangka panjang lainnya.

Modal/ Owner’s Equity

Akun Modal digunakan untuk mencatat investasi pada perusahaan. Misalnya ketika Anda memutuskan untuk memasukkan investor lain dalam perusahaan, Anda harus menambahkan Akun untuk investasi tersebut.

Lalu Anda juga akan mencatat seluruh laba pada tahun berjalan maupun laba ditahan atau dikenal dengan Retained Earnings yang diperoleh dari hasil usaha yang dilakukan perusahaan

Biasanya akun Modal masuk pada kategori 3000.

Pendapatan/Revenues

Akun Pendapatan adalah akun pertama yang terkait dengan Laporan Laba Rugi perusahaan. Pendapatan adalah sumber utama pemasukan perusahaan. Biasanya, akun pendapatan masuk pada kode kepala akun 4000.

Bersama dengan pendapatan, Anda dapat memasukkan akun untuk potongan penjualan dan retur penjualan.

Selanjutnya, Anda dapat memasukkan akun Harga Pokok Penjualan (HPP). Meskipun perusahaan jasa, memiliki HPP. Anda juga dapat mempertimbangkan untuk memasukkan diskon dari pemasok, biaya pengiriman dan biaya penjualan lain-lain.

Biaya-biaya/Expenses

Kategori terakhir yang dimasukkan pada Kode Akun adalah Biaya. Kategori ini biasanya diawali dengan kode 5000. Kode akun biaya biasanya dipisahkan menjadi biaya-biaya penjualan, biaya umum dan administrasi dan pendapatan/kerugian lain-lain.

Biaya penjualan adalah biaya-biaya yang terkait langsung dengan proses penjualan. Contohnya biaya gaji marketing, biaya entertainment, dll.

Biaya umum dan administrasi merupakan biaya-biaya yang berhubungan dengan biaya yang bersifat umum. Contohnya: biaya listrik kantor, biaya gaji direksi, biaya pelatihan, dsb.

Sedangkan pendapatan/kerugian lain adalah kumpulan pendapatan dan biaya lain diluar proses bisnis utama perusahaan. Contohnya: pendapatan jasa giro, selisih kurs, biaya administrasi bank, biaya bunga bank, dsb.

Jika Anda sudah membuat hingga langkah ini, Anda sudah mengembangkan Kode Akun baik untuk Laporan Laba Rugi dan Neraca. Anda sudah dapat mengembangkan jurnal-jurnal akuntansi dan jurnal umum untuk bisnis Anda.