Desain System

Apa itu desain system?

Banyak pihak yang masih asing dengan pengertian dari desain system. Sebagian besar awam memahami desain system sebagai bagian dari system pada teknologi informasi atau sesuatu yang berhubungan dengan teknologi informasi, programmer, computer, dll. Apabila ditinjau lebih jauh, sebenarnya desain system lebih berhubungan dengan system informasi. System informasi dapat dilakukan secara manual dan terkomputerisasi. Pada intinya, system informasi adalah suatu cara yang tersistematis mengenai proses pemberian dan penerimaan informasi yang dilakukan oleh masing-masing pihak yang terkait kepada pihak lain sebagai penerima informasi dan dilakukan secara sistematis. Berbagai macam informasi dapat kita masukkan disini. Antara lain system informasi yang berhubungan dengan administrasi. Dan focus pembahasan kali ini adalah tentang system informasi yang berhubungan dengan admistrasi terutama prosedur administrasinya secara akuntansi dan pelaporannya.

Desain system merupakan suatu proses untuk merancang sebuah system yang tepat untuk dapat diaplikasikan kedalam suatu perusahaan. Tidak mudah untuk melakukan desain system administrasi suatu perusahaan. Karena keragaman dan spesialisasi masing-masing perusahaan berbeda antara satu dengan yang lainnya.

Kapan dilakukan desain system?

Tidak harus menunggu suatu waktu yang tepat untuk melakukan desain system perusahaan. Lebih cepat manajemen perusahaan menyadari bahwa terdapat kelemahan dalam system administrasi perusahaanya, maka lebih cepat pula dilakukan perubahan atas system perusahaan tersebut. pendeteksian secara dini atas ketidakberesan dalam system di perusahaan, akan lebih cepat dan lebih baik pembenahannya bagi perusahaan itu sendiri.

Pada saat management merasa bahwa terdapat kelemahan dalam system perusahaan, maka sebaiknya management segera mengambil langkah untuk membenahi atau mendesain ulang system perusahaan. Apabila perusahaan tidak memiliki suatu system yang baku, hanya berdasarkan kebiasaan turun temurun yang diwariskan oleh staf perusahaan sebelumnya, kemungkinan besar system dalam perusahaan tersebut belum memperhatikan control-kontrol yang cukup untuk mengatasi risiko.

Bagaimana proses desain system?

Terdapat beberapa tahapan sebelum pada akhirnya dapat melakukan desain system. Seperti halnya tahapan dalam audit, hal yang pertama dalam tahapan sebelum melakukan desain system adalah pelaksanaan survey pendahuluan.

Sebelumnya, perlu dipahami keinginan atau harapan dari management atas dilaksanakannya desain system. Karena hal ini merupakan dasar atau basis dari desain atas system yang akan dirancang. Misalnya, management ingin mengurangi risiko going concern perusahaan, mengurangi biaya, atau melakukan restrukturisasi atas organisasi. Informasi ini harus diperoleh sebelum melakukan tahap survey pendahuluan.

Survey pendahuluan adalah proses untuk mengetahui seluruh proses bisnis perusahaan mulai dari pemicu awal terjadinya transaksi, transaksi tersebut diproses, proses otorisasinya hingga hasil akhir dari transaksi tersebut.

Survey pendahuluan dapat dimulai dari proses wawancara dengan staf perusahaan, mengamati/mengobservasi keadaan lapangan di perusahaan. Untuk memperoleh hasil yang maksimal, sebaiknya dilakukan pendampingan dan pengamatan terhadap terjadinya suatu proses dalam perusahaan. Pengamat dapat langsung menyakan kepada pihak yang di amatinya apabila terdapat hal-hal yang kurang jelas. Metode ini umumnya lebih memberikan banyak informasi daripada metode tanya jawab pada umumnya.

Hal yang perlu diingat dalam survey pendahuluan adalah biasakan survey dengan mengikuti alur/flow atas proses bisnis perusahaan. Mulai dari awal (pemicu) terjadinya transaksi, hingga step akhir selesainya suatu transaksi. Karena metode bisnis proses lebih memberikan gambaran yang utuh atas proses bisnis perusahaan dibandingkan survey per fungsi/per departemen perusahaan. Hal ini untuk menghindari terputusnya/hilangnya informasi pada saat survey.

Pada saat survey, amati juga proses/titik yang tidak efisien, proses yang terlalu panjang atau birokrasi yang tidak perlu atau proses yang tidak ada kontrolnya. Hal ini perlu diperhatikan pada saat mendesain system yang baru agar proses yang tidak perlu tersebut dihilangkan atau diberi tambahan control yang memadai.

Setelah selesai melakukan survey pendahuluan, barulah dapat dilakukan desain system yang baru berdasarkan hasil survey tersebut. Perlu diperhatikan bahwa proses-proses dimana terdapat ketidakefisienan atau control yang kurang adalah proses yang perlu di desain ulang. System yang baru haruslah lebih efisien, namun tetap terkontrol. Dalam melakukan desain system yang baru juga perlu diperhatikan keinginan manajemen di awal mengenai tujuan desain system karena hal tersebut merupakan dasar dari system yang baru yang akan diterapkan.

Setelah selesai melakukan desain system, system yang baru tersebut tidak dapat langsung di terapkan/diimplementasikan, karena sebelumnya perlu dibahas dengan management mengenai hasil desain yang baru. apakah sesuai dengan yang diharapkan management. Apabila management merasa masih ada yang kurang, maka perlu dilakukan revisi atas desain tersebut dan diajukan kembali hingga management menyetujuinya.

Setelah disetujui management, barulah dilakukan sosialisasi kepada pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan. Tujuannya adalah untuk memberikan pemahaman diawal mengenai system baru yang akan diterapkan. Sosialisasi melingkupi tujuan dari adanya system yang baru serta gambaran umum dari system yang akan diterapkan. Dengan adanya sosialisasi ini, diharapkan pihak-pihak yang terkait dalam perusahaan memahami perubahan yang terjadi, sehingga pada saat implementasi akan terjalin kerjasama antara staf perusahaan dan konsultan/pihak yang melakukan implementasi.

Pada saat implementasi, konsultan akan melakukan pendampingan secara penuh pada tahap-tahap awal implementasi kepada staf perusahaan. Konsultan akan mengajari cara pengisian terhadap form-form yang digunakan, pengarahan terhadap alur/proses dari system baru yang akan diterapkan, dll. Dengan metode seperti ini, diharapkan staf perusahaan dapat memahami dan mampu menjalankan system baru yang telah disetujui oleh management sebelumnya.

Dalam perjalanannya, pada saat implementasi system yang baru, dapat dimungkinkan terjadi kendala-kendala atau hambatan-hambatan yang tidak sesuai dengan yang diharapkan dan mengakibatkan terjadinya system yang telah didesain sebelumnya menjadi tidak dapat dijalankan dengan sempurna. Apabila terjadi hal seperti ini, maka perlu dipertimbangkan bahwa system yang didesain sebelumnya belum mencakup hal tersebut.

Kemungkinan-kemungkinan untuk melakukan perubahan system dapat dilakukan apabila telah dipertimbangkan dengan benar sebelumnya. Karena kendala-kendala yang terjadi di lapangan sebelumnya memang belum ter-cover saat melakukan survey pendahuluan. Oleh sebab itu implementasi perlu dilakukan dengan sungguh-sungguh karena bertujuan untuk mengetahui secara pasti bagaimana hasilnya apabila desain system yang baru diterapkan di lapangan.

Kesimpulan

Dalam melakukan desain system administrasi perusahaan beberapa hal yang perlu diperhatikan:

1.Keinginan dari management

Hal ini sebagai dasar dari desain yang akan dibuat.

2.Mengefisienkan proses yang ada

Menghilangkan prosedur yang tidak perlu karena merupakan prosedur yang berulang atau overlapping antara satu bagian dengan bagian yang lainnya.

3.Meningkatkan internal control yang ada

Tidak hanya mengefisienkan prosedur yang ada, namun juga meningkatkan internal control yang ada.

Proses-proses yang dilakukan dalam melakukan desain system administrasi:

1.Pahami tujuan/keinginan dari top management

2.Lakukan survey pendahuluan dengan metode business process

3.Desain system baru

4.Minta persetujuan dari top management

5.Lakukan sosialisasi kepada seluruh staf perusahaan

6.Lakukan implementasi atas system yang baru

7.Evaluasi apabila terdapat kendala-kendala

8.Lakukan perubahan atas desain system apabila terdapat hal baru yang baru ditemukan saat impelementasi dimana yang belum tercover pada saat survey pendahuluan sebelumnya.