MENGHADAPI MASA DEPAN: SEBERAPA PENTINGKAH SISTEM BAGI PERUSAHAAN?

Seiring dengan perkembangan teknologi dan tuntutan pasar baik nasional maupun global, sistem informasi akuntansi (SIA) dan manajemen (SIM) perusahaan terus mengalami perubahan dan perkembangan. Akhir-akhir ini semakin marak berkembang perusahaan-perusahaan start-up business, financial technology company, dan e-commerce yang memanfaatkan teknogi dalam proses bisnis mereka. Bahkan mayoritas perusahaan-perusahaan newbie ini pada semua proses bisnis mereka, baik dari input, proses dan outputnya sudah terkomputerisasi dan berbasis internet.

Hal ini tentunya menjadi ancaman bagi perusahaan-perusahaan besar yang bergerak di bidang yang sama. Seperti terancamnya bisnis Bluebird dan Orange Taxi karena adanya Taksi online seperti Gojek dan Grab. Di lain sisi seperti Matahari, Sogo, dan Metro karena munculnya berbagai macam online market place. Bahkan barang-barang baranded pun mulai mengembangkan sayap mereka ke dunia online shop selain membuka outlet. Bagaimana tidak? Dengan teknologi dan internet, perusahaan-perusahaan start-up ini menyediakan jasa yang lebih murah dan mudah untuk customers. Hal ini terjadi karena mereka dapat menghasilkan output barang/jasa yang siap dikonsumsi oleh costumers dengan biaya yang lebih murah. Output yang murah tersebut dapat dicapai karena proses produksi yang lebih efisien dan efektif.

Namun bagi perusahaan-perusahaan kecil seperti start-up business, financial technology company, dan e-commerce, permasalahan terbesar mereka adalah modal untuk mengembangkan bisnis mereka, meskipun di satu sisi mereka dapat unggul dalam hal tekonologi dan sumber daya manusia (karyawan/team) yang membuat bisnis mereka menghasilkan output yang lebih murah. Oleh karena itu mereka membutuhkan perusahan-perusahaan besar yang merupakan stakeholder bisnis mereka untuk bekerjasama agar mendukung going concern bisnis mereka.

Untuk perusahaan-perusahaan yang sudah berjalan puluhan tahun tersebut, ketika profit mereka menurun, mereka kemudian mengevaluasi manajemen perusahaan. Menganalisa penyebab penurunan profit. Jika pesaing baru seperti start-up business, financial technology company, dan e-commerce menjadi kendala menurunnya profit mereka, mereka kemudian dapat mengevaluasi dengan melakukan perbaikan pada proses bisnis mereka agar lebih efisien dan efektif, serta melakukan analisa pasar. Mereka dapat menganalisa apa yang sebenarnya dibutuhkan dan diinginkan costumers saat ini. Mereka juga dapat melakukan kerjasama dengan new comer companies tersebut agar dapat memenuhi permintaan pasar dengan lebih optimal.

Di lain sisi, dua jenis perusahaan tersebut (pendatang baru dan pemain lama) dapat juga mengalami permasalahn berupa sistem informasi akuntansi dan manajemen yang belum berjalan dengan baik, benar, efisien, dan efektif. Bisa jadi sistem informasi akuntansi dan manajemen dalam perusahaan sudah ada, namun seiring berjalannya waktu, sistem tersebut berjalan tidak sesuai dengan prosedur dikarenakan tidak adanya/tidak berfungsingnya internal control dalam perusahaan. Namun kemungkinan yang kedua dapat berupa perusahaan-perusahaan pendatang baru tersebut belum memiliki sistem informasi akuntansi dan manajemen.

Dari kondisi ini, kita dapet melihat bahwa SIA dan SIM menjadi suatu hal yang penting dan mendasar bagi bisnis, baik perusahaan pendatang baru dan perusahaan lama, baik setelah adanya proses evaluasi oleh manajemen maupun pada awal pembentukan perusahaan. Mengapa SIA dan SIM menjadi penting bagi bisnis perusahaan? Hal ini dikarenakan dengan SIA, perusahaan dapat menyampaikan informasi kepada stakeholder terkait akuntansi dan keuangan perusahaan. Sedangkan dengan SIM, perusahaan dapat memperoleh segala jenis informasi yang ditujukan kepada manajemen untuk kepentingan pengambilan keputusan. Lalu, dari sisi muncul pertanyaan besar di kepala kita, sepenting itukah sistem bagi sebuah perusahaan? Jawabannya akan selalu sama dari dulu hingga kini, dari masa bisnis masih baik-baik saja hingga bisnis terus mengalami tekanan dan turbulensi dari semua stakeholdersnya seperti saat ini. Mengapa SIA dan SIM menjadi penting bagi perusahaan? SIA dan SIM membantu perusahaan dalam mengomunikasikan informasi keuangan dan semua jenis informasi kepada semua stakeholder perusahaan yang nantinya akan memengaruhi keputusan dan tindakan mereka pada perusahaan terkait. Khususnya pada pihak intern (dalam hal ini manajemen), dimana SIA dan SIM dapat digunakan untuk pengambilan keputusan strategis perusahaan.

Kemudian pertanyaan besar muncul lagi di benak kita, bagaimana perusahaan dapat menilai sistem yang berjalan dalam perusahaan mereka sudah berjalan dengan baik, benar, efisien, dan efektif sesuai dengan prosedur? Bagaimana solusi untuk perusahaan baru agar dapat membuat dan menjalankan sistem dengan baik, benar, efisien, efektif, dan sesuai prosedur? Jawaban atas pertanyaan ini dikembalikan kepada direksi/owner/founder dalam perusahaan. Apakah mereka sudah menganalisa dengan baik dan benar apa yang mereka butuhkan dalam membuat sistem yang mereka inginkan? Jika iya, maka akan muncul pertanyaan kembali, apakah sumber daya manusia dalam perusahaan mampu membuatkan SIA dan SIM untuk perusahaan? Apakah mereka mampu mensupervisi sistem agar terus berjalan sesuai prosedur yang dibuat secara continuous dan going concern? Apakah perusahaan sanggup meng­-hire SDM kompeten, berkualitas, dan professional untuk hal ini? Jika iya, maka perusahaan tidak perlu khawatir akan proses bisnisnya ke depan.

Namun jika jawaban dari empat pertanyaan sebelumnya tersebut adalah tidak, lantas apa yang akan mereka lakukan? Nah, dari sini peran seorang professional di bidang SIM dan SIA sangat diperlukan. Konsultan manajemen dan sistem dapat membantu perusahaan-perusahaan ini melakukan System Check-Up dan System Design. Dengan System Check-Up, konsultan manajemen dan sistem dapat membantu perusahaan dengan melakukan survey, analisa, serta rekomendasi atas penyimpangan, kelemahan dan fraud yang ditemukan dalam sistem perusahaan yang akan mengakomodir internal control yang baik, benar, efisien, dan efektif bagi perusahaan. Selain itu, perusahaan dapat melihat secara lanngsung budaya kerja masing-masing SDM nya secara riil di lapangan.

Sedangkan untuk System Design, konsultan manajemen dan sistem dapat melakukan perbaikan dan pembuatan sistem dalam perusahaan terkait operasional dan administrasi perusahaan yang mencakup. Jika sistem secara operasional dan administrasi sudah sibuat dengan baik, benar, efisien, dan efektif sesuai standard an aturan, maka perusahaan dapat menjalan proses bisnis mereka dengan baik. Jika operasional dan administrasi dalam proses bisnis mereka berjalan dengan baik, perusahaan akan terus mengalami pertumbuhan dan perkembangan bisnisnya. Dalam proses implemetasi sistem tersebut, perusahaan dapat terus dipantau oleh tim ahli dengan mensupervisi sistem yang sudah dijalankankan tersebut.

Ketika sistem sudah dijalankan dengan baik dan benar sesuai dengan designing system, maka perusahaan sudah dapat menjalankannya secara terkomputerisasi dan berbasis internet. Dasar sistem yang sudah berjalan dengan baik tersebut kemudian dapat dikembangkan menjadi dasar logika sistem terkomputerisasi. Untuk terus memantau sistem tersebut agar berjalan sesuai dengan prosedur, perusahaan membutuhkan team internal control agar semua yang sudah dibangun tersebut tidak sia-sia dan terhindar dari fraud.

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh perusahan pendatang baru, khususnya perusahaan yang memilih menjadi perusahaan yang bergerak dengan menggunakan teknologi sebagai komponen utama dalam peroses bisnis mereka adalah dengan memastikan sistem operasional dan administrasi perusahaan sudah berjalan dengan baik, benar, efisien, dan efektis sesuai dengan standar prosedur dan aturan yang berlaku. Untuk perusahaan baru dan perusahaan yang sudah berjalan lama, mereka harus memastikan bahwa internal control dalam perusahaan berjalan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab mereka agar semua yang sudah dibagun dari awal tidak sia-sia. Terakhir, perusahaan harus selalu aware terhadap perkembangan pasar, kebutuhan, dan keinginan costumers. Inovasi menjadi hal utama yang akan menstimulus hal ini.