Sekretaris Cerdas, Cepat Dan Cekatan

Sudah bukan menjadi rahasia umum, keberhasilan seorang pimpinan pasti dengan dukungan sekretaris yang handal pula. Menjadi seorang sekretaris dalam perusahaan, diharapkan selalu tanggap dan cekatan dalam mengorganisir serta membantu pekerjaan pimpinan, sehingga pimpinan dapat mengkonsentrasikan diri untuk hal lain yang lebih manajerial.

Sekretaris dituntut untuk cerdas, cepat dan cekatan, mengapa? Perkembangan dunia usaha yang semakin cepat dan dinamis, membuat pemimpin perusahaan juga harus cepat beradaptasi, demikian pula untuk sekretarisnya. Seorang sekretaris yang cerdas namun tidak cepat dalam bekerja, hasilnya pun tidak akan maksimal, sebaliknya cepat namun tidak cerdas juga akan membuat pekerjaan kacau. Cerdas, cepat, dan cekatan berarti mampu menyelesaikan segala sesuatunya dengan baik dengan atau tanpa meminta bantuan dari orang lain, serta bisa memberikan hasil yang memuaskan bagi atasan kita. Lalu aspek apa saja yang mesti kita asah?

Yang pertama adalah ketelitian (accurancy) dalam melaksanakan suatu pekerjaan. Seorang sekretaris dituntut untuk teliti dalam mengerjakan pekerjaannya, karena sekretaris adalah orang kepercayaan atasan untuk melakukan finishing dalam suatu pekerjaan. Oleh karena itu, akan lebih baik apabila tingkat ketelitian seorang sekretaris harus lebih besar daripada atasannya.

Yang kedua adalah memiliki pertimbangan atau perhitungan sebelum melakukan tindakan (good judgment) sebelum mengerjakan suatu pekerjaan, agar dapat menentukan segala sesuatunya dengan seksama dan bisa menyelesaikan pekerjaan dengan tepat waktu. Untuk mewujudkan hal tersebut, seorang sekretaris juga harus memiliki inisiatif dan kreatif dalam memberikan ide-ide yang gemilang kepada atasannya, sehingga tidak “melulu” menunggu perintah dari atasan, namun proaktif dalam mendukung kinerja dari perusahaan.

Selain itu, seorang sekretaris juga harus memiliki kepribadian yang baik, serta merupakan problem solver untuk berdaya upaya untuk mengatur masalah-masalah dan tidak mudah putus asa apabila menemui masalah-masalah yang sulit diatasi. Berkepribadian artinya seorang sekretaris tidak hanya cantik, menarik secara look, tetapi bagaimana bisa mentaati peraturan/etika/norma dalam hidup. Sekretaris yang beretika dalam hal berpakaian, berkomunikasi, berinteraksi dengan pimpinan dan rekan kerja.

Agar hasil yang diberikan maksimal, seorang sekretaris juga harus mampu menyelesaikan pekerjaan secara sempurna (follow through), dimana atasan cukup memberikan pokok-pokok pentingnya saja, sekretaris sudah mampu mengerjakan tugasnya dari awal hingga akhir dengan sempurna. Untuk mendukung hal tersebut, tentu saja seorang sekretaris harus “melek” teknologi, dalam memanfaatkan dengan baik perangkat-perangkat lunak dan aplikasi kesekretariatan seperti aplikasi pengolahan kata, angka, data dan presentasi, serta aplikasi-aplikasi bantu lainnya.

Dengan demikian peranan kita sebagai sekretaris akan diperhitungkan dalam perusahaan, menjadi peran yang begitu penting dalam mendukung kinerja pimpinan serta produktivitas perusahaan secara global.