Managing Working Capital Effectively

Pengelolaan modal kerja (working capital) sangat penting untuk menunjang kesuksesan jangka panjang suatu bisnis. Pengelolaan modal kerja membantu kita untuk dapat memenuhi kewajiban-kewajiban sehari-hari, sehingga proses bisnis perusahaan dapat berjalan sesuai dengan harapan. Apa saja hal-hal yang dapat dilakukan dan perlu diperhatikan dalam mengelola modal kerja? Bagaimana mengelola pendanaan modal kerja secara optimal?

Secara sederhana, modal kerja adalah nilai bersih dari aset lancar dikurangi kewajiban lancar. Jika dijabarkan lebih lanjut, modal kerja adalah jumlah dari kas dan setara kas, piutang usaha, dan persediaan (bahan baku, barang dalam proses, dan barang jadi), dikurangi dengan hutang usaha.

Kas dan setara kas perlu dipertahankan pada tingkat yang cukup untuk memenuhi kebutuhan operasional harian. Memiliki kas dan setara kas dalam jumlah yang melebihi kebutuhan sehari-hari sebaiknya dihindari karena dapat meningkatkan risiko kehilangan. Di sisi lain, kas yang berlebih dapat dialihkan ke dalam bentuk deposito jangka pendek. Cara atau metode yang dapat digunakan dalam mengelola kas antara lain adalah penyusunan anggaran kas (cash budget), pengelolaan dengan model Miller-Orr, dan pengelolaan dengan model Baumol-Allais-Tobin (BAT).

Penyusunan anggaran kas (cash budget) meliputi anggaran kas yang berisi proyeksi aliran kas masuk dan aliran kas keluar selama suatu periode. Dengan membuat anggaran kas, perusahaan memiliki pedoman dalam melaksanakan kegiatan operasionalnya. Model pengelolaan Miller-Orrmembantu menentukan tingkat kas yang harus dimiliki dalam keadaan atau situasi yang cenderung tidak pasti. Dalam praktiknya, perusahaan mempelajari pergerakan kas dalam jangka waktu yang ditentukan untuk memahami bagaimana fluktuasi dari kebutuhan kas perusahaan. Setelah mempelajari pergerakan kas, perusahaan menentukan batas bawah dan batas atas. Apabila kas melebihi batas atas, maka kas yang berlebih sebaiknya diinvestasikan. Namun, apabila kas melebihi batas bawah, maka perusahaan membutuhkan kas tambahan agar bisa melaksanakan kegiatan operasionalnya. Sedangkan model pengelolaan Baumol-Allais-Tobin (BAT)berbeda dengan model Miller-Orr, model BAT hanya cocok untuk diterapkan dalam kondisi yang bersifat pasti. Model ini mirip dengan model manajemen persediaan yang dikenal dengan nama Economic Order Quantity (EOQ). Berdasarkan model ini, semakin banyak jumlah kas yang dimiliki perusahaan, semakin tinggi biaya penyimpanan kas, sedangkan biaya transaksi semakin rendah. Begitu juga sebaliknya.

Modal kerja berikutnya adalah piutang usaha. Piutang usaha timbul dari transaksi penjualan secara kredit. Penjualan secara kredit menimbulkan biaya dan manfaat bagi perusahaan. Biaya yang timbul akibat penjualan kredit ada yang bersifat langsung seperti biaya penagihan piutang dan biaya tidak langsung berupa opportunity cost dari dana yang terikat dalam piutang, serta adanya kerugian akibat adanya piutang yang tidak tertagih. Sedangkan manfaat yang diperoleh perusahaan dari penjualan secara kredit adalah peningkatan volume penjualan yang pada akhirnya mengakibatkan peningkatan laba. Langkah-langkah yang dapat dilakukan dalam mengelola piutang usaha antara lain adalah mengumpulkan informasi kredit, menganalisa kredit, menentukan kebijakan kredit, dan memantau pengumpulan piutang.

Langkah pertama adalah mengumpulkan informasi kredit. Perusahaan dapat mengumpulkan informasi kredit atas pelanggan dari sejumlah sumber informasi, yakni laporan keuangan, bank, dan catatan-catatan lain. Perusahaan dapat meminta pelanggan untuk menyediakan laporan keuangannya, seperti laporan laba rugi, neraca, laporan arus kas, dan sebagainya. Selain itu bank biasanya memberikan bantuan kepada perusahaan yang menjadi nasabahnya dalam menyediakan informasi tentang kredit perusahaan lainnya. Sedangkan catatan-catatan lain adalah catatan riwayat pembayaran perusahaan pelanggan di masa lalu.

Langkah kedua adalah menganalisa kredit. Perusahaan dapat menggunakan model klasik 5C’s of Credit untuk menganalisa kredit atas pelanggan, yaitu character, capacity, capital, collateral, dan conditions. Character berkaitan dengan niat pelanggan untuk memenuhi kewajibannya. Capacity berkaitan dengan kemampuan pelanggan untuk memenuhi kewajibannya. Capital berkaitan dengan kemampuan pelanggan untuk menyediakan modal sendiri. Collateral berkaitan dengan jaminan yang disediakan pelanggan jika gagal memenuhi kewajibannya. Conditions berkaitan dengan kondisi ekonomi secara umum yang mempengaruhi bisnis pelanggan.

Langkah ketiga adalah menentukan kebijakan kredit. Kebijakan kredit biasanya berisi prosedur bagi pelanggan untuk memperoleh kredit dan beserta pelunasannya. Beberapa komponen kebijakan kredit tersebut antara lain adalah jangka waktu kredit, jumlah potongan tunai dan periode potongan, dan jenis kredit yang dapat diberikan. Jangka waktu kredit yang paling umum adalah 30 hari. Biasanya hal ini dikombinasikan dengan pemberian sejumlah potongan tunai. Potongan tunai mendorong pelanggan untuk membayar lebih cepat dari jangka waktu kredit yang ditentukan sehingga jangka waktu piutang dapat terpangkas. Di sisi lain, potongan tunai akan berdampak pada berkurangnya jumlah piutang yang diterima. Jenis kredit yang paling umum adalah dalam bentuk open account, yaitu penjual dan pembeli mencatat transaksi di masing-masing rekeningnya. Selain itu, perusahaan juga dapat meminta pelanggan untuk menandatangani wesel tagih (promissory note) untuk transaksi dalam jumlah besar atau ketika perusahaan memperkirakan akan terjadi masalah dalam pelunasannya.

Langkah keempat adalah memantau pengumpulan piutang. Perusahaan perlu memantau pengumpulan piutang agar pelanggan selalu membayar kewajibannya tepat waktu. Perusahaan dapat menyusun Skedul Umur Piutang (Aging Schedule) sebagaialat bantu untuk memantau piutang. Selain itu, upaya-upaya yang dapat dilakukan oleh perusahaan yaitu mengingatkan pelanggan tentang telah jatuh temponya piutang, menunjuk karyawan untuk menagih pelanggan secara langsung, melakukan anjak piutang (factoring), yaitu menjual piutang kepada pihak ketiga, dan melakukan upaya hukum untuk melakukan penagihan. Anjak piutang dan upaya hukum perlu dipertimbangkan dengan sangat matang karena langkah-langkah tersebut dapat mempengaruhi hubungan baik perusahaan dengan pelanggan.

Modal kerja berikutnya adalah persediaan. Persediaan merupakan salah satu komponen modal kerja yang tingkat likuiditasnya paling rendah. Persediaan memungkinkan perusahaan untuk memperkecil kemungkinan kegagalan pemenuhan permintaan pelanggan, terhentinya proses produksi karena kehabisan persediaan bahan baku, atau menghindari fluktuasi harga yang meningkat, serta sebagai persediaan pengaman untuk menghadapi kondisi yang tidak pasti. Pengelolaan persediaan diperlukan untuk menjamin kelangsungan operasional perusahaan pada tingkat biaya yang minimal. Salah satu pendekatan yang biasanya digunakan adalah model Economic Order Quantity (EOQ). EOQ adalah jumlah persediaan yang harus dipesan dengan biaya yang minimal. Biaya persediaan yang dipertimbangkan adalah biaya penyimpanan, biaya pemesanan, dan biaya kehabisan persediaan.

Biaya penyimpanan terdiri atas biaya modal atas dana yang terikat pada persediaan, biaya penyimpanan dan penanganan persediaan, biaya asuransi, penyusutan atau keusangan. Semakin banyak jumlah persediaan, semakin besar biaya penyimpanannya, dan sebaliknya. Biaya pemesanan terdiri atas biaya pengiriman order/pesanan, biaya pengiriman barang, dan penanganannya. Semakin banyak jumlah persediaan yang dipesan setiap kali pemesanan, frekuensi pemesanan yang harus dilakukan semakin berkurang, sehingga biaya pemesanan akan semakin kecil, dan sebaliknya. Biaya kehabisan persediaan terdiri atas kerugian karena kehilangan kesempatan untuk menjual, kehilangan kepercayaan pelanggan, maupun penundaan atau penghentian jadwal produksi.

Selain EOQ, model lain yang dapat digunakan adalah Just-In-Time (JIT). Prinsip mendasar dari model ini adalah untuk menghilangkan atau meminimalkan persediaan. Perusahaan memproduksi hanya sebatas jumlah yang dibutuhkan atau diminta pelanggan dan hanya pada saat dibutuhkan sehingga dapat mengurangi biaya pemeliharaan maupun menekan kemungkinan kerusakan atau kerugian akibat menimbun barang.

Perusahaan juga harus memperhitungkan siklus operasi (operating cycle). Siklus operasi memiliki peran yang tak kalah penting untuk menentukan jumlah modal kerja yang dibutuhkan. Siklus operasi adalah rentang waktu antara kegiatan pembelian bahan baku dan pengumpulan kas yang berasal dari piutang perusahaan. Siklus operasi, termasuk di dalamnya adalah siklus kas, terdiri dari 3 komponen, yakni periode perputaran persediaan (inventory turnover days), periode penagihan piutang (average collection period), dan periode pelunasan hutang (average disbursement period).

Siklus Operasi

Periode Perputaran Persediaan + Periode Penagihan Piutang – Periode Pelunasan Hutang

Dimana:

-Periode perputaran persediaan = Rata-rata persediaan/HPP x 365 hari

-Periode penagihan piutang = Rata-rata piutang/penjualan x 365 hari

-Periode pelunasan hutang = Rata-rata hutang/HPP x 365 hari

Semakin lama periode perputaran persediaan dan periode penagihan piutang, semakin besar kebutuhan modal kerja perusahaan, sedangkan semakin lama periode hutang maka semakin kecil kebutuhan modal kerja perusahaan, demikian pula sebaliknya.

Catatan

Penentuan tingkat modal kerja tidak dapat disamakan antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Hal ini disebabkan oleh perbedaan industrinya. Perusahaan jasa membutuhkan sedikit atau bahkan tidak membutuhkan persediaan jika dibandingkan dengan perusahaan dagang (retail/wholesale). Perusahaan manufaktur membutuhkan lebih banyak persediaan dibandingkan perusahaan lainnya. Di sisi lain, perusahaan jasa dan dagang memiliki piutang usaha yang jauh lebih besar dibandingkan perusahaan manufaktur. Kelola modal kerja Anda dengan bijak.

***

REFERENSI:

1.Karen Martin, Mike Osterling. 2007. The Kaizen Event Planner: Achieving Rapid Improvement in Office, Service, and Technical Environments. New York, Productivity Press.

2.Sudana, I Made. 2011. Manajemen Keuangan Perusahaan: Teori dan Praktik. Jakarta, Penerbit Erlangga.

3.Mowen, Maryanne M., et.al. 2014. Cornerstones of Managerial Accounting, 5^th International Edition.Canada, South-Western Cengage Learning.