MENELADANI SEMANGAT PEMBELAJAR SEKRETARIS BUNG HATTA

Siapa yang tidak kenal Bung Hatta, proklamator dan pahlawan nasional yang banyak memberikan teladan tentang kesederhanaan, kejujuran dan berperilaku disiplin dan bertanggung jawab kepada kepentingan bangsa dan negara. Dalam kesehariannya, Bung Hatta yang dikenal sebagai Gandi Indonesia tersebut, tidak pernah lepas dari buku-buku, bahkan buku lebih penting dari sekedar perabotan rumah tangga. Beliau adalah seorang pecinta buku yang sejati, tiada hari tanpa membaca. Bahkan, ketika beliau diasingkan, Bung Hatta memiliki waktu yang lebih leluasa untuk melahab habis buku-buku koleksinya, karena koper yang beliau bawa seluruhnya berisi buku. Bung Hatta mencintai hari-harinya bersama buku-buku, sebab beliau berpandangan membaca tidak sekedar menyerap informasi ataupun memperluas wawasan tetapi juga mendorong orang pada aksi nyata. Kebiasaan Bung Hatta membuka cakrawala berpikirnya dan pada akhirnya membentuk karakter hidup dan perjuangan, sehingga tercermin pada pilihan hidup sehari-hari yang kongkret.

Dalam menjalankan tugasnya memimpin negara, Bung Hatta didampingi oleh dua orang sekretaris, yaitu Iding Wangsa dan Hutabarat. Sifat tauladan dari beliau berdua selaku sekretaris yang mengabdi pada Bung Hatta sampai akhir hayatnya, adalah kesetiaan, dedikasi dan loyalitas pada negara. Bahkan, persahabatan antara Bung Hatta dengan Sekretarisnya tetap berlanjut setelah Bung Hatta tidak lagi menjadi Pemimpin Negara, mereka bersama-sama berbagi penghasilan, membuat buku dan berjualan perangko bersama. Selain dari segi loyalitas, sekretaris Bung Hatta juga dituntut untuk memahami teknik penyimpanan arsip dan korespondensi yang baik. Untuk mengatur penyimpanan buku di perpustakaan Bung Hatta, beliau selalu menekankan pada sekretarisnya agar jangan ada buku yang disimpan dalam posisi terbalik, dan urutan penyimpanan harus sistematis sesuai dengan aturan yang telah ditentukan. Tugas sekretaris era itu adalah membantu urusan administrasi surat menyurat, sehingga sekretaris hafal dengan alamat-alamat para pejabat penting pemerintah. Kerapian surat-menyurat sangat diperhatikan, karena Bung Hatta menekankan jangan sampai ada kesalahan pengetikan pada isi maupun pada amplop. I Wangsa juga menyampaikan bahwa dia diajarkan mental pembelajar, dimana Bung Hatta adalah guru seumur hidupnya, dan bila ada ungkapan belajar seumur hidup, maka hal tersebut secara kongkret dialaminya dengan berguru pada Proklamator kemerdekaan Republik Indonesia tersebut.

Paragraf diatas adalah gambaran singkat tentang profil “kedekatan” Bung Hatta dengan sekretarisnya, bagaimana bisa bekerja, berdedikasi serta belajar pada era tersebut.Yang patut diingat adalah, peran sekretaris era global sekarang ini sudah berbeda. Diera informasi global seperti saat ini, peran serta tanggung jawab seorang sekretaris profesional menjadi sebuah sorotan khusus, dimana posisi sekretaris akan tergilas oleh perkembangan office automation dan teknologi informasi. Berbagai perangkat teknologi informasi, menjadi alat bantu yang sangat efektif bagi para eksekutif untuk menjadi sekretaris profesional bagi dirinya sendiri. Pendapat seperti ini berasumsi apabila tugas sekretaris hanya berkisar pada administratif dan klerikal saja. Namun, tugas seorang sekretaris saat ini telah berevolusi seiring dengan perkembangan dan tuntutan global, yang mengarah pada job enlargement dan job enrichment.

Perluasan jenis pekerjaan sekretaris tentunya berkaitan dengan tingkat knowledge baik update tentang perkembangan perusahaan juga perubahan dan perkembangan yang terjadi, terutama yang berkaitan dengan aktivitas organisasi serta ilmu pengetahuan yang relevan dengan bidang usaha perusahaan.

Seorang sekretaris profesional dapat dijadikan pusat informasi di dalam kantor, dimana sekretaris harus paham betul dengan bagian yang ditanganinya sendiri, sehingga bisa menjalankan peran strategis, peran teknis dan peran pendukung. Peran strategisnya apabila sekretaris mampu memberikan peran yang positif pada status dan performance organisasi secara jangka panjang, melalui kelancaran arus informasi baik ke dalam mapun ke luar. Peran teknis adalah peran untuk mendukung kinerja pimpinan dengan menyalurkan informasi kepada pimpinan secara jelas dan akurat untuk memfasilitasi pimpinan dalam menjalankan tugasnya dengan baik.Peran pendukung sekretaris diharapkan dapat memberikan peran positif kepada perusahaan dalam hal pendistribusian informasi baik kedalam maupun keluar seperti pengelolaan jadwal kerja, pengelolaan dokumen, event organizer, pengelolaan kondisi dan kerapian kantor.

Untuk mendukung eksistensi dari sekretaris, tentunya dibutuhkan komitmen dan sikap yang dilandasi rasa tanggung jawab atas penyelesaian suatu pekerjaan, bagaimana mampu secara mandiri bekerja tanpa pengawasan bahkan bertanggung jawab pada dirinya sendiri, sehingga akan terbentuk sikap mental pantang menyerah. Dedikasi serta kedisiplinan sekretaris era Bung Hatta, tentunya bisa menjadi benchmark untuk keberhasilan karir bagi seorang sekretaris profesional pada era global ini. Disiplin dimulai dengan disiplin pribadi, bagaimana kita bisa mengatur waktu agar tidak terlambat sampai dikantor, disiplin pribadi juga akan tercermin dari bagaimana kita mengatur waktu untuk memenuhi target pekerjaan dikantor. Tidak dapat dipungkiri, bahwa profesi sekretaris merupakan pekerjaan multifungsi yang dikerjakan dalam satu waktu dengan hasil yang rapi, benar dan professional, oleh karena itu perlu didukung dengan skill dan teknik yang memadai serta selalu meng-up grade keterampilan yang dimilikinya dengan perkembangan dunia usaha/bisnis. Sebagai seorang sekretaris profesional, harus mampu berpikir tajam, kritis dan kreatif diluar kebiasaan-kebiasaan untuk menjawab suatu tantangan. Gambaran yang paling mudah adalah mungkinkah pendapat seorang sekretaris bisa meningkatkan kinerja dari perusahaan? Jawabannya, tentu sangat mungkin!. Bagaimana melakukan hal yang baru yang menantang, salah satu contohnya dimana dalam suatu organisasi sudah diatur dengan System and Operating Procedure (SOP), namun didalam implementasinya tentunya ada hal-hal yang bisa diimprovisasi sehingga menjadi metode yang lebih baik, yang nantinya akan lebih mengefisienkan kinerja dan meningkatkan produktivitas perusahaan. Contoh yang bisa diambil misalkan adanya inovasi dibidang administrasi perkantoran dengan merapkan penanganan arsip secara elektronik, sehingga proses pengolahan menjadi lebih cepat dan mempersingkat waktu pekerjaan, tingkat akurasi informasi yang dihasilkan cukup tinggi serta informasi yang dihasilkan lebih akurat dan sesuai dengan tujuan pengolahan data.

Untuk berpikir kreatif, kita harus bisa belajar dari pengalaman, karena ada kalanya kita berpikir out of the box bisa ter-record karena adanya suatu pengalaman, dengan kita memiliki segudang ilmu dan teori atas pekerjaan kita, maka cobalah diterapkan di lingkungan kerja. Membangun kebiasaan untuk bertanya dan diskusi, bersosialisasi dengan pihak ketiga akan mengasah kemampuan komunikasi, interaksi serta problem solving. Selain itu, kita juga bisa mencari referensi-referensi terbaru seperti jurnal terkait sekretaris, buku buku ulasan tentang excellent secretary atau mengikuti training dan dialog tokoh untuk mencari inspirasi dan belajar dari pengalaman mereka. Referensi ini untuk menawarkan konsep-konsep baru ini akan membantu kita “merangsang” pikiran yang kreatif dan memberikan wawasan baru untuk diterapkan di tempat kerja.

Mental pembelajar dan memiliki jiwa juang harus dimiliki oleh seorang sekretaris, tidak berlebihan jika banyak pihak yang mengatakan bahwa keberadaan dan peran seorang sekretaris menjadi tumpuan keberhasilan seorang pimpinan dalam menjalankan fungsi manajerialnya. Bahkan peran sekretaris menjadi salah satu faktor penentu bagi produktivitas perusahaan. Dengan demikian, pengembangan diri seorang sekretaris menjadi tuntutan dan kebutuhan yang berkesinambungan menuju sekretaris yang profesional. Upaya pengembangan sekretaris tidak hanya menyangkut pengembangan dan peningkatan kompetensi sekretaris berkaitan dengan penugasan dan keterampilan saja, namun menyangkut kepribadian dan sikap mental.

Pada era ekonomi global dengan tingkat teknologi tinggi, para pimpinan membutuhkan dukungan besar dari para bawahannya untuk mengontrol kelancaran sistem yang lebih terintegrasi. Para pemimpin dituntut untuk melengkapi diri dengan sederet kemampuan untuk berpacu dengan percepatan perubahan dalam dunia bisinis, sebagai penyeimbang terhadap berbagai kemudahan yang disediakan oleh kemajuan teknologi. Sedangkan kondisi pimpinan pada saat ini mereka harus menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan professional. Oleh karena itu, sekretaris harus mampu berevolusi peran, memiliki jiwa pembelajar yang kontinu dilandasi dengan komitmen terhadap profesi, agar tetap diperhitungkan dalam mencapai produktivitas organisasi secara global.