IMPLEMENTASI PERFORMANCE MANAGEMENT SYSTEM YANG EFEKTIF BAGI KARYAWAN MILLENNIAL

Sebagai generasi yang tumbuh dan berkembang di era millennial, tentu terdapat perbedaan yang dirasakan bagi generasi sebelumnya, tidak terkecuali sumber daya manusia di era Gen X maupun baby boomers. Generasi saat ini adalah generasi yang memiliki pride tinggi dan ingin selalu diapresiasi oleh lingkup mereka berada. Mengacu pada fenomena tersebut, tentu perusahaan harus memiliki strategi khusus untuk dapat membuat karyawan bekerja lebih efektif dengan mengoptimalkan seluruh kemampuan mereka. Salah satu metode yang dapat digunakan untuk mengoptimalkan kinerja karyawan adalah dengan implementasi Performance Management System.

Performance Management System adalah suatu proses yang digunakan untuk melakukan identifikasi, pengukuran, evaluasi, perancangan perbaikan sekaligus pemberian penghargaan bagi karyawan yang memiliki performa baik. Adapun tools Performance Management System yang umum digunakan oleh perusahaan-perusahaan adalah KPI (Key Performance Indicator) dan Performance Appraisal. KPI memiliki tujuan untuk mengukur serta membandingkan kinerja dalam memenuhi tujuan strategis dan operasional perusahaan dengan berdasar pada sumber data yang jelas, sedangkan Performance Appraisal memiliki tujuan untuk mengevaluasi atau menilai prestasi kerja karyawan dengan berdasar pada aspek kompetensi yang telah ditetapkan.

Penerapan Performance Management Systemdalam persaingan bisnis yang ketat seperti saat ini merupakan salah satu pendekatan terbaik guna meningkatkan motivasi kerja karyawan, mendorong produktivitas dan menghasilkan dampak nyata bagi perkembangan bisnis perusahaan. Karenanya, penting bagi para pemilik usaha dan praktisi HR untuk mendalami Performance Management System agar dapat menerapkannya secara efektif.

Bagi perusahaan, Performance Management System juga memiliki manfaat tersendiri. Perusahaan dapat mendeteksi lebih awal terkait perilaku kerja yang tidak sesuai atau kurang kontributif terhadap tujuan/target organisasi. Dengan hal tersebut, kesalahan, inefektivitas kerja, bahkan pelanggaran dapat diminimalisir sejak awal. Proses monitoring ini akan berjalan lebih baik dengan adanya coaching dan review secara terus menerus. Selain itu, Performance Management System juga membantu organisasi untuk mendokumentasikan kinerja karyawan dengan rapi. Dari dokumentasi tersebut, organisasi dapat mengumpulkan fakta-fakta kinerja karyawan.

Disisi lain, Performance Management System dapat digunakan sebagai dasar dalam menindaklanjuti penyimpangan-penyimpangan yang terjadi di perusahaan, seperti karyawan yang melakukan pelanggaran, merugikan nama baik perusahaan atau bahkan fraudmelalui tersedianya data-data faktual yang terkumpul selama proses implementasi Performance Management tadi. Tanpa adanya bukti faktual, akan menjadi sulit bagi perusahaan untuk melakukan tindakan yang semestinya kepada karyawan. Dapat dikatakan Perfomance Management memiliki andil besar bagi terciptanya hubungan industrial yang baik dalam perusahaan.

Untuk dapat lebih mengoptimalkan fungsi Performance Management System, berikut adalah tahapan-tahapan penting yang harus diperhatikan dalam proses implementasi, diantaranya :

1.Tahap Perencanaan

Pada tahap ini harus ditetapkan dengan jelas mengenai tujuan yang hendak dicapai oleh suatu perusahaan, yakni mencakup target kualitas maupun kuantitas dari output yang dihasilkan. Untuk KPI, tujuan yang ditetapkan harus memenuhi kaidah SMARTA, yaitu Specific, Measurable, Agreeable, Reliable, Time Bound, dan Achievable. Sedangkan untuk Performance Appraisal harus mulai didiskusikan terkait aspek kompetensi yang ditetapkan untuk masing-masing pemegang jabatan

2.Tahap Pengelolaan Kinerja

Tahap ini merupakan realisasi dari tahapan sebelumnya. Artinya, rencana kerja yang telah dibuat sebelumnya harus bisa terealisasi dan bisa mencapai target yang telah ditetapkan. Pada tahap ini Manager memiliki peran yang sangat strategis, yaitu :

1. Memberikan bantuan yang bersifat praktis sesuai dengan kebutuhan
2. Menjamin bahwa karyawan benar-benar telah memahami terhadap tujuan dan target yang hendak dicapai
3. Memberikan training atau pelatihan sesuai dengan kebutuhan karyawan
4. Menyesuaikan prioritas dan target bila sewaktu-waktu terjadi perubahan

3.Tahap Penilaian

Tahapan ini diperlukan sebagai sarana evaluasi terhadap kinerja masing-masing karyawan untuk mengetahui apakah target telah tercapai. Idealnya, Performance Appraisal dilaksanakan setahun sekali, sedangkan KPI dilaksanakan secara terus menerus sepanjang siklus tahunan dengan review secara periodik guna mengantisipasi kendala-kendala teknis yang terjadi sepanjang proses operasional kerja periodik.

4.Penghargaan

Karyawan berhak mendapatkan reward dan punishment berdasarkan pada objektivitas hasil penilaian atau pengukuran kinerja yang telah dilakukan sebelumnya

Dengan penerapan tahap implementasi Performance Management System secara sistematis, maka kedepan sumber daya manusia akan terkelola baik dengan mengedepankan objektivitas penilaian terhadap pencapaian kinerja seluruh sumber daya manusia. Selain itu, seluruh sumber daya manusia juga akan lebih bersemangat dalam memberikan performa terbaik mereka.

Disisi lain, guna mengoptimalkan proses implementasi Performance Management System, diharapkan seluruh pihak baik manajemen maupun sumber daya manusia lainnya turut berkontribusi secara aktif serta berkomitmen kuat untuk dapat mengoptimalkan fungsi Performance Management System itu sendiri. Dengan demikian, proses penerapan Performance Management System tentu dapat bermanfaat secara optimal bagi perusahaan maupun masing-masing karyawan dalam memberikan kontribusi terbaik yang dimiliki.