AKSI-REAKSI KONFIRMASI PIHAK KETIGA

Salah satu cara untuk memeroleh bukti audit adalah dengan meminta konfirmasi kepada pihak ketiga. Dalam prosesnya, konfirmasi membutuhkan usaha ekstra dan penuh perencanaan agar mendapatkan respon seperti yang diharapkan. Semakin baik perencanaan konfirmasi, semakin tinggi kemungkinan pihak ketiga akan bersedia memberikan respon terkait informasi yang dibutuhkan auditor.

Konfirmasi memberikan keyakinan atas kewajaran laporan keuangan dengan meminta persetujuan atau informasi kepada pihak ketiga atas transaksi atau aktivitas lainnya yang terjadi antara klien audit dan pihak ketiga. Untuk itu, teknik ini menjadi sumber bukti audit yang paling objektif dan independen. Di sisi lain, upaya untuk meningkatkan respon dari pihak yang dimintai keterangan adalah tantangan tersendiri bagi auditor. Pertama, untuk memeroleh tingkat respon yang diharapkan. Kedua, memeroleh respon yang sesuai dengan informasi yang dibutuhkan. Ketiga, menerima respon dengan tepat waktu.

Apa yang menyebabkan konfirmasi menjadi sebuah tantangan bagi auditor untuk mencapai perannya sebagai sebuah bukti audit yang paling andal? Berikut adalah beberapa faktor yang harus dipertimbangkan dalam mencapai keberhasilan proses konfirmasi.

Alasan pertama tidak lain adalah pilihan bentuk konfirmasi yang digunakan. Konfirmasi yang meminta persetujuan atas suatu informasi akan menghasilkan tingkat respon yang lebih tinggi dibandingkan konfirmasi dengan permintaan untuk memberikan informasi. Dengan bentuk konfirmasi yang pertama, pihak ketiga tidak perlu melakukan banyak upaya untuk merespon permintaan konfirmasi auditor. Di sisi lain, karena memberikan ruangan kosong untuk diisi informasi oleh pihak ketiga, bentuk konfirmasi kedua memerlukan pihak ketiga melakukan upaya lebih dengan memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan sebelum akhirnya mengirimkan kembali jawaban tersebut kepada auditor. Meskipun demikian, permintaan konfirmasi untuk persetujuan informasi bisa jadi kurang andal jika pihak ketiga hanya menandatangani informasi dan langsung mengembalikannya kepada auditor tanpa memverifikasi kebenaran dari informasi tersebut.

Kedua, keluasan informasi yang dimintakan konfirmasi. Pihak ketiga juga merupakan entitas yang memiliki segudang aktivitas utama yang harus dijalankan. Dengan demikian, menjawab permintaan konfirmasi dari auditor bukanlah sebuah prioritas. Jika auditor memberikan pertanyaan yang terlalu luas kepada pihak ketiga, maka belum tentu pihak ketiga akan bersedia untuk memberikan jawaban atas pertanyaan yang diberikan. Alasannya sederhana, yaitu ketersediaan waktu yang terbatas bagi pihak ketiga untuk melakukan verifikasi dan/atau pengisian informasi. Untuk itu, perlu bagi auditor untuk lebih berhati-hati dalam memilih dan membatasi pertanyaan yang akan diajukan kepada pihak ketiga.

Terakhir yaitu pilihan jalur komunikasi antara auditor dan pihak ketiga. Seperti halnya pada kehidupan sehari-hari, orang akan cenderung lebih menyukai komunikasi melalui media elektronik dibandingkan non-elektronik seperti surat, dikarenakan kecepatan dan kemudahannya. Begitu pula dalam permintaan konfirmasi. Komunikasi yang dilakukan melalui surat membutuhkan waktu yang lebih lama karena harus melalui proses administrasi dan pengiriman. Sebaliknya, komunikasi elektronik, misalnya melalui email, tidak mengalami hambatan ini. Walaupun tantangan dari media elektronik adalah risiko pesan tidak terbaca oleh pihak ketiga, tapi sebelumnya dapat diantisipasi dengan auditor menelepon pihak ketiga setelah mengirimkan permintaan konfirmasi tersebut.

Dengan demikian, bisa kita simpulkan bahwa konfirmasi kemungkinan akan berhasil dengan pilihan bentuk konfirmasi yang tepat, tingkat spesifisitas yang optimal atas informasi yang dikonfirmasikan, serta jalur komunikasi tercepat dan termudah bagi pihak ketiga. Namun, satu hal lagi yang perlu diperhatikan auditor saat merencanakan prosedur konfirmasi yakni jangka waktu yang diberikan kepada pihak ketiga untuk memberikan konfirmasinya. Sebaiknya pihak ketiga diberikan jangka waktu yang cukup untuk memberikan jawaban sehingga tidak merasa terbebani untuk membantu auditor memeroleh bukti audit tersebut.

Meskipun tingkat keandalan konfirmasi cukup tinggi, namun bukan berarti bahwa auditor harus sangat bergantung pada keberhasilan proses ini. Jika tingkat respon pihak ketiga selama beberapa periode audit tetap rendah, maka auditor perlu melakukan prosedur alternatif lainnya yang dapat menggantikan peran konfirmasi sebagai sumber bukti audit.