PERANAN PROYEKSI BISNIS UNTUK PLANNING DAN DECISION MAKING SUATU PERUSAHAAN

Dunia bisnis dan usaha merupakan salah satu bidang yang banyak menerapkan peramalan (forecasting) atau proyeksi. Hal ini dapat dipahami, karena sebuah perusahaan pada umumnya ada dalam sebuah lingkungan bisnis yang dinamis dan sering berubah dengan cepat.

Apa sebenarnya peranan penting aktivitas proyeksi dalam dunia bisnis atau perusahaan? Mengapa banyak perusahaan sebaiknya melakukan proyeksi bisnis sebelum mengambil sebuah tindakan strategis? Peramalan atau proyeksi dapat membantu kita dalam mengambil keputusan, baik itu bersifat strategis dan berpengaruh dalam jangka panjang, ataupun keputusan tersebut bersifat taktis dan berjangka pendek.

Sebelum lebih jauh membahas seberapa besar peranan proyeksi bisnis dalam kelangsungan hidup bisnis, maka kita perlu mengkaji definisi proyeksi itu sendiri. Berdasarkan teori yang ada, Proyeksi (forecasting) merupakan estimasi munculnya suatu kejadian di masa depan, berdasarkan data yang ada di masa lalu. Pada umumnya, proyeksi merupakan proses menganalisis data historis dan data saat ini, untuk menentukan trend di masa datang. Bisa juga didefinisikan sebagai upaya sistematis untuk mengantisipasi kejadian atau kondisi di masa depan yang penuh dengan ketidakpastian.

Dari beberapa definisi di atas, dapat disimpulkan bahwa proyeksi / forecasting berkaitan dengan upaya mengestimasikan apa yang akan terjadi di masa depan, berbasis pada metode ilmiah (ilmu dan teknologi) serta dilakukan secara sistematis.

Peramalan/proyeksi (forecasting) sangat berperan penting dalam bidang bisnis serta ekonomi. Siapa saja pihak yang membutuhkan forecasting? Setiap perusahaan, apakah perusahaan bisnis yang berorientasi laba (profit oriented organizations), maupun perusahaan yang tidak berorientasi laba (nonprofit oriented organizations) pada umumnya menggunakan forecast, hal ini disebabkan setiap perusahaan harus membuat perencanaan mengenai apa yang akan dilakukan pada masa yang akan datang.

Suatu perusahaan membuat anggaran pada saat ini untuk digunakan pada masa yang akan datang. Permasalahan utama yang dihadapi oleh sebuah perusahaan dalam membuat anggaran adalah adanya ketidakpastian mengenai kejadian (kondisi yang dihadapi) dimasa yang akan datang. Beberapa pertanyaan berikut ini dapat digunakan untuk lebih memahami pentingnya membuat proyeksi bagi suatu organisasi:

oJika suatu perusahaan menambah pengeluaran untuk promosi, iklan, bagaimana pengaruhnya terhadap penjualan?

oBerapa penambahan karyawan yang dibutuhkan apabila ada penambahan cabang dalam suatu perusahaan?

oBerapa persentase kenaikan biaya perjalanan dinas terhadap penambahan penjualan?

Pertanyaan-pertanyaan tersebut diatas menambah pemahaman bahwa perusahaan, memerlukan suatu proyeksi. Mengapa? Karena yang akan diketahui adalah kondisi dimasa yang akan datang, sementara saat ini tidak tersedia informasi mengenai apa yang akan terjadi dimasa yang akan datang tesebut.

Misalkan, dalam suatu perusahaan pada tahun 2017 membuat anggaran pendapatan dan biaya yang akan dilaksanakan pada tahun 2018. Perusahaan tersebut tidak memiliki informasi cukup untuk memastikan peristiwa yang akan terjadi pada tahun 2018. Oleh karena itu, perusahaan tersebut harus membuat estimasi kejadian pada tahun 2018 yang akan mempengaruhi perencanaan yang dibuat. Estimasi yang dibentuk adalah terkait penjualan dan harga barang tahun 2018 untuk menentukan penerimaan pada tahun 2018. Perusahaan membuat estimasi harga bahan baku, biaya overhead pabrik, biaya tenaga kerja langsung, dan biaya-biaya lainnya untuk menentukan biaya pada tahun 2018. Penerimaan dan biaya tahun 2018 yang dibuat oleh perusahaan pada tahun 2017, tentu saja merupakan contoh dari forecasting. Karena, besaran-besaran yang dipergunakan untuk menentukan penerimaan dan biaya tersebut berasal dari estimasi atau besaran dari masa lalu.

Ketika kita membuat proyeksi, hal yang perlu diperhatikan adalah situasi yang melingkupi apa yang akan kita ramal. Pemahaman mengenai situasi sangat diperlukan untuk menentukan metode apa yang tepat digunakan. Berkenaan dengan situasi ini, terdapat 4 macam situasi yang memiliki peranan penting yang harus diperhatikan agar peramalan dapat berjalan efektif :

1. Time Horizon

Periode waktu dimana hasil proyeksi tersebut akan menimbulkan pengaruh merupakan faktor penentu terhadap pemilihan metode peproyeksi. Periode waktu (rentang waktu) pada umumnya dikelompokkan menjadi 3, yaitu :

oJangka pendek (1 sampai dengan 3 bulan)

oJangka menengah (3 bulan sampai dengan 2 tahun)

oJangka panjang (2 tahun atau lebih)

Penentuan jangka waktu dalam membuat proyeksi bisnis perlu dipahami secara jelas karena penggunaan rentang waktu proyeksi yang keliru akan menghasilkan proyeksi yang tidak valid (unappropriate). Contoh proyeksi menggunakan data penjualan selama 6 bulan terakhir untuk membuat proyeksi penjualan 5 tahun yang akan datang. Rentang waktu yang digunakan dalam forecasting ini tentu saja akan menghasilkan proyeksi yang tidak tepat.

2. Control versus Planning

Dalam permasalahan pengendalian (control), management by exception merupakan prosedur yang umum. Pengendalian dilakukan dengan menggunakan beberapa cara untuk menentukan sedini mungkin proses yang terjadi diluar kendali (out of control). Dalam situasi tertentu metode peproyeksi harus mampu mengenali perubahan pada pola dasar atau hubungan pada tahap awal. Pada sisi perencanaan (planning) umumnya berasumsi bahwa Pola yang telah ada akan berlanjut pada masa yang akan datang, sehingga peproyeksi ditekankan pada usaha mengidentifikasi pola yang sudah ada untuk membuat proyeksi pada masa yang akan datang.

3. Constancy

Membuat proyeksi pada situasi yang tidak mengalami perubahan dari waktu ke waktu sangat berbeda dengan membuat proyeksi pada situasi yang terus menerus mengalami perubahan. Dalam situasi yang stabil, metode peproyeksi kuantitatif dapat digunakan dan dilakukan pencermatan secara berkala untuk mengetahui tingkat keakuratan proyeksi.Dalam hal terjadinya perubahan situasi, haruslah metode yang diperlukan adalah metode yang mampu beradaptasi secara terus menerus agar proyeksi yang diperolah dapat mencerminkan hasilterbaik saat ini dan memberikan informasi terkini.

4. Existing Planning Procedure.

Setiap menggunakan metode proyeksi umumnya melibatkan perubahan pada prosedur perencanaan dan pengambilan keputusan. Hal ini tidaklah mudah diterapkan dalam organisasi bisnis, karena biasanya terdapat faktor resistensi (penolakan) oleh pihak tertentu. Oleh karena itu, perubahan sebaiknya dimulai dari hal-hal yang tidak jauh berbeda dengan prosedur yang sudah ada, kemudian perubahan dan perbaikan dilakukan secara bertahap.