PENTINGNYA CUSTOMER SERVICE BAGI SEKRETARIS

Bertumbuhnya dunia bisnis yang sangat pesat serta persaingan yang semakin ketat, didukung dengan bertumbuhnya generasi milenial sebagai sumber daya perusahaan yang semakin kreatif dalam membuat usaha kecil menengah dengan produk-produk alternatif yang mungkin jauh lebih terjangkau daripada harga dari industry massive, menuntut kelincahan dalam dunia profesi. Sebagai salah satu sumber daya yang layak diperhitungkan adalah profesi sekretaris. Dengan tuntutan yang semakin tajam, akan berkorelasi terhadap tugas dan tanggung jawab sekretaris di suatu perusahaan. Salah satu keahlian yang saat ini mutlak dimiliki oleh seorang sekretaris adalah kemampuan menjadi customer service yang baik. Tidak dipungkiri sebuah perusahaan harus memiliki customer service yang baik, karena merupakan salah satu senjata yang baik dalam mencapai kepuasan pelanggan, apalagi sekarang ini semakin tingginya persaingan dan keinginan pelanggan yang semakin sulit dan rumit untuk dipenuhi, sedangkan pelanggan adalah kunci sukses dari keberlangsungan dari sebuah perusahaan, sehingga harus memberikan pelayanan yang optimal baik pra maupun pasca pelayanan. Disinilah peran dari seorang customer service, perusahaan dapat mendengarkan keluhan pelanggan atas barang atau jasa yang dimiliki, serta mengetahui ekspektasi pelanggan terhadap barang atau jasa yang dimiliki.

Customer service sendiri adalah layanan yang diberikan oleh perusahaan untuk mendukung produk maupun jasa yang dibeli oleh pelanggan. Hal ini bertujuan untuk menjalin hubungan jangka panjang dengan pelanggan sebagai kelangsungan kehidupan perusahaan, juga sebagai jembatan antara perusahaan dan pelanggan dalam hal transaksi dan hal operasional lainnya. Nah customer service bukanlah pekerjaan dari departemen tertentu saja, namun tanggung jawab yang dimiliki oleh setiap karyawan di perusahaan tersebut termasuk seorang sekretaris. Bukan tidak mungkin sekretaris kadang harus berurusan dengan pelanggan, sehingga sekretaris harus memiliki kemampuan menjadi customer service yang baik. Ada beberapa skill yang harus dikuasai bila ingin menjadi customer yang baik, antara lain: menjawab pertanyaan, menjelaskan produk atau jasa yang dimiliki, menangani keluhan dan saran dari pelanggan, menangani pesanan, serta menangani tagihan dengan baik.

Menjadi customer service bukan hanya melayani pihak eksternal saja namun juga pihak internal perusahaan. Untuk apa? Untuk menjembatani sara-saran maupun keluhan-keluahan pelanggan yang telah disampaikan, dapat diteruskan kepada divisi terkait. Ini berguna agar divisi-divisi tersebut mengetahui kelemahan maupun kelebihan mereka, dan apa yang harus mereka perbaiki. Jika ada saran dari pelanggan maka mereka dapat segera membuat tindakan apa yang paling tepat dalam menanggapi saran dari pelanggan. Bagi pihak internal, customer service juga berguna untuk mempromosikan atau menyampaikan inovasi-inovasi ter-update yang dimiliki perusahaan, sehingga perusahaan akan menjembatani produk dan jaa berbaru kepada pihak eksternal.

Sekretaris harus mampu menjadi seorang customer service dengan baik yang dapat melayani pertanyaan, keluhan serta saran dari pelanggan secara sopan dan baik. pelanggan akan merasa nyaman dan mempunyai kesan baik terhadap perusahaan kita, dan mereka tidak akan ragu untuk membeli atau memakai barang maupun jasa yang kita tawarkan. Menjadi customer service yang baik bukan hanya melalui telepon saja namun juga pada saat bertatap muka secara langsung, maka dari itu ada beberapa hal yang harus diperhatikan oleh seorang sekretaris dalam menjadi seorang sekretaris, yaitu:

1.Penampilan

Penampilan bukan saja dari busana yang dikenakan, namun juga penampilan wajah, kenakanlah busana yang sopan, rapi dan bersih, gunakan riasan wajah yang tidak terlalu tebal namun membuat wajah terkesan segar bukan lemas atau kumal, dan pakailah minyak wangi agar badan menjadi harum, karena pelanggan akan merasa terganggu apabila kita memiliki bau badan serta terlihat lemas.

2.Sikap dan perilaku

Usahkan sikap dan perilaku Anda sopan dan tidak terlalu berlebihan, karena pelanggan seringkali memperhatikan hal ini, terutama dengan sikap yang menolong serta peduli terhadap kebutuhan pelanggan. Sedangkan bila kita bersikap dan berperilaku tidak sopan makan pelanggan akan memiliki kesan buruk terhadap perusahaan kita, atau malah membuahkan komplain yang merugikan perusahaan.

3.Tutur kata

Jagalah setiap kata yang diucapkan pada saat menjadi customer service, jangan sampai terlalu berlebihan atau salah memberikan informasi kepada pelanggan, karena apabila kita memberikan informasi yang salah dapat membuat pelanggan tidak percaya terhadap informasi yang kita berikan.

4.Penguasaan terhadap produk

Sebagai customer yang baik, hendaknya kita harus mengetahui secara baik produk baik berupa barang ataupun jasa yang ditawarkan oleh perusahaan, apa saja kelebihan dari produk tersebut, dan apabila pelanggan bertanya mengenai produk tersebut kita lancar dalam menjawabnya.

5.Cara berkomunikasi

Sebagai customer service, maka cara berkomunikasi sangat penting, seorang sekretaris harus dapat berbicara secara luwes dan tidak terlalu terburu-buru, Apabila calon pelanggan adalah tipe pendiam, hendaknya sekretaris lah yang harus lebih proaktif dalam memberikan informasi dan menanyakan apakah penjelasan yang diberikan sudah cukup atau belum, sebaliknya jika calon pelanggan aktif bertanya, berikan informasi yang memadai atas pertanyaan-pertanyaan yang diajukan.

Apabila terdapat komplain hendaknya ditanggapi segera namun tidak gegabah, apabila penanganan komplain tidak baik, maka akan berdampak terhadap rasa percaya pelanggan tersebut, bisa jadi pelanggan tersebut tidak akan membeli atau memakai produk dan jasa perusahaan untuk sementara bahkan tidak akan pernah menggunakan lagi, dan yang lebih parah adalah menceritakan kepada khalayak ramai atas kekecewaan mereka terhadap perusahaan tempat Anda bekerja, terlebih lagi di era komunikasi yang semakin canggih berita dapat disebarkan secara luas.

Nah maka dari itu, sangat penting bagi seorang sekretaris untuk memiliki skill menjadi customer service yang baik, karena dapat membantu menjaga nama perusahaan serta secara jangka panjang akan berpengaruh terhadap going concern perusahaan.