Pentingnya Sedikit Pengetahuan Hukum Bagi Sekretaris

Seorang pemimpin dalam melaksanakan pekerjaan mengalami kesulitan dalam membagi waktunya. Begitu banyak tugas dan deadline yang dimiliki oleh pimpinan, sehingga sebagai seorang sekretaris harus bisa back up pimpinan kita. Seorang sekretaris juga dapat membantu dalam mengatur waktu serta kegiatan yang akan dilakukan oleh pimpinan.

Dalam situasi ini, sekretaris menjadi orang pertama bagi pimpinan dan bisa menjadi tempat diskusi akan rencana-rencana yang akan dilakukan oleh pimpinan. Pimpinan juga bisa saja mendelegasikan berbagai masalah bisnis pada sekretarisnya. Dan sudah merupakan kewajiban seorang sekretaris membantu pimpinan semaksimal mungkin dan bekerja secara efisien dan professional.

Secara tidak langsung sekretaris akan menjadi gatekeeper bagi pimpinan dan menggantikan pimpinan dalam beberapa urusan yang sudah didelegasikan. Oleh karena itu, sekretaris perlu sedikit memiliki pengetahuan tentang hukum dalam dunia bisnis atau pada lingkup perusahaan tempat bekerja. Dan juga meskipun kemungkinan besar tidak tercantum secara tertulis dalam peraturan, sekretaris mempunyai tanggung jawab mengenai hukum sebagai perantara antara pimpinan dan pihak ketiga dalam melaksanakan transaksi.

Sebagai perantara, sekretaris mempunya peran menjadi wakil pimpinan untuk melaksanakan urusan bisnis dengan pihak ketiga, dari segi inilah seorang sekretaris harus mengerti sedikit tentang hukum dan juga harus bertindak secara hati-hati dan bertanggung jawab. Beberapa urusan hukum yang biasa dilakukan oleh seorang sekretaris yaitu:

1. Berhubungan Dengan Pemegang Saham Dan Komisaris

Sebagai seorang sekretaris, terutama untuk pekerjaan yang sudah didelegasikan oleh pimpinan, maka harus memastikan bahwa seluruh informasi yang terkait dengan kepentingan pemegang saham harus disimpan secara rapat dan akurat. Apabila Direksi meminta informasi dan juga untuk kepentingan pemegang saham, maka sekretaris harus siap memberikan informasi tersebut secara akurat dan juga tepat waktu. Tetapi tetap ada batasan-batasan tertentu dimana tidak semua data dipegang oleh sekretaris.

2. Pembuatan Surat Perikatan

Surat-surat perikatan perusahaan pasti mengandung unsur legal atau hukum. Hal ini merupakan tugas sekretaris untuk menyiapkan surat perikatan. Pertama yang dilakukan adalah mengkaji atas kesesuaian materi yang diminta oleh Direksi dan dibuatkan Surat Keterangan serta membuat perikatan perusahaan dengan ketentuan yang sudah berlaku. Selanjutnya memberikan saran dan masukan untuk penyempurnaan konsep surat perikatan. Lalu mereview rancanagan surat perikatan dengan pihak luar. Dari sini harus diperhatikan aspek-aspek yang ada dalam surat perikatan tersebut terutama aspek legal. Bisa melihat dari contoh-contoh surat perikatan yang sudah ada atau mencari informasi legal yang diperlukan.

3. Mengurus Perpanjangan Dokumen Perusahaan

Salah satu tugas sekretaris adalah mengontrol dokumen perusahaan. Ada beberapa dokumen legal yang digunakan untuk perizinan perusahaan antara lain Akta Pendirian, Nomor Pokok Wajib Pajak (NPWP), Tanda Daftar Perusahaan (TDP), Surat Izin Usaha Perdagangan (SIUP), Surat Keterangan Domisili Perusahaan (SKDP) dan lain sebagainya. Surat-surat perizinan tersebut ada beberapa yang mempunyai masa berlaku. Seorang sekretaris juga harus bisa mengontrol masa berlaku surat-surat tersebut. Jika dalam suatu perusahaan sudah mempunyai bagian legal sendiri, maka sekretaris hanya membantu menyiapkan data saja. Tetapi ketika diberi tanggung jawab untuk mengurus perpanjangan dokumen tersebut, maka sekretaris harus mengetahui bagaimana cara mengurus perpanjangannya.

Jika dilihat dari ruang lingkup kerjanya, banyak yang bisa dipelajari untuk menjadi seorang sekretaris. Mulai dari kepentingan administrasi sampai dengan hukum. Semoga artikel ini bermanfaat untuk menambah wawasan!