WAREHOUSE MANAGEMENT

Warehouse Management System(WMS) merupakan bagian dari Warehouse. Sebelum kita membahas lebih jauh tentang WMS, ada baiknya kita tau dulu apa itu Warehouse?

Warehouse atau pergudangan merupakan area yang berfungsi menyimpan barang untuk produksi atau hasil produksi dalam jumlah dan rentang waktu tertentu yang kemudian didistribusikan ke lokasi yang dituju berdasarkan permintaan.

Adapun kendala yang biasa dihadapi dalam pengelolaan warehouse adalah akurasi pergerakan barang dan menghitung rentang waktu barang disimpan. Sehingga pada pengaplikasiannya dibutuhkan kontrol aktivitas pergerakan barang dan dokumen untuk meningkatkan efisiensi penggunaan warehouse agar jumlah dan rentang waktu barang disimpan dalam nilai minimum atau sesuai perencanaan.

Warehouse Management System atau Sistem Manajemen Pergudangan merupakan kunci utama dalam supply chain (rantai pasok), dimana yang menjadi tujuan utama adalah mengontrol segala proses yang terjadi di dalamnya seperti shipping (pengiriman), receiving (penerimaan), putaway (penyimpanan), move (pergerakan) dan picking (pengambilan).

Paradigma baru yang terjadi sekarang ini adalah dengan integrasi proses-proses yang ada dengan menggunakan suatu teknologi seperti WiFi LAN, Radio Frequency, Biztalk, Email dan teknologi informasi lainnya. Dengan WMS, kita dapat mengontrol proses pergerakan dan penyimpanan dengan lebih baik, pemakaian space gudang dengan lebih optimal, meningkatkan efektifitas proses penerimaan dan pengiriman serta mengetahui jumlah stok dengan lebih akurat pada setiap waktu.

Dalam WMS sendiri ada beberapa konsep yang bisa digunakan yaitu FIFO (first in - first out), LIFO (last in – first out) & FEFO (first expired – first out).

FIFO (first in – first out) sering diartikan bahwa barang atau material yang pertama kali masuk ke gudang harus yang pertama kali keluar. Begitu pula sebaliknya dengan LIFO (last in – first out), berarti bahwa yang terakhir kali masuk justru harus pertama kali keluar.

Dari ketiga konsep tersebut diatas, biasanya konsep yang paling banyak digunakan adalah FIFO (first in – first out), akan tetapi untuk saat ini hampir seluruh produk akan mulai mengarah pada sistem FEFO walaupun untuk produk spare-part sekalipun. Tentu saja FEFO ini diperlukan untuk fungsi gudang yang banyak berfungsi sebagai hubungan keluar masuk dari berbagai sumber.

Beberapa keuntungan dari penggunaan sistem WMS adalah, antara lain:

1.Speed Up Handling

Penerapan WMS pada suatu pergudangan dapat mempercepat lead time proses yaitu dengan adanya proses yang dilakukan secara komputerisasi atau otomatis yang sebelumnya harus secara manual dan dilakukan banyak orang.

2.Mengoptimalkan Kapasitas Gudang

Dengan WMS kita dapat mengatur lokasi penyimpanan barang dengan optimal. Jumlah dan tipe barang yang akan masuk ke gudang akan dapat diatur penyimpanannya dengan tool yang ada dalam sistem.

3.Penerapan FIFO

Alur distribusi barang dapat dilakukan dengan baik dan sesuai dengan prisip FIFO (First In First Out), bahkan ada informasi terbaru bahwa software WMS saat ini dapat menerapkan FEFO (first expired first out).

4.Automated Data Collection

Pengumpulan data dapat dilakukan secara otomatis dengan menggunakan fasilitas radio-frequency portable data terminal (PDT) dan barcode scanner.

5.Cycle Counting

Penerapan WMS juga memberikan keuntungan dalam menghitung waktu/siklus setiap proses atau lead time. Data tersebut dibutuhkan untuk menghitung produktifitas gudang dan mempermudah upaya peningkatannya. Karena secara prinsip WMS akan mengoptimalkan tenaga kerja, mengurangi waktu proses, mengurangi proses inventory yang tidak perlu yang pada akhirnya akan meningkatkan pelayanan kita kepada customer selanjutnya.

Akan tetapi tidak bisa dipungkiri kalau di lain pihak, penerapan WMS juga tidak mudah dan tentu saja membutuhkan penggodokan yang cukup matang. Dari desain Bussiness Process sampai dengan teknis harus fix sehingga hasilnya sesuai dengan yang diinginkan.

Serta perlu diingat pula bahwa tidak setiap gudang dapat atau harus menerapkan WMS karena adakalanya suatu gudang cukup menerapkan system pergudangn yang sederhana saja, misalnya untuk gudang dengan skala kecil atau jenis unit handling yang mudah.

Selain itu, keinginan untuk berinvestasi dari perusahaan pun ikut berperan dalam penerapan WMS ini, mengingat dana investasi WMS sendiri yang terbilang cukup besar & tentunya pihak management perusahaan pun tidak ingin rugi & berakhir dengan sia-sia tanpa hasil.