Hubungan Inventory & Pergudangan

1. INVENTORI

Inventory adalah material dan persediaan yang keduanya dimiliki oleh suatu badan usaha atau institusi untuk penjualan atau persediaan masukan untuk proses produksi. Seluruh badan usaha atau institusi membutuhkan inventory dan biasanya inventory merupakan bagian yang besar dari total asset. Inventory sangat penting bagi perusahaan manufaktur secara finansial, inventory biasanya mewakili 20% sampai 60% dari total asset di dalam balance sheet.

Tujuan dasar dari inventory adalah memisahkan antara permintaan dan penawaran. Inventory bertugas sebagai penyangga/perantara antara:

• Permintaan dan penawaran;
• Permintaan pelanggan dan barang jadi;
• Barang jadi dan ketersediaan komponen;
• Persyaratan untuk suatu operasi dan output dari operasi sebelumnya;
• Bagian dan material untuk memulai produksi dan persediaan material.

Manajemen inventory adalah suatu sistem yang bertanggungjawab untuk merencanakan dan mengawasi inventory mulai dari tahap raw material sampai ke pelanggan. Agar suatu badan usaha memperoleh keuntungan yang optimum maka manajemen inventory harus bertujuan sebagai berikut:

• Pelayanan pelanggan yang maksimal;
• Biaya operasional pabrik yang rendah;
• Investasi inventory yang minimal.

Karena inventory disimpan di gudang, maka secara fisik manajemen inventory dan gudang sangat berkaitan. Dalam beberapa kasus, inventory mungkin disimpan untuk jangka waktu tertentu. Dalam situasi lain, perputaran inventory sangat cepat dan gudang berfungsi sebagai pusat distribusi.

2. PERGUDANGAN

Pergudangan adalah kesatuan komponen di dalam Supply Chain Product dan bagian-bagian dari gudang. Gudang adalah tempat yang dibebani tugas untuk menyimpan barang yang akan dipergunakan dalam produksi, sampai barang tersebut diminta sesuai jadwal produksi. Fungsi penyimpanan ini sering disebut ruang persediaan, gudang bahan baku, atau nama khusus setempat, bergantung pada jenis barang yang di simpan.

Dalam produksi, idealnya raw material sampai pada fasilitas pabrik pada saat dibutuhkan dan segera diproses, hasil dari produk harus dipabrikasi dan dirakit tanpa penundaan, dan produk yang sudah jadi harus segera dikirim ke costumer, dalam situasi ini (yang diistilahkan secara murni sebagai Just in time/JIT) hanya dibutuhkan sedikit penahan atau penyimpanan material. Dalam prakteknya, biasanya ada hubungan antara keuntungan ekonomis dengan penyimpanan material, work in process (WIP), dan barang jadi. Penyimpanan produk membuat elemen produksi bekerja lebih efisien per unit karena fixed cost/biaya tetap berhubungan dengan penggunaan elemen yang dapat menyebar pada seluruh produk, misalnya :

– penyimpanan pada truk muatan produk di fasilitas mengurangi biaya pengiriman per unit

– menyimpan barang work in process memungkinkan pengurangan biaya setup per unit dari batch/lot produksi.

Selain untuk mengurangi biaya produksi per unit, keuntungan lain adalah :

• Penghubung waktu, membuat produk tersedia ketika dibutuhkan
• Aliran material, membuat produk dapat dikumpulkan, disortir dan didistribusikan dengan efisien
• Proses, untuk beberapa produk ( misal anggur), penyimpanan dipertimbangkan sebagai proses karena produk mengalami perubahan yang dibutuhkan selama penyimpanan.
• Pengamanan, misalnya penyimpanan limbah nuklir

2.1 Fungsi Dan Aktivitas Pergudangan

Fungsi dasar dari gudang adalah penerimaan, identifikasi dan penyortiran, penyimpanan, pengambilan barang dari penyimpanan, pengumpulan pesanan, pengemasan, pengiriman, dan pemeliharaan dokumen. Fungsi gudang dibentuk berdasarkan elemen berikut :

1. Kerangka bangunan, material dapat disimpan dalam satu bagian fasilitas pabrik atau dalam struktur yang terpisah. Dalam beberapa kasus, struktur terpisah hanya terdiri dari kerangka yang ringan yang didukung oleh struktur rak penyimpanan untuk mengurangi biaya bangunan.
2. Media penyimpanan, digunakan untuk mendukung dan melindungi material dan membuat material dapat diakses. Media penyimpanan yang umum adalah rak penyimpanan, bin, dan korsel berputar.
3. Mekanisme pengangkutan, mekanisme (otomatis, semiotomatis, atau manual) digunakan untuk mengangkut muatan antara lokasi input/output dan lokasi penyimpanan. Mekanisme yang paling umum digunakan untuk rak penyimpanan adalah tipe lift truck. Dalam penyimpanan korsel, media penyimpanan itu sendiri yang berperan sebagai mekanisme pengangkutan.
4. Kebijakan penyimpanan/pencarian, menentukan letak penyimpanan untuk tiap tipe muatan.
5. Pengawasan/ kontrol, digunakan untuk mengarahkan mekanisme pengangkutan selama operasi penyimpanan dan pencarian.

Mengoperasikan suatu pergudangan melibatkan beberapa aktivitas proses, dan operasi yang efisien dari gudang bergantung pada seberapa baik aktivitas proses tersebut dilaksanakan. Berikut adalah aktivitas proses di gudang:

1. Menerima barang, gudang menerima barang dari pengangkutan luar atau dalam pabrik dan menerima tanggungjawab dari mereka/pengirim barang. Ini berarti gudang harus :
   1. Mengecek barang berdasarkan pemesanan dan bill of lading
   2. Mengecek kuantitas.
   3. Mengecek kerusakan dan isi laporan kerusakan jika dibutuhkan.
   4. Memeriksa barang jika dibutuhkan
2. Mengidentifikasi barang, item diidentifikasi dengan jumlah stock-keeping unit (SKU)dan pencatatan kuantitas yang diterima.
3. Mengirim barang ke penyimpanan, barang disortir dan diletakkan di tempatnya.
4. Simpanan Barang, barang disimpan dalam penyimpanan dan dibawah perlindungan yang baik sampai saatnya dibutuhkan.
5. Pengambilan barang, item yang dibutuhkan dari stock harus dipilih dari penyimpanan dan dibawa ke area penyusunan.
6. Penyusunan pengiriman, barang yang dibuat menjadi satu pesanan dibawa bersamaan dan diperiksa jika ada kelalaian atau error. Pencatatan pesanan selalu diperbaharui.
7. Mengirim barang ke pengiriman, pesanan dikemas, dokumen pengiriman disiapkan, dan barang dimuat di kendaraan yang tepat.
8. Mengoperasikan sistem informasi, suatu catatan harus diurus untuk tiap item dalam menunjukkan kuantitas stock di satu sisi, kuantiatas yang diterima, kuantitas yang dikeluarkan, dan lokasi dalam gudang. Sistem tersebut bisa jadi sangat simpel, bergantung pada informasi tulisan secara minimum dan memori manusia, atau merupakan sistem berbasis komputer yang sudah berpengalaman.

Dalam cara yang berbeda, semua aktivitas tersebut ada di gudang manapun. Kerumitannya bergantung pada jumlah SKU yang dipindahkan, kuantitas tiap SKU, dan jumlah pesanan yang diterima dan diisi.

2.2 Manajemen Pergudangan

Untuk memaksimalkan produktifitas dan meminimalkan biaya, manajemen gudang harus mengerjakan hal berikut :

1. Penggunaan ruang secara maksimum, biasanya biaya modal terbesar adalah untuk ruang. Ini artinya tidak hanya ruang lantai tapi juga ruang kubik karena barang disimpan dalam ruang diatas lantai dan juga diatas barangnya.
2. Penggunaan tenaga kerja dan peralatan yang efektif, peralatan pemindahan material mewakili biaya modal terbesar kedua dan tenaga kerja merupakan biaya operasi terbesar. Ada pertukaran antara dua hal tersebut yaitu biaya tenaga kerja dapat dikurangi dengan menggunakan lebih banyak peralatan pemindahan barang. Dalam manajemen pergudangan dibutuhkan untuk :
   1. Memilih gabungan terbaik antara tenaga kerja dan peralatan untuk memaksimalkan keseluruhan pelaksanaan produktifitas.
   2. Menyediakan kesiapan akses untuk semua SKU. SKU harus mudah diidentifikasi dan ditemukan. Hal ini membutuhkan sistem lokasi penyimpanan dan layout yang baik.
   3. Memindahkan barang secara efisien. Kebanyakan aktivitas yang ada di gudang adalah pemindahan material (pemindahan barang ke dalam dan keluar lokasi penyimpanan).

Barang disimpan tidak hanya di atas lantai, tapi juga dalam ruang kubik gudang. Walaupun ukuran gudang dapat digambarkan sebagai banyak kaki persegi (square feet), kapasitas gudang bergantung pada seberapa tinggi barang dapat disimpan. Ruang juga dibutuhkan untuk aisle, tempat penerimaan dan pengiriman barang, kantor, dan pengambilan serta penyusunan pesanan.

Sedangkan Aksesibilitas artinya mampu mendapatkan barang yang diinginkan dengan jumlah kerja yang minimum. Sepanjang palet terdiri dari SKU yang sama, tidak ada masalah dengan aksesibilitas, SKU dapat dicapai tanpa memindahkan produk lain. Ketika beberapa SKU disimpan di satu area, tiap produk seharusnya mudah dicapai dengan kesulitan yang minimum. Salah satu cara adalah memasang rak bertingkat sehingga lebih sedikit palet yang dapat dipindahkan tanpa mengganggu palet di atasnya. Hal ini mewakili pertukaran antara biaya modal rak dan simpanan dalam biaya pengoperasian dalam pemindahan ekstra. Apakah penambahan biaya dapat bermanfaat akan bergantung pada jumlah pemindahan dan simpanannya.