KESALAHAN YANG HARUS DIHINDARI INTERNAL AUDIT SEBELUM MENYUSUN RENCANA AUDIT

Ketika Chief Audit Executive (yang selanjutnya akan disebut CAE) menyusun audit plan, harus memikirkan dengan matang cara melakukan pekerjaan atau penugasan mereka dengan baik. Ada banyak keputusan yang harus diambil, antara lain: Bagaimana cara menilai risiko? Scope apa yang harus diaudit? Bagaimana memperoleh keahlian yang dibutuhkan untuk melaksanakan penugasan khusus? Teknologi audit apa yang harus digunakan dalam penugasan audit? Bagaimana cara membangun tim audit internal yang efektif?. Terkadang keputusan yang diambil terdapat kesalahan. Kesalahan dalam hal ini adalah kebijakan. Kebijakan yang konvensial yang dapat berasal dari saran top management atau kebijakan yang salah arah.

Terkadang terdapat nilai yang bersifat kontra-produktif didalam metode atau perilaku yang dianut oleh CAE, dimana metode ini diharapkan mampu meningkatkan pencapaian audit internal untuk perusahaan yang menjadi tanggung jawabnya. Namun metode tersebut memiliki risiko potensi kesalahan yang dilakukan beberapa auditor internal. Kesalahan yang dimaksudkan dalam hal ini bukan kesalahan yang biasa terjadi, seperti menulis laporan audit yang terlalu panjang, melakukan audit pada area yang sama setiap tahun, atau tidak berkomunikasi dengan baik dengan komite audit dan manajemen senior. Kesalahan ini menyebabkan perubahanan stigma audit internal, internal audit tidak dapat bertahan terhadap tuntutan, serta tuntutan terhadap sumber daya yang tidak sebanding dengan kinerja yang diberikan.

CAE harus meninggalkan enam kesalahan umum sebelum membuat annual audit plan, antara lain sebagai berikut :

1.Terlalu Menekankan Independensi Dan Objektivitas

Independensi dan objektivitas adalah ciri khas dari profesi audit internal. Kerangka Kerja Praktik Profesional Internasional Institut Auditor Internal (IPPF) dipenuhi dengan referensi prinsip-prinsip utama ini. Seorang Internal Audit harus memiliki independensi, karena unit ini dianggap paling netral. Di sebagian besar organisasi, audit internal bisa menerima laporan dari berbagai pihak, baik top management maupun middle management kemudian untuk dilaporkan kepada CEO atau anggota lain dari C-suite. Akan tetapi internal audit hanya menekankan independensinya kepada Dewan Direksi atau secara khusus ke komite audit dewan.

Top management mungkin meminta CAE untuk melakukan hal-hal yang penting bagi bisnis dan penggunaan sumber daya audit internal, dengan konsekuensi hal itu dapat merusak objektivitas audit internal. Dalam kebanyakan kasus, auditor internal yang baik, seharusnya dapat mempertahankan tingkat objektivitas yang wajar dan secara profesional mampu mempertimbangkan hal-hal penting yang meningkatkan keahliannya. Selain itu, seorang internal audit harus secara maksimal melindungi kemampuannya untuk tetap bersikap objektif. Hal ini tentunya akan menjadi nilai tambah bagi organisasi untuk lebih berkembang.

2.Berambisi Menyelesaikan Seluruh Rencana Audit

Beberapa pemimpin C-suite dan anggota komite audit menaruh ekspektasi bahwa setelah menyetujui rencana audit, audit internal harus menyelesaikannya secara penuh tanpa pengecualian, biasanya dalam waktu satu tahun. Namun, para pemimpin audit internal yang cerdas tahu bahwa harapan seperti itu tidak mudah dicapai. Jika mereka ingin mencapai, maka harus gesit dan responsif terhadap perubahan kebutuhan perusahaan yang bersifat dinamis. Namun jangan sampai tuntutan ini pada akhirnya membuat seorang internal audit menjadi terlalu ambisius, seharusnya tetap harus memperhatikan situasi dan risiko yang bisa berubah, pergeseran prioritas, munculnya penugasan khusus, serta munculnya kasus yang mengarah pada fraud.

Penting untuk mendidik C-suite dan anggota komite audit tentang pentingnya fleksibelitas dan responsibilitas terhadap perubahan kebutuhan organisasi. CAE dapat memiliki kerangka kerja umum untuk proyek yang dapat digaransikan selesai pada tahun depan dan menetapkan rencana yang lebih kuat setiap tiga bulan.

Juga, jangan lupa terlibat dalam pekerjaan penting seperti menjadi penasihat dan inisiator perubahan di seluruh organisasi. Proyek konsultasi ini mungkin lebih penting daripada proyek-proyek tahunan yang direncanakan sebelumnya. Pada akhirnya, mencoba untuk menyelesaikan seluruh rencana audit mungkin tidak dapat dicapai atau bahkan tidak disarankan.

3.Penyalahgunaan Co-Sourcing Dan Outsourcing

Tidak ada fungsi audit internal yang sempurna, yang memiliki seluruh sumber daya yang mumpuni dalam skills dan kompeten yang dibutuhkan untuk pelaksanakan audit plan yang terus mengalamiperubahan dan perkembangan serta memiliki tingkat risiko tinggi. Untuk mengantisipasinya, harus mendatangkan tenaga ahli.

Akan lebih baik CAE memutuskan untuk berinvestasi dalam beberapa kemitraan strategis dengan pihak ketiga yang selaras dengan hubungan jangka panjang dan mereka hanya akan menjanjikan apa yang sebenarnya dapat mereka lakukan.

Lebih buruk lagi ketika beberapa fungsi audit internal audit outsourcing bekerja sepenuhnya. Dalam skenario ini, tim audit internal tidak mempelajari apa pun tentang area audit tertentu. Sehingga tidak ada transfer pengetahuan yang dihasilkan, ini menyebabkan internal audit tidak dapat belajar dari keahlian mereka. Anda mungkin merasa telah memberdayakan tenaga ahli tersebut, namun sebenarnya tanggung jawab atas pekerjaan tersebut masih ada pada pihak kita.

4.Terlalu Banyak Penekanan Pada Kepatuhan Terhadap Standar Praktik Profesional

Banyak yang menganggap kesesuaian dengan Standar Praktik Profesional IIA sebagai standar pencapaian yang rendah, terutama bagi fungsi audit internal yang lebih besar, namun beberapa menganggap pencapaian kepatuhan secara penuh adalah sebuah tantangan, terutama fungsi audit internal yang lebih kecil.

Standar dikembangkan untuk menjadi prinsip, jadi ada banyak cara audit internal untuk dapat mencapai kesesuaian. Meskipun terdapat sedikit keraguan bahwa mengejar pencapaian di semua Standar akan membantu fungsi audit internal menjadi lebih baik, namun hal itu tidak serta merta membuat internal audit menjadi hebat. Dan, yang terpenting, departemen lain di luar audit internal tidak perduli dengan Standar atau kesesuaian audit internal yang Anda gunakan.

5.Berpikir bahwa Anda sedang melakukan “audit berbasis risiko”

Saya sering mendengarkan orang menggunakan istilah "berbasis risiko". Memang terdengar menarik karena itu hampir semua orang menggunakan istilah ini, namun apakah kita benar-benar tahu artinya?

Risiko adalah apa yang kita definisikan, kita bisa melihat risiko dengan sudut pandang yang berbeda. Jadi, sesuatu yang dilakukan berdasarkan risiko (atau "berbasis risiko") hanya seakurat dari perspektif risiko seperti kualitas analisis kita, pemahaman kita tentang situasi, dan kemampuan kita untuk mengelola bias kita secara kognitif.

6.Menjaga Audit Berkelanjutan Dan Sistem Pemantauan Berkelanjutan

Ada pendapat yang mengatakan bahwa sebuah organisasi yang dijalankan dengan baik tidak memerlukan audit internal. Bagi departemen diluar internal audit, mereka merasa semua pekerjaan sudah dilakukan secara baik dan sesuai aturan yang berlaku, tidak ada masalah yang timbul didalamnya. Namun hal tersebut, tidak relevan bagi seorang internal audit karena top manajemen membutuhkan perspektif yang berbeda dengan meminta internal audit melakukan pemeriksaan.

Apa hubungannya dengan audit berkelanjutan dan pemantauan berkelanjutan?

Dari hasil pemeriksaan audit internal, departemen yang diperiksa harus mampu secara mandiri untuk melakukan pemantauan secara berkelanjutan sesuai rekomendasi pemeriksaan. Internal Audit juga harus memberikan kepercayaan penuh kepada mereka untuk melakukan hal tersebut.

Jadi, atas enam point kesalahan yang umumnya dilakukan oleh CAE yang telah dibahas diatas adalah hal penting yang harus kita pegang, namun tidak satupun dari enam point tersebut yang dapat mengalahkan kebutuhan dasar audit internal yaitu untuk menambah nilai bagi organisasi. Top Manajemen seharusnya tidak perlu terlalu menekan CAE dengan pikiran yang kaku. CAE harus lebih bijaksana dan fleksibel dalam menerima permintaan top manajemen dalam penyusunan rencana audit.