KETAHUI PENGELOLAAN SISTEM PEKERJAAN JARAK JAUH ANDA

Menanggapi ketidakpastian ditengah pandemi Covid-19, banyak perusahaan dan instansi pendidikan yang telah meminta karyawan, murid dan mahasiswa mereka untuk bekerja dan belajar dari jarak jauh. Sehingga, seluruh kegiatan yang memungkinkan untuk bertatap muka secara langsung akan dilakukan semuanya dari rumah, didukung kebijakan pemerintah yang mengharuskan untuk tetap dirumah.Meskipun beberapa perusahaan di Jakarta sudah terbiasa dengan fleksibilitas jam kerja dan setidaknya sebagian waktu bekerja mereka dilakukan dari rumah namun, adanya pandemi ini membuat munculnya kebijaksanaan baru yang membuat banyak karyawan - dan manajer mereka - bekerja di luar kantor dan berpisah satu sama lain.

Meskipun sebelumnya dalam menetapkan kebijakan terlihat baik-baik saja namun, pada saat krisis atau keadaan yang berubah dengan cepat, tingkat persiapan ini mungkin kurang efektif diterapkan. Tentunya, harus ada langkah spesifik, berbasis penelitian yang dapat diambil manajemen tanpa upaya besar untuk meningkatkan keterlibatan dan produktivitas karyawan jarak jauh, bahkan ketika hanya ada sedikit waktu untuk mempersiapkan.

Tantangan dari Pekerjaan Jarak Jauh

Untuk memulainya, manajemen perlu memahami faktor-faktor yang dapat membuat pekerjaan jarak jauh berjalan layaknya dengan pekerjaan biasanya dengan bertatapan langsung. Jika tidak, karyawan yang produktivitasnya tinggi dapat mengalami penurunan keterlibatan kerja ketika mereka mulai bekerja dari jarak jauh, terutama karena tidak adanya persiapan dan pelatihan. Tantangan yang melekat dalam pekerjaan jarak jauh meliputi:

1.Kurangnya pengawasan tatap muka: Adanya jarak yang membatasi atasan dengan karyawan tentu memerlukan pengawasan akan kerja karyawan. Atasan akan khawatir bahwa karyawan tidak akan bekerja sekeras atau seefisien seperti dikantor (karena jika dikantor diawasi langsung dengan atasan). Banyak karyawan di sisi lain, berjuang dengan kurangnya akses komunikasi dengan atasan. Dalam beberapa kasus, karyawan merasa bahwa atasan, saat jarak jauh tidak terhubung dengan kebutuhan mereka dan karenanya karyawan merasa kurang mendukung atau membantu dalam menyelesaikan pekerjaan mereka.

2.Kurangnya akses ke informasi: Pekerjaan jarak jauh yang baru sering dikejutkan upaya tambahan yang dibutuhkan untuk mencari informasi dari rekan kerja. Bahkan untuk dapat berdiskusi untuk menentukan sebuah tindakan akan menjadi hambatan besar saat bekerja dirumah. Fenomena ini melampaui pekerjaan utama seorang karyawan, karena berhubungan dengan tugas hingga tantangan antarpribadi yang dapat muncul di antara rekan kerja yang jauh. Misalnya, jika karyawan mengetahui bahwa teman kantornya sedang mengalami hari yang berat, seorang karyawan akan melihat chat atau email dari temannya sebagai suatu curahan hati dari stres. Namun, jika menerima chat atau email ini dari rekan kerja dengan jarak jauh, tanpa memahami keadaan mereka saat ini, akan sulit bagi karyawan untuk dapat merespon dengan baik sebagai profesional rekan kerja.

3.Isolasi sosial: Kesendirian adalah salah satu keluhan paling umum tentang pekerjaan jarak jauh, dengan karyawan kehilangan interaksi sosial informal di lingkungan kantor. Diperkirakan bahwa karyawan dengan kepribadian ekstrovert mungkin menderita isolasi dalam jangka pendek, terutama jika mereka tidak memiliki kesempatan untuk terhubung dengan orang lain di lingkungan kerja jarak jauh mereka. Namun, selama periode waktu yang lebih lama isolasi dapat menyebabkan karyawan merasa kurang memiliki organisasi atau loyalitas, dan bahkan dapat mengakibatkan peningkatan niat untuk meninggalkan perusahaan.

4.Gangguan di rumah: Ketika bekerja dirumah kita juga akan berada dilingkungan dimana kegiatan dirumah berjalan dengan semestinya seperti, melihat ibu memasak, adik yang sedang belajar dirumah dan lainnya. Bahkan, ini adalah representasi mengerikan dari kerja virtual yang efektif. Namun, dalam kasus transisi mendadak ke pekerjaan virtual, ada peluang yang jauh lebih besar bahwa karyawan akan bersaing dengan ruang kerja yang kurang optimal dan (dalam hal penutupan sekolah dan tempat penitipan anak) tanggung jawab pengasuhan yang tidak terduga. Bahkan dalam keadaan normal tuntutan keluarga dan rumah dapat mengganggu pekerjaan jarak jauh.

Bagaimana Manajemen Dapat Mendukung Karyawan Jarak Jauh

Meski pekerjaan jarak jauh bisa penuh dengan tantangan, ada juga hal-hal yang relatif cepat dan murah yang dapat dilakukan manajemen untuk memudahkan transisi. Tindakan yang dapat diambil hari ini meliputi:

1.Buat check-in harian terstruktur: Beberapa pekerjaan jarak jauh yang sukses melakukan panggilan harian antara atasan dengan karyawan jarak jauh mereka. Ini bisa berupa serangkaian panggilan satu-satu atau panggilan tim jika pekerjaan mereka sangat kolaboratif. Fitur penting adalah bahwa panggilan itu teratur dan dapat diprediksi bahwa, mereka mengetahui keberadaannya didalam sebuah forum yang dapat memudahkan mereka dapat berkonsultasi dengan atasan secara langsung, sehingga kekhawatiran dan pertanyaan mereka akan didengar dan direspon langsung.

2.Berikan beberapa opsi teknologi komunikasi yang berbeda: Email saja tidak cukup. Pekerja jarak jauh mendapat manfaat dari memiliki teknologi "lebih kaya", seperti konferensi video, yang memberikan karyawan banyak isyarat visual yang akan mereka miliki jika mereka berhadapan muka. Konferensi video memiliki banyak keuntungan, terutama untuk kelompok yang lebih kecil. Isyarat visual memungkinkan peningkatan tentang rekan kerja dan juga membantu mengurangi isolasi di antara tim. Video juga sangat berguna untuk percakapan yang kompleks atau sensitif, karena terasa lebih pribadi daripada komunikasi tertulis atau audio saja.

Ada keadaan lain ketika koordinasi kerja lebih penting daripada detail visual. Untuk situasi ini, sediakan fungsionalitas perpesanan individu yang dimungkinkan untuk seluler (seperti Google Hangouts, Zoom, Microsoft Teams, dll.) Yang dapat digunakan untuk percakapan yang lebih sederhana dan kurang formal, serta komunikasi yang sensitif terhadap waktu.