MEKANISME KERJA EFEKTIF PADA MASA PHYSICAL DISTANCING

Sudah lebih dari satu bulan yang lalu sejak Presiden Joko Widodo di Istana Kepresidenan, Jakarta, Senin (2/3/2020) pagi mengumumkan secara resmi bahwa ada dua orang warganya terjangkit Covid-19, dan hingga kini pasien akibat terjangkit covid-19 di Indonesia jumlahnya terus bertambah.

Kondisi ini membuat seluruh masyarakat di Tanah Air wajib waspada, dan tentunya berbagai upaya pemerintah telah dan sedang dilakukan dalam rangka upaya menekan penyebarannya. Salah satunya yang gencar dicanangkan adalah himbauan untuk menjaga jarak (Physical Distancing).

Segenap elemen masyarakat, tidak terkecuali para pelaku bisnis harus mengarahkan focus dan pemikirannya pada dua aspek utama, yakni dari aspek kesehatan maupun operasional bisnis. Hal ini dilakukan guna melakukan langkah antisipasi agar tidak terjangkit virus dan bagaimana cara dapat mempertahankan stabilitas perusahaan untuk bertahan dalam menghadapi kondisi yang penuh ketidakpastian ini.

Memang tidak mudah mempertahankan engagement karyawan pada saat-saat seperti ini. Para pelaku bisnis, mengkhawatirkan bagaimana operasional bisnis tetap dapat berjalan, setiap karyawan bisa bekerja dengan tetap menjaga keselamatan, bisa mempertahankan keuangan perusahaan sehingga tidak melakukan PHK, dan memikirkan bagaimana bisa membayar gaji karyawan. Banyak pimpinan perusahaan yang mengeluhkan sulitnya mengendalikan perusahaan yang ibarat kapal sedang diterpa badai, dan karyawan terasa kocar-kacir, sehingga bisa saja tanpa disadari memberikan pressure yang sangat tinggi kepada para karyawannya.

Tentu saja hal ini menjadi sumber stres dalam kehidupan seseorang yang menjalani. Meski pada dasarnya, stres merupakan kondisi yang pada level tertentu justru akan membuat kita bersemangat. Akan tetapi, pada level tertentu akan membuat bosan, khawatir, dan tertekan.

Karyawan yang memiliki kepedulian dengan perusahaan akan mengerti kondisi perusahaan yang sedang mengalami kesulitan. Mereka akan tetap focus memberikan kontribusinya. Namun, tidak semua karyawan memiliki inisiatif untuk memperjuangkan nasib perusahaannya. Seluruh anggota team pasti juga menyadari betapa gentingnya situasi. Mereka pun bersiap-siap untuk menghadapi kemungkinan terburuk yang akan terjadi. Namun bilamana mereka merasa bahwa pemimpin tidak sepenuhnya transparan, anggota tim tidak bisa mengambil ancang-ancang untuk berantisipasi. Sikap yang tulus dan empatik terhadap seluruh anggota team juga sangat penting, di saat semua orang mengalami ketakutan akan masa depan yang serba tidak jelas ini. Oleh karena itu perlu dibentuk sebuah aturan main atau mekanisme yang bisa menjembatani ini semua untuk membangun rasa aman dan kepercayaan satu dengan yang lainnya, karena kita semua pasti setuju bahwa sikap jujur dan transparan akan sangat membantu dan mutlak diperlukan dalam situasi krisis seperti ini.

Ada berbagai macam mekanisme yang diberlakukan diperusahaan dalam rangka menjalankan physical distancing. Diantaranya:

a.Mengkomunikasikan tugas, dan kewajiban yang harus dicapai oleh karyawan, misalnya perihal pengaturan kehadiran/ absensi karyawan, ataupun target ataupun report kerja harian dan mingguan tentang hal-hal yang perlu dicapai, lengkap dengan system monitor dan pemantauannya.

b.Mensosialisasikan mekanisme/ aturan main, terkait hal-hal yang harus dipenuhi serta konsekuensinya. Selain itu perlu juga menyampaikan mekanisme imbal jasa/ gaji yang diterima semasa berlakunya physical distancing ini.

c.Dalam situasi ketidakpastian cukup mudah bagi pemimpin untuk mengabaikan rasa takut dan stress yang dialami oleh anggota teamnya. Situasi isolasi ini membuat emosi saling menguatkan baik dari atasan ke bawahan maupun dari sesama rekan menjadi minim dan sulit dilakukan. Padahal hal ini sangat penting untuk membuat kita semua bisa memiliki energi untuk bangkit kembali. Oleh karena itu seni untuk mengelola manusia tetap menjadi hal yang utama dan penting untuk dilakukan.

d.Membuat jalur komunikasi melalui platform tertentu, misalnya: email, whatsapp group, dll sehingga memudahkan dalam komunikasi dan koordinasi. Budaya online diupayakan untuk memastikan agar kegiatan tetap berjalan, perlu juga didesain agar melibatkan emosi sehingga komunikasi, spirit dan olah rasa tetap bisa tersambung melalui beragam platform digital yang ada.

e.Fieldwork atau meeting dapat dilakukan secara online melalui media / platform tertentu

f.Memperhatikan ketersediaan data yang diperlukan, misalnya dengan penyediaan server- cloud sehingga setiap karyawan yang membutuhkan data dapat mengaksesnya, tentunya dengan pengaturan dan mekanisme tertentu.

g.Memperhatikan keamanan data. Keamanan menjadi salah satu isu yang perlu diperhatikan ketika work from home. Data yang penting dan tidak disarankan untuk dikirim menggunakan jaringan biasa harus diperhatikan dan disosialisasikan. Untuk melakukan proteksi keamanan lebih, perlu menggunakan layanan keaman dengan VPN yang memungkinkan untuk membuat saluran aman dalam jaringan public, sehingga tidak ada yang bisa mengaksesnya kecuali hanya pengirim dan penerima saja.

h. Shared Authority. Dalam situasi yang serba tak jelas ini, sebenarnya tidak ada seorang pun yang memiliki solusi yang pasti. Tidak juga pemimpin yang biasanya menjadi sandaran bagi anggota teamnya untuk membuat keputusan. Apalagi dalam situasi perubahan yang serba cepat ini. Karenanya organisasi perlu membuat setiap individu di dalamnya berani untuk mengambil tindakan yang mereka anggap perlu yang dapat mempertahankan kelangsungan organisasi. Setiap individu karenanya perlu berpartisipasi, berkontribusi baik secara pikiran maupun emosi. Sebaliknya, pemimpin pun perlu senantiasa membuka telinga dan hatinya, siap untuk berubah berdasarkan masukan yang diberikan oleh mereka yang berada di garis depan.

i.Tidak semua jenis pekerjaan dapat dilakukan dari rumah sehingga perlu mekanisme shift. Untuk itu perusahaan tetap perlu menjaga lingkungan kerja tetap bersih dan aman, yakni dengan berbagai upaya seperti pengecekan suhu tubuh bagi karyawan dan non karyawan (tenaga pendukung dan tamu perusahaan), pembersihan dan penyemprotan disinfektan