PENTINGNYA PEMAHAMAN BAHASA KORESPONDENSI UNTUK PROFESI SEKRETARIS

Dalam kehidupan sehari-hari pasti kita sering mendengar istilah korespondensi, baik di lingkup dunia kerja, organisasi maupun pemerintahaan. Korespondensi menjadi hal pokok dalam hubungan antar pribadi, golongan maupun instansi untuk menyampaikan suatu hal yang penting baik secara tertulis maupun secara elektronik yang biasanya kita gunakan melalui email. Namun tahukah Anda, apa arti sebenarnya dari korespondensi?

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia, korespondensi bisa diartikan sebagai perihal surat-menyurat. Mungkin kita yang berprofesi sebagai sekretaris sudah biasa atau bahkan sering menggunakan dan melihat surat, baik dalam bentuk formal ataupun non-formal. Dalam lingkup perusahaan atau kantor atau organisasi, korespondensi bisa dibagi menjadi dua, yaitu korespondensi eksternal dan korespondensi internal. Korespondensi eksternal merupakan hubungan surat-menyurat yang dilakukan perusahaan atau bagian-bagiannya dengan pihak atau perusahaan luar. Sementara, korespondensi internal adalah hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang dalam suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang. Tidak bisa kita pungkiri bahwa surat merupakan salah satu alat komunikasi yang sering kita gunakan di perkantoran dan organisasi. Aktivitas berkorespondensi tidak hanya dilakukan oleh golongan para sekretaris dan pegawai yang khusus bertugas di bidang administrasi dalam instansi pemerintah maupun swasta. Namun yang menjadi permasalahannya adalah sering terjadi kesalahan-kesalahan dalam proses korespondensi baik dari segi bahasa, form(bentuk), isi, penulisan dan masih banyak lagi kesalahan yang terjadi dalam proses berkorespondensi. Maka dari itu kegiatan berkorespondensi bukanlah suatu kegiatan yang mudah. Namun surat sendiri memiliki banyak fungsi, di antaranya, sebagai penyampai pesan, sebagai bukti tertulis, sebagai pedoman atau dasar bertindak, sebagai alat untuk mengingat, sebagai dokumen historis dari suatu kegiatan, hingga sebagai keterangan keamanan.

Meski saat ini perkembangan teknologi semakin pesat sehingga komunikasi lebih banyak digunakan melalui jalur digital, namun keberadaan surat tetap dianggap penting. Surat terutama digunakan untuk keperluan-keperluan yang bersifat formal, di antaranya mengurus dokumen hingga mengurus pernyataan dan perjanjian. Untuk menyusun surat yang baik, sekretaris harus memiliki pedoman surat menyurat yang harus di perhatikan yaitu:

1.Menetapkan lebih dahulu maksud surat, yaitu pokok pembicaraan yang ingin disampaikan kepada penerima surat, apakah itu berupa pemberitahuan, pernyataan, pertanyaan, permintaan, laporan atau hal lain.

2.Menetapkan urutan masalah yang akan dituliskan.

3.Merumuskan pokok pembicaraan itu satu persatu secara runtut, logis, teratur dengan menggunakan kalimat dan ungkapan yang menarik, sopan, dan mudah ditangkap pembaca.

4.Menghindarkan sejauh mungkin penggunaan singkatan kata atau akronim, lebih-lebih yang tidak biasa atau singkatan bentuk sendiri.

5.Memperhatikan dan menguasai bentuk surat dan penulisan bagian-bagiannya.

6.Mengikuti pedoman penulisan ejaan dan tanda baca sebagaimana digariskan oleh Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia Yang Disempurnakan dan Pedoman Pembentukan Istilah dalam Bahasa Indonesia.

Berdasarkan uraian diatas telah kita ketahui betapa pentingnya korespondensi untuk sekretaris dalam menunjang aktifitas surat menyurat, berikut ini adalah beberapa hal yang perlu kita pahami yang berkaitan dengan bahasa yang digunakan dalam korespondensi harus memenuhi persyaratan sebagai berikut :

1.Bahasa baku.

2. Bahasa jelas atau tidak bermakna ganda.

3.Lugas, tidak banyak basa-basi.

4.Efektif dan efisien.

5.Bahasa padu, tiap gagasan dituangkan dalam 1 paragraf. Paragaraf yang baik mengandung kesatuan isi, kepaduan kalimat dan pengembangan gagasan pokok.

6. Bernalar.

7.Memiliki bahasa yang menarik, kosa kata tepat, menghindari pengungkapan secara langsung hal-hal yang tidak menyenangkan.

Banyak orang kurang memahami pemakaian bahasa "baku". Mereka beranggapan bahasa yang baku selalu bersifat kaku, tidak lazim digunakan sehari-hari, atau bahasa yang hanya terdapat di buku. Mereka berpendirian bahwa kita cukup menggunakan bahasa yang komunikatif yang mudah dipahami. Mereka beranggapan bahwa penggunaan bahasa baku mengakibatkan bahasa yang kurang komunikatif dan sulit dipahami. Ragam bahasa baku akan menuntun pembacanya ke arah cara berpikir yang bernalar, jernih, dan masuk akal. Bahasa baku adalah ragam bahasa yang cara pengucapan dan penulisannya sesuai dengan kaidah-kaidah standar. Kaidah standar dapat berupa pedoman ejaan (EYD), tata bahasa baku, dan kamus umum. Sebaliknya, bahasa tidak baku adalah ragam bahasa yang cara pengucapan atau penulisannya tidak memenuhi kaidah-kaidah sandar tersebut.

Penggunaan ragam bahasa baku dan tidak baku berkaitan dengan situasi dan kondisi pemakaiannya. Ragam bahasa baku biasanya digunakan dalam situasi resmi, seperti acara seminar, pidato, dan lain-lain. Adapun ragam bahasa tidak baku umumnya digunakan dalam komunikasi sehari-hari yang tidak bersifat resmi.

Pemahaman Bahasa korespondensi sangatlah penting untuk profesi sekretaris dalam membuat surat menyurat karena surat yang kita kirimkan akan mencerminkan citra diri dan kepribadian kita. Ketikan dan bahasa yang kita gunakan akan memberikan kesan bahwa penulis surat itu atau orang yang menandatangani surat itu adalah seorang yang teliti dan efisien karena surat resmi harus bisa menampilkan ketelitian dan keprofesionalan pengirimnya.