Inventory Management For Business Purpose

Gudang ialah suatu ruangan yang biasanya dipergunakan untuk menyimpan barang yang umumnya dalam jumlah besar dan pada umumnya dimiliki oleh perusahaan yang ada di bidang manufacture. Jenis barang yang disimpan dalam gudang sangatlah beragam, namun biasanya yang disimpan di dalam sana berupa bahan baku atau pun persediaan barang dagangan. Gudang sebenarnya merupakan bagian dari kegiatan logistik yang fungsinya tidak hanya sebatas sebagai tempat penyimpanan saja, namun ada hal penting lainnya seperti berikut ini:

Fungsi Gudang Dalam Perusahaan atau Bisnis

Pentingnya gudang dalam keberlangsungan usaha memang tidak bisa disepelekan. Meski tidak memiliki bangunan untuk gudang sendiri, beberapa perusahaan rela menyewa suatu tempat untuk dijadikan gudang penyimpanan.

Pentingnya Aktivitas Manajemen Gudang Untuk Kemajuan Perusahaan

Tidak dapat dipungkiri persediaan merupakan unsur pembangun neraca keuangan anda, sehingga dengan management gudang yang salah maka persediaan anda akan banyak menimbulkan kerugian bagi perusahaan, itulah kenapa manajemen gudang menjadi salah satu aspek penting dalam menjalankan usaha. Gudang sebenarnya bukanlah urusan stok belaka, namun juga bisa merambat ke manajemen lain termasuk manajemen keuangan suatu perusahaan. Manajemen gudang yang baik secara tidak langsung bisa membantu menekan biaya produksi. Ketika biaya produksi bisa ditekan maka profit yang dihasilkan juga bisa ditingkatkan.

Berikut ini adalah beberapa hal yang bisa diperoleh oleh perusahaan jika manajemen gudang dilakukan dengan tepat :

1.Mengurangi Resiko Kerugian

Dengan adanya manajemen gudang yang baik, maka Anda turut mengurangi risiko kerugian yang mungkin terjadi di masa depan. Resiko kerugian yang dimaksud ialah seperti kerusakan barang dagangan yang disimpan terlalu lama hingga pengurangan biaya logistik. Gudang yang notabenenya sebagai tempat transit, distribusi dan terminal konsolidasi, bisa dimanfaatkan dengan baik sesuai fungsinya jika manajemen gudang dilakukan dengan benar.

2.Mampu Memenuhi Permintaan Lebih Cepat

Dengan sistem manajemen gudang yang baik, maka perusahaan dapat memenuhi permintaan klien lebih cepat. Permintaan yang sifatnya mendadak pun bisa dipenuhi jika gudang diatur dengan sebaik-baiknya. Pengiriman barang serta pemeriksaan atau penyortiran barang juga bisa dilakukan lebih cepat jika perusahaan memiliki manajemen gudang yang baik.

3.Dapat Menyajikan Informasi Stok Secara Real Time

Manajemen gudang juga mendorong penyajian informasi stok secara real time. Anda bisa mengetahui jumlah stok, berapa stok yang mengalami kerusakan dan berapa jumlah unit yang masih dalam proses hingga yang sudah jadi. Anda mampu memperhitungkan biaya lebih mendetail dan sesuai dengan data dilapangan. Hal ini tentu memudahkan Anda dalam menyusun dan membaca laporan terkait.

4.Mampu Menentukan Inventori dan Re-Order Lebih Tepat

Pengelolaan gudang yang tepat juga bisa membantu perusahaan dalam menentukan kapan harus melakukan re-order atas persediaan. Sistem manajemen gudang mampu mengestimasikan lebih tepat mengenai seberapa besar stok barang yang diperlukan. Dengan begitu perusahaan tidak akan mengalami kekurangan maupun kelebihan stok dikemudian hari. Dengan begini maka tak hanya manajemen inventori saja yang terjaga, namun kondisi keuangan perusahaan juga ikut terselamatkan karena mampu menghindari pengeluaran dana yang berlebihan untuk pembelian inventory.

5.Sebagai Bahan Pertimbangan Dalam Mengambil Kebijakan Perusahaan

Informasi terkait gudang juga diperlukan untuk mengambil kebijakan dalam perusahaan khususnya dalam hal produksi dan logistik. Informasi gudang dibutuhkan untuk menetapkan harga pokok penjualan yang nantinya digunakan untuk memperhitungkan untung rugi yang diperoleh perusahaan. Data gudang juga diperlukan sebagai pembanding dengan data sebelumnya demi mengambil kebijakan perusahaan yang tepat.

6.Mengurangi Kecurangan yang Mungkin Terjadi

Manajemen gudang juga diperlukan untuk mengidentifikasi kecurangan dan kelalaian yang mungkin terjadi pada perusahaan. Manajemen gudang bisa dijadikan sebagai bentuk pengawasan, kontroling dan perencanaan persediaan barang yang ada.

Bagaimana Cara Membangun Manajemen Gudang yang Benar?

Tanpa mengesampingkan manajemen keuangan, artikel ini dibuat agar perusahaan semakin aware terhadap pentingnya mengelola gudang dengan benar. Manajemen gudang yang baik tidak hanya tergantung pada budgeting control atas inventory namun juga pemeliharaan persediaan itu sendiri.

Ini artinya bagaimana menyimpan persediaan sangat perlu diperhatikan bukan hanya mengatur berapa persediaan yang perlu dibeli atau diproduksi saja. Berikut langkah-langkah yang bisa Anda lakukan untuk membangun manajemen gudang yang baik dan benar dibawah ini :

1.Persiapkan Data Barang yang Perlu Disimpan

Langkah pertama yang perlu Anda lakukan untuk membangun manajemen gudang yang benar ialah mempersiapkan terlebih dahulu persediaan apa saja yang nantinya akan disimpan di gudang. Dengan mempersiapkan data persediaan seakurat mungkin Anda bisa memperhitungkan seberapa besar bangunan yang dibutuhkan untuk tempat penyimpanan.

2.Tentukan Lokasi Gudang

Selanjutnya Anda perlu menentukan lokasi bangunan yang nantinya dijadikan lokasi penyimpanan. Lokasi gudang haruslah mudah untuk diakses dan memiliki area parkir yang lapang sehingga kendaraan bisa keluar masuk dengan mudah. Lokasi gudang sebaiknya dekat dengan kantor sehingga mudah untuk dilakukan audit oleh pihak yang berkepentingan.

3.Atur Tata Letak Persediaan

Tak berhenti di situ saja, tapi juga memerlukan pengaturan tata letak persediaan untuk mempermudah perhitungan dan pencarian barang di kemudian hari. Pahami karakter produk sehingga penyimpanannya juga akan lebih tepat. Persediaan produk bisa disusun berdasarkan mereknya ataupun jenis produk itu sendiri. Kategori dan ukuran persediaan juga mempengaruhi tata letak penyimpanan produk tersebut. Tidak lupa juga, atur suhu gudang agar tidak terlalu lembap maupun terlalu kering yang bisa berdampak pada kondisi persediaan barang yang disimpan.

4.Buat Forecast Untuk Schedule Inventory

Setelah pendataan dan peletakan persediaan barang sudah beres dilanjutkan dengan membuat forecast persediaannya dalam periode yang dibutuhkan dan dilanjutkan dengan membuat schedule inventori. Jadwal persediaan ini akan menentukan kapan sebaiknya Anda melakukan pembelian persediaan. Adanya informasi forecast persediaan dan jadwal inventori ini akan memudahkan Anda dalam menghitung budgeting persediaan dalam periode tertentu.

5.Gunakan Software Inventory

Pengelolaan barang tidak bisa dianggap sepele. Apalagi di era yang super canggih seperti saat ini dibutuhkan informasi yang cepat dan akurat. Untuk memenuhi kebutuhan tersebut dirancanglah software inventory yang mampu mengontrol persediaan gudang yang dimiliki. Penggunaan software inventory juga mengurangi resiko human error saat meng-input data maupun pengawasan. Selain itu software inventory juga mampu memberikan informasi yang real time dan lebih cepat dalam menyajikan laporan.

6.Lakukan penghitungan fisik secara periodic.

Lakukan perhitungan fisik dan bandingkan dengan pencatatan perusahaan, hal ini membantu perusahaan untuk mendeteksi adanya kesalahan manajemen inventory maupun adanya tindakan fraud pada perusahaan anda. Penghitungan fisik perlu dilakukan secara rutin dan periodic untuk menghindari keterlambatan pendekteksian masalah di gudang, sehingga kerugian yang dialami perusahaan tidak semakin besar, dan dapat diatasi dengan segera.