Pentingnya Manajemen Pengadaan Dalam Proses Bisnis Suatu Perusahaan

Proses pengadaan dalam suatu perusahaan dapat dilakukan pengadaan dari dalam negeri maupun luar negeri. Dalam perusahaan tertentu, khususnya perusahaan manufaktur, aktivitaspengadaanbahanbaku untuk tiap-tiap departemen sangatberpengaruhterhadap kelancaranproses produksi. Disinilahperan DepartemanPengadaandituntut harusmampu memberikan kontribusi optimum kepada manajemen perusahaan sebagai bagian penting dalamorganisasiyang memainkanperanpenting dalamupayamencapaitargetproduksiyang di tetapkanmanajemen. Departemen Pengadaan (Procurement/Purchasing Department) dituntut mampu menerapkan manajemen pengadaan secara efektif dan benar.

Manajemen pengadaanadalah suatucaraatau tindakandi dalamupayapengadaandan pengolahanmaterialyang meliputiproses: pemesananmaterialatau orderdanforecasting, pemilihanperusahaansupplier, pengendalian persediaan,kalkulasidanpenetapanharga serta usaha-usahayang dapatdilakukanuntuk menekan biaya-biaya

Fungsipengadaan adalah menyediakan sejumlahbahanbaku sesuaidengankebutuhan produksi.Bahanbakuharus tersediadalamjumlah yangcukupdenganstandarmutu yangsudahdi tetapkan.

Didalammanajemenpengadaan ada beberapaaspekyangperludiperhatikanyaitu:

1.AspekKeuangan

Frekeunsipengadaan menyebabkan perbedaanpadabiayapengadaan.Makadari itu perlu dipilihfrekuensipengadaanyang menggunakanbiayayangpaling rendah.

2.Aspek Barang

Yaitu bagaimana menyediakan barang sampai kepada pengguna dengan baik dan lancar.

3.Aspek Tempat

Yaitu dimana barang yang dibutuhkan konsumen harus disimpan agar tidak mudah rusak.

4.Aspek Harga

Yaitu supplier harus menyediakan barang dengan harga yang murah tanpa harus mengurangi kualitas dari barang tersebut

Dalam melakukan proses pengadaan, dibutuhkan perencanaan yang tepat agar proses pengadaan dapat berjalan secara efektif sehingga kelancaran alur bisnis perusahaan dapat dioptimalkan .

Perencanaan pengadaan/pembelian merupakan hal yang tidak bisa dipisahkan dari sistem perencanaan perusahaan. Jika pembelian pada supplier tidak memberikan bahan-bahan yang dibutuhkan dalam jumlah barang atau biaya yang memungkinkan, maka produk yang dihasilkan akan menjadi harga yang kompetitif di pangsa pasar. Jika pembelian telah terintegrasi dalam perencanaan produk tersebut, maka kesalahan dalam alokasi sumber daya dan biaya dapat dihindari.

Oleh karena itu,untukmencapaitujuan dan kontribusi yang tepat,dibutuhkanperencanaanpembelian yang terkoordinasikan dandiintergasikan dengan rencanafungsionalpada sistemperencanaan perusahaan. Adatigadimensi:

1.Quantity : jumlahunitprodukjadiyangakan dibutuhkan oleh pemasaran untuk memenuhi permintaan pelangganperlu adanyapenentuan buffer stock yang spesifiksebagaipersyaratan materialuntuk pembelian sehingga dapat dilakukan perencanaan pembelian

2.Time : mengambil tanggal yang ditentukan danwaktutunggumaterialtersebut. Jadwal harus disesuaikan sehinggamaterialtersebut telah tersedia jika diperlukan.

3.Money : setiap rencana akan tercapai jikamaterialtersebuttepatwaktu,karena uang adalah persyaratanyang telah ditetapkan dan dapatmenyelesaikan keseluruhan sistem kerja dengan lancar.

Dengan adanya manajemen pengadaan yang tepat maka masalah yang sering dihadapi seperti tidak tersedianya bahan baku di gudang sehingga kebutuhan produksi terlambat, keterlambatan pengiriman bahan dari supplier, serta memperoleh kualitas bahan yang buruk maupun harga bahan yang diperoleh cukup mahal dapat diminimalkan dan tidak terjadi kembali.

Apabila manajemen pengadaan sudah bisa diterapkan, maka dibutuhkan juga dukungan sisteminformasiyang akurat dan mempercepatproses pengambilankeputusandi dalampengadaanbahanbaku produksi. Seluruh aspek tersebut perlu dipenuhi sehingga perusahaan dapat meningkatkan proses bisnisnya khususnya dalam hal pengadaan barang.