Sistem Iso Bukan Sistem Sekunder Perusahaan

Sering kali perusahaan yang tidak menerapkan sistem ISO maupun perusahaan yang telah mendapatkan sertifikasi ISO sekalipun masih menganggap bahwa sistem ISO adalah beban kerja. Sehingga muncul fenomena beban kerja berlebih ketika akan dilaksanakan audit eksternal perusahaan, karena banyaknya tumpukan dokumen yang belum dibuat atau belum divalidasi ketika mengetahui jadwal audit telah diinformasikan.

Bila kita telusur lebih jauh lagi, ketika sebuah perusahaan menganggap sistem ISO sebagai beban kerja artinya sistem ISO yang dijalankan tidak disesuaikan dengan proses inti perusahaan. Contoh yang paling sering muncul sistem ISO yang tidak in line dengan proses inti perusahaan adalah penentuan sasaran mutu yang tidak sinkron dengan kinerja divisi atau kinerja perusahaan.

Berdasarkan klausul 5.4.1. ISO 9001:2008 yang menyatakan bahwa Top Management harus menetapkan sasaran mutu yang dapat terukur dan konsisten dengan kebijakan mutu. Kita akan mengambil contoh sasaran mutu yang sering ditemui di perusahaan, pada kasus ini contoh akan diambil pada divisi pembelian :

Contoh sasaran mutu yang sejalan dengan proses bisnis:

Ketepatan pembelian barang sesuai dengan target kebutuhan barang

Alasan sasaran mutu dikatakan sejalan dengan proses bisnis:

1.Tugas utama divisi pembelian adalah membeli barang dan memastikan barang sampai ke gudang sebelum tanggal kebutuhan barang

2.Tanggapnya seorang staf pembelian dalam memantau kedatangan barang dapat menjadi indikator kinerja personal sehingga perhitungan sasaran mutu dapat dijadikan satu dengan indikator kinerja

Contoh sasaran mutu yang tidak sejalan dengan proses bisnis:

Ketepatan pelaksanaan evaluasi supplier sesuai jadwal

Alasan sasaran mutu dikatakan tidak sejalan dengan proses bisnis:

1.Merupakan aktivitas sekunder pembelian yaitu memastikan supplier atau kontraktor yang dipilih memiliki kualitas kerja yang baik. Tetapi tetaplah aktivitas sekunder

2.Pelaksanaan evaluasi supplier biasa dijadwalkan setahun 2 kali atau untuk perusahaan tertentu yang menggunakan jasa kontraktor dapat lebih sering lagi melaksanakan evaluasi supplier. Artinya pelaksanaan sasaran mutu ini memiliki periode perhitungan yang cukup lama

Mengutip salah satu teori pada “Quality Without Tears” karangan Philip B. Crosby yaitu: “Perusahaan yang bebas kerumitan memberikan hubungan kerja yang menyenangkan, sistem yang lebih lembut, dan karyawan yang lebih bahagia. Kerumitan yang dimaksudkan adalah karyawan menghabiskan banyak waktu bekerja masing-masing dibandingkan membuat suatu hal benar-benar terjadi”. Kerumitan juga dapat diartikan dengan contoh yang telah dijabarkan di atas, karena membuat sasaran mutu yang tidak selaras dengan pekerjaan inti artinya menambahkan kerumitan. Laporan dengan kolom validasi yang masih kosong semua juga merupakan bentuk kerumitan karena pada akhirnya dapat disimpulkan bahwa tidak ada penanggungjawab yang memastikan bahwa data tersebut benar. Apakah harus menunggu audit untuk membuat budaya memeriksa berjalan atau harus menunggu ditemukan ketidaksesuaian untuk memaksa budaya pemeriksaan berjalan?

Apabila perusahaan anda termasuk sebagai perusahaan yang merasa sistem ISO menjadi beban perusahaan dan juga mengalami beban kerja berlebih untuk melengkapi dokumen menjelang audit maka perusahaan anda teridentifikasi menerapkan sistem ISO sebagai sistem sekunder perusahaan. Sesuai dengan salah satu titik berat dalam pelaksanaan ISO yaitu peningkatan berkelanjutan, maka sangat penting bagi sebuah perusahaan untuk membuat sistem ISO yang mendukung proses bisnis perusahaannya sehingga sistem ISO tidak lagi berjalan terpisah dan terkesan menjadi beban bagi para pelaksanaanya. Tentunya hal ini tidak hanya menjadi tugas Management Representative melainkan tugas dari seluruh bagian dari perusahaan untuk menyempurnakan sistem yang telah dimiliki.