Perencanaan Keterlibatan (Engagement Planning)

Berdasarkan Standar Internasional Praktik Profesional Audit Internal (STANDAR) 2200, penting bagi Internal Auditor untuk memahami proses perencanaan keterlibatan agar dapat menetapkan fokus, proses, aktivitas, jangka waktu, dan menentukan jadwal, anggaran, dan sumber daya. Rencana keterlibatan tersebut memuat aspek- aspek penting, seperti: tujuan keterlibatan, ruang lingkup, jadwal, dan alokasi sumber daya.

Langkah-langkah Engagement Planning:

1.Pahami Tujuan Keterlibatan

Step pertama ini merupakan step penting karena tujuan itu memungkin Internal Audit untuk dapat merencanakan keterlibatan secara efektif dan efisien. Internal Auditor harus memulai dengan memahami tujuan keterlibatan dan menyusun suatu Audit Working Plan (AWP), dimana di Working Plan tersebut akan diadakan kegiatan perencanaan dan persiapan penugasan Audit intern. Fokus pada hal- hal lain yang dapat menunjang tujuan keterlibatan untuk memeriksa keselarasan antara organisasi dengan area yang direview, seperti:

·Misi, visi, dan corporate values.

·Struktur dan proses yang terkait dengan tata kelola, manajemen risiko, dan kontrol.

·Kebijakan dan prosedur.

·Dan lain- lain.

2.Kumpulkan Informasi atas Area yang sedang Direview

Sebelum melakukan step kedua (pemeriksaan data dan dokumen- dokumen yang bersangkutan), pastikan Internal Auditor telah mengirimkan rencana kunjungan kerja ke auditee agar auditee mengetahui aktivitas tim auditor dalam pelaksanaan kaji ulang dan mempersiapkan bukti- bukti audit yang dibutuhkan dan akan direview. Untuk itu, kirimkan formulir dan surat permintaan penyediaan dokumen dan data yang akan direview terlebih dahulu agar menghemat waktu. Tujuan pengumpulan informasi ialah agar Internal Auditor memiliki dasar untuk mengidentifikasi risiko yang harus dimasukkan dalam penilaian risiko keterlibatan. Beberapa hal yang dapat menunjang pengumpulan informasi:

·Kertas Kerja Keterlibatan Audit Sebelumnya

·Laporan dari Penyedia Layanan Konsultasi dan Asurans Lainnya

·Data atas fihak yang memiliki kemampuan untuk mengakses informasi penting.

·Buku pedoman/ manual kantor/ SOP/ Situs Web kantor

·Interview fihak yang bersangkutan

·Dan lain- lain.

3.Lakukan Penilaian Risiko atas Area yang sedang Direview Salah satu cara efektif untuk melakukan dan mendokumentasikan penilaian risiko tingkat keterlibatan awal adalah dengan membuat grafik yang menunjukkan risiko dan kontrol yang relevan. Grafik tersebut dapat dibuat dalam spreadsheet, contohnya seperti di bawah ini:

4.Tetapkan Ruang Lingkup Keterlibatan

Lingkup keterlibatan menentukan batas-batas keterlibatan dan menguraikan hal- hal apa saja yang akan dimasukkan dalam ulasan. Ruang lingkup dapat menetapkan elemen-elemen, seperti lokasi geografis dan periode waktu yang akan dicakup dengan mempertimbangkan sumber daya yang tersedia. Jika ruang lingkup keterlibatan asurans terbatas dengan alasan apa pun, Internal Auditor harus mengungkapkan situasi ini kepada manajemen senior dan / atau dewan. Situasi seperti itu akan dianggap sebagai gangguan pada independensi Internal Audit (Standar 1130 - Gangguan terhadap Independensi atau Objektivitas).

5.Alokasi Sumber Daya

Internal Auditor harus menentukan sumber daya yang sesuai dan memadai, sebagaimana disyaratkan oleh Standar 2230 - Alokasi Sumber Daya Keterlibatan yang mengacu pada campuran pengetahuan, keterampilan, dan kompetensi lain yang diperlukan untuk melakukan keterlibatan, serta jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai keterlibatan profesional yang layak. Kompetensi sumber daya ini tentunya juga harus mempertimbangan tren dan permasalahan-permasalahan terbaru lainnya, agar dapat menghasilkan saran dan rekomendasi yang relevan.

6.Kumpulkan Seluruh dokumentasikan rencana di atas

Internal Auditor dapat membuat memorandum perencanaan untuk mengomunikasikan tujuan, ruang lingkup, sumber daya dan waktu keterlibatan. Memo perencanaan berfungsi untuk memastikan bahwa Manajemen Auditee memahami dan mendukung rencana keterlibatan. Jika manajemen tidak setuju dengan bagian apa pun dari rencana tersebut atau bila sampai batas waktu persetujuan dari Manajemen belum diterima, Team Leader wajib telfon ke Kepala Internal Auditnya untuk menanyakan kendala dan memberitahukan dampak atas keterlambatan persetujuan. Baru setelah itu apabila ada pergantian jadwal, Team Leader Bersama Partner in Charge dapat menentukan perubahan jadwal. Penting untuk dilakukan penyesuaian atau mendokumentasikan alasan mengapa keterlibatan tidak akan dimodifikasi meskipun ada perbedaan pendapat manajemen. Selama perencanaan, Internal Auditor wajib mendokumentasikan informasi dalam Kertas Kerja keterlibatan. CAE dan/ atau TL yang ditunjuk harus meninjau semua kertas kerja untuk mengonfirmasi bahwa informasi itu lengkap dan akurat.