Enhance Secretary Performance With Management Capabilities

Berprofesi sebagai sekretaris tentu identik dengan beragamnya pekerjaan. Dalam situasi tertentu, sekretaris harus mampu menggantikan tanggung jawab atasannya, memiliki ketrampilan adminstratif, mampu mengelola kontak, korespondensi dan menetukan skala proritas pekerjaan lainnya. Untuk melakukan semua ini dengan sukses, sekretaris harus memiliki wawasan strategis dan memiliki daya improvisasi untuk memperbaiki proses bekerjanya, orientasi pada perbaikan proses dan mendorong pada aspek perbaikan secara terus-menerus. Untuk itulah seorang sekretaris harus memiliki ketrampilan menajerial dan memiliki kepercayaan diri agar mampu menjadi partner kerja yang excellent bagi atasannya. Memang terdengar tidak mudah bukan? Namun, jangan berkecil hati karena semua hal bisa dilatih secara konsisten sehingga akan menjadi sebuah habit.

Salah satu bagian penting dari sebuah organisasi adalah dalam hal administrasi. Adalah hal yang keliru, apabila ada yang berpendapat jika administrasi bisa dinomor duakan dari kegiatan teknis lainnya. Karena bagaimanapun, administrasi memegang peranan penting. Diantaranya kegiatan korespondensi dan laporan, dimana kegiatan ini berhubungan dengan pecatatan relasi atau mitra kerja kantor sampai dengan hal-hal yang harus dilaporkan sebagai bentuk pertanggungjawaban kepada atasan. Kedua, yang berhubungan dengan proses surat-menyurat, korespondensi dengan relasi. Ketiga, pecatatan dan perhitungan dimana kegiatan ini berhubungan dengan data-data laporan, data statistik. Dan keempat adalah kerarsipan dalam rangka penyimpanan surat-surat atau dokumen penting yang berkaitan dengan kegiatan organisasi.

Bisa dibayangkan ketika tiga tahun mendatang, perusahaan membutuhkan arsip tertentu, apakah ada bagian yang khusus menangani hal tersebut? Apakah manajemen sudah mulai merambah ke metode yang lebih baik dalam hal penyimpanan atas seluruh dokumen perusahaan? Siklus perusahaan tentu saling berkaitan, dan untuk kegiatan ini tentu tidak bisa terlepas dari peran seorang sekretaris. Kemampuan managerial tentu sangat diperlukan, karena sekretaris adalah garda pertama dari pimpinan dengan pihak luar, maupun pimpinan dengan anak buahnya.

Sudah banyak artikel yang membahas apa saja peran yang harus dipenuhi oleh sekretaris, namun sekretaris yang smart tidak hanya mampu manage waktu, dan menyiapkan perjalanan dinas atasan saja, tetapi sudah merambah pada kemampuan dalam menyelenggarakan sebuah event-event kantor, mulai dari persiapan, pelaksanaan sampai dengan penyelesaiannya. Untuk belajar hal ini, kita bisa mulai dari hal yang sederhana misalnya, dalam setiap rapat pastinya akan menghasilkan keputusan yang sudah disepakati bersama. Namun terkadang, keputusan tersebut masih menggantung karena harus mendapatkan persetujuan dari orang-orang yang bersangkutan. Nah, hal tersebut menjadi tugas Anda untuk memberikan notifikasi dan juga mem-follow up pihak-pihak yang relevan tersebut untuk memberikan keputusan yang signifikan terhadap materi dan juga hasil rapat yang telah disepakati bersama.

Sekretaris juga bertindak sebagai agent of information dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan. Sekretaris memiliki kewajiban dan beban yang lebih berat sebagai brand ambassador dari produk atau layanan yang disediakan oleh perusahaan, seiring dengan semakin tidak adanya batas pertukaran informasi melalui media sosial. Dengan kompetensi social skill yang dimiliki seorang sekretaris, maka pandangan dan wawasan mereka pun dituntut jauh lebih luas dan berkembang.

Mungkin si bos hanya bilang satu, tapi secara proaktif sekretaris harus bisa memikirkan langkah kedua, ketiga dan seterusnya. Ia harus bisa menangkap ide besar si bos, dan berpikir cepat bagaimana mengeksekusinya. Sekretaris juga harus bisa berkoordinasi dengan divisi lain, entah bagian marketing atau public relations. Utamakan teamwork, dan lakukan cek dan ricek untuk memastikan segala sesuatunya sesuai rencana.

Selain itu seorang sekretaris harus mampu berperan sebagai partner, konsultan, serta memberi beberapa pilihan alternatif. Banyak sekretaris yang hanya menerima saja, tapi tidak memberikan solusi. Melihat seabrek tugas yang diemban seorang sekretaris harus membekali dirinya dengan pengetahuan dan wawasan yang berhubungan dengan tugasnya sehari-hari. Rajin membaca buku dan hadir dalam seminar-seminar, dapat meningkatkan kompetensi dan cara berpikir, dan hal ini akan menjadi investasi yang bermanfaat untuk menghadapi pekerjaan sehari-hari.

Jadi untuk meningkatkan perannya di era saat ini, sekretaris harus memiliki kompetensi-kompetensi yang cukup handal dan aspek managerial yang baik, didukung kemajuan ilmu pengetahuan teknologi dan toolsnya, membuat orang – orang yang menggeluti profesi sekretaris untuk selalu menyesuaikan diri dan memperlebar wawasannya.