Petty Cash/Kas Kecil, Keberadaannya Apakah Berpengaruh Bagi Perusahaan?

Kontrol keuangan dalam perusahaan merupakan hal yang sangatlah penting dan memerlukan perhatian khusus. Salah satu cara mengontrol keuangan perusahaan adalah dengan membuat laporan kas. Pencatatan kas diperlukan untuk mengetahui transaksi apa saja yang dilakukan selama satu periode berjalan. Seperti yang kita ketahui, kas dalam akuntansi dikenal dua jenis yakni kas besar dan kas kecil.

Pengeluaran kas didalam prakteknya, tidak semua dapat dilakukan dengan menggunakan cek, karena untuk pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil, sangat tidak efektif bila dilakukan dengan menggunakan cek. Untuk itu perusahaan biasanya membentuk suatu dana khusus yang disebut dengan dana kas kecil (Petty Cash Fund).

Kas kecil atau petty cash ini, dari namanya sudah diketahui bahwa nilainya relatif kecil jika dibandingkan dengan kas besar. Tujuannya dibentuk kas kecil ini adalah untuk keperluan operasional perusahaan sehari-hari. Biasanya dibentuk perminggu atau perbulan tergantung pada ukuran dan aktivitas perusahaan. Biasanya pengeluaran yang menggunakan kas kecil ini berupa pengeluaran rutin seperti biaya makan minum, biaya perlengkapan, biaya keperluan kantor, biaya bahan bakar kendaraan, dan keperluan-keperluan lainnya. Meskipun kecil nilainya, berikut adalah beberapa manfaat perusahaan dengan adanya kas kecil.

a.Pembelian Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor tidak melulu berupa aset, terkadang juga bisa berupa perlengkapan yang dibutuhkan mendadak dan sifatnya mudah habis. Contohnya: tinta printer. Agar kegiatan operasioal perusahaan tidak terganggu hanya karena tidak dapat mencetak dokumen dengan habisnya tinta printer, maka perlu dilakukan pembelian saat itu juga, dan tidak menunggu melalui proses penganggaran bulananatau tahunan. Maka disinilah kegunaan kas kecil, perusahaan akan mampu melakukan pembelian atau keperluan yang bersifat mendadak dengan uang tersebut.

b.Efisiensi Waktu

Proses pencairan uang dalam perusahaan besar, umumnya melalui banyak tahapan yang memerlukan waktu yang lama. Tahapan-tahapan yang perlu dilalui seperti pengajuan proposal atau anggaran yang harus mendapatkan persetujuan banyak pihak, proses ini tidak akan bisa dilakukan secara instan dan mendadak. Staf pembelian yang bersangkutan pun tidak mungkin untuk mendanai atau menalangi pembelian tersebut, ya kalau nanti proposal disetujui, jika tidak bagaimana?. Oleh karena itu perusahaan perlu membentuk kas kecil untuk kepentingan efisiensi waktu.

Karena fungsinya yang demikian penting, maka keberadaan kas kecil ini bersifat mutlak bagi perusahaan berukuran menengah ke besar. Jumlah dana kas kecil yang tersedia ditangan juga tidak boleh terlalu besar jumlahnya, karena akan menyebabkan sejumlah dana yang menganggur dan juga dapat menimbulkan resiko kehilangan. Dengan adanya dana kas kecil yang jumlahnya sesuai kebutuhan, tentu aktivitas perusahaan dapat berjalan lancar.

Ada beberapa prosedur yang perlu dilakukan untuk melaksanakan dana kas kecil

a.Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Tahap pertama dalam menetapkan dana kas kecil adalah memperkirakan jumlah dana yang diperlukan untuk kas kecil tersebut. Setelah jumlah ini ditentukan kita misalkan sejumlah Rp. 500.000,-, maka akan ditarik selembar cek untuk sejumlah dana tersebut dan dibuat pencacatan untuk dana kas kecil. Ayat jurnal yang harus dibuat adalah sebagai berikut:

Kas Kecil Rp. 500.000,-

Kas/BankRp. 500.000,-

Pencacatan yang dilakukan pada sistem Imprest Fund dan pada sistem fluctuation adalah sama yaitu dengan mendebet kas kecil dan mengkredit perkiraan kas atau bank (yang dimaksud kas di sini adalah kas besar).

b.Prosedur Pengeluaran Dana Kas Kecil

Untuk pengeluaran-pengeluaran yang dilakukan dengan dana kas kecil perlu dibuat bukti pengeluaran kas kecil (petty cash record). Formulir yang digunakan dalam pengeluaran dana kas kecil terdiri dari formulir surat permintaan pengeluaran dana kas kecil dan bukti pengeluaran kas kecil. Pihak yang terlibat dalam pengeluaran atau penggunaan dana kas kecil adalah Pemegang Dana Kas Kecil dan bagian yang menggunakan (pemakai) dana kas kecil.

Setelah mengetahui pentingnya menyusun kas kecil demi kelangsungan bisnis. Jadi, mau tidak mau pelaku bisnis atau perusahaan harus membuatnya secara teratur. Dengan begitu, dapat diketahui apa saja transaksi yang telah dilakukan dalam satu periode dan juga mengetahui kondisi keuangan perusahaan. Ketika ada kebutuhan mendadak yang sifatnya “kecil”, perusahaan dapat langsung memakai dana kas kecil ini tanpa membuat kondisi keuangan atau cash flow perusahaan terganggu. Dalam mencatat jurnal untuk petty cash, semua transaksi harus dikumpulkan terlebih dahulu kemudian baru dicatat pada akhir bulan berlangsung. Oleh sebab itu, setiap kali melakukan pembayaran, selalu simpan bukti nota atau kuitansi agar tidak lupa ketika membuat laporan kas kecil.