EFEKTIF MELAKSANAKAN STOCK OPNAME

Sistem pengendalian dalam sebuah perusahaan beragam, mulai dari mengendalikan karyawan, uang, maupun barang yang dijual ataupun dimiliki oleh perusahaan. Salah satu hal penting yang perlu dikendalikan perusahaan adalah persediaan. Persediaan merupakan barang yang dimiliki oleh perusahaan dengan tujuan untuk dijual kepada konsumen. Salah satu metode untuk mengendalikan persediaan adalah dengan melakukan stock opname secara rutin.

Stock opname merupakan kegiatan menghitung persediaan fisik barang (barang datang) yang berada di dalam toko, pabrik, maupun gudang. Melalui stock opname perusahaan dapat mengontrol kesesuaian antara catatan stock (kartu stok) dengan jumlah fisik barang. Tujuan dari stock opname adalah untuk mengetahui kebenaran dari pencatatan kartu stok perusahaan. Apabila terjadi selisih antara catatan dan jumlah fisik barang, kemungkinan terjadi kesalahan dalam pencatatan atau terjadi kecurangan dalam internal perusahaan.

Perusahaan besar umumnya memiliki seorang petugas khusus yakni auditor tersendiri untuk mengendalikan stok sehingga dapat menghindari terjadi manipulasi data oleh oknum yang tidak bertanggung jawab. Selain untuk mengetahui kebenaran antara barang fisik dengan kartu stok, stock opname berfungsi untuk membantu perusahaan dalam memastikan segala aktivitas pengiriman dan penerimaan barang sesuai dengan prosedur yang ditentukan. Perusahaan juga dapat mengetahui arus keluar dan masuk barang, serta mengetahui kondisi persediaan barang yang sesungguhnya.

Stock opname dapat dilakukan setiap hari, setiap minggu, ataupun setiap bulan. Periode stock opname dapat ditentukan sesuai dengan kebijakan dan tujuan dari masing-masing perusahaan. Karena tidak semua perusahaan dapat dengan mudah melakukan stock opname setiap hari. Contoh, supermarket tidak dapat dilakukan stock opname setiap hari. Sebab jenis barang yang dimiliki sangat beragam dan arus keluar atau masuk barang biasanya sangat banyak. Mungkin dapat dilakukan setiap hari tetapi sampling. Stock opname dapat dilakukan setiap hari apabila jenis barang tidak terlalu beragam, atau arus keluar masuk barangnya tidak terlalu banyak.

Berikut ini adalah contoh dari prosedur stock opname:

1.Persiapan Stock opname

Beberapa hal yang perlu dipersiapkan sebelum melakukan stock opname adalah:

a.Bagian gudang dapat memanfaatkan waktu sebelum stock opname untuk menyusun dan merapikan posisi barang agar lebih mudah saat melakukan perhitungan stock.

b.Membentuk dua petugas atau tim stock opname yaitu koordinator dan tim lapangan.

c.Menunjuk orang gudang yang memahami lokasi dan jenis barang yang terdapat di gudang. Sehingga dalam satu tim lapangan terdiri dari orang gudang dan non gudang. Tujuannya adalah untuk mendampingiorang non gudang yakni si pengecek stok saat stock opname berlangsung. Selain itu orang gudang dapat memberi wawasan sejumlah prosedur dan aturan yang berlaku atau mungkin memberikan informasi mengenai peralatan yang dibutuhkan untuk menghitung stock barang kepada orang non gudang.

d.Membagi lokasi stock opname apabila terdiri dari beberapa tempat.

e.Memastikan seluruh dokumen terkait dengan persediaan barang sudah selesai dicatat secara up to date.

f.Apabila memungkinkan, perusahaan dapat menghentikan secara sementara seluruh pergerakan barang. Atau stock opname dapat dilakukan setelah atau sebelum perusahaan beroperasi.

g.Mempersiapkan beberapa barang yang diperlukan untuk stock opname, contoh: papan sebagai alas untuk menulis, masker sebagai pelindung debu atau bau, topi sebagai pelindung sinar matahari, kapur untuk memberi tanda pada barang yang telah distock opname. Segala barang yang dipersiapkan sebelum stock opname dapat disesuaikan dengan kondisi lokasi penyimpanan barang.

2.Pelaksanaan Stock opname

Berikut ini adalah proses pelaksanaan stock opname:

a.Tim lapangan melakukan penghitungan fisik, kemudian barang yang sudah diopname dapat ditandai dengan stiker atau kapur. Kemudian mencatat total barang fisik yang ada di gudang di rekap hasil stock opname.

b.Setelah terkumpul seluruh rekapan dapat diberikan kepada koordinator stock opname untuk dicek kembali dan dibandingkan dengan kartu stok.

c.Apabila terjadi selisih, maka barang yang selisih dapat dihitung kembali untuk memastikan adanya kemungkinan terjadi salah hitung atau terlewat saat menghitung stock.

d.Setelah itu hasil perhitungan stock opname akan dicetak menjadi Berita Acara Pemeriksaan (BAP) Stock opname. Berikut ini adalah contoh gambar form BAP Stock opname:

BAP Stock opname terdiri dari nama barang, satuan barang, tipe barang, jumlah barang berdasarkan pencatatan kartu stok, jumlah barang berdasarkan kondisi fisik, selisih antara jumlah barang yang dicatat dengan kondisi fisik, keterangan dapat diisi berupa kondisi barang (rusak atau BS), tindak lanjut dapat diisi berupa barang yang selisih tersebut akan diapakan, pihak yang bertanggung jawab dapat diisi orang yang bertanggung jawab atas kurang atau lebihnya barang tersebut.

3.Pencatatan Hasil Stock opname

Apabila sudah membuat BAP Stock opname, maka bagian gudang dapat meminta tanda tangan kepada bagian Accounting dan bagian Manajer Gudang. Terakhir BAP Stock opname akan diteruskan kepada direksi untuk mengisi dari tindak lanjut serta pihak yang bertanggung jawab atas kurang atau lebihnya barang tersebut.

Demikian prosedur stock opname secara sederhana yang dapat diterapkan oleh perusahaan. Prosedur tersebut bukanlah prosedur baku yang setiap langkahnya harus diterapkan. Prosedur di atas dapat dimodifikasi lagi sesuai dengan kebutuhan masing-masing perusahaan.

Perusahaan juga dapat bekerja sama dengan pihak professional untuk melakukan stock opname di perusahaan. Sehingga hasil stock opname yang dihasilkan akan lebih akurat dan terpercaya. Dengan bekerja sama dengan pihak professional, kecurangan yang ada dapat segera ditemukan dan diminimalkan.