Kontrol Penjualan Yang Efektif Untuk Perusahaan Anda

Setiap perusahaan mempunyai tujuan dan strategi untuk bertahan bahkan untuk maju dan berkembang, tentunya terdapat beragam strategi untuk dapat mencapainya. Secara garis besar tujuan dari setiap perusahaan (khususnya perusahaan yang bukan nirlaba) adalah memperoleh laba. Untuk mencapai tujuan utama dari perusahaan itu sendiri, maka mari kita lihat bagaimana cara mengontrol tranksaksi penjualan dalam suatu perusahaan.

Pertama, perlu adanya langkah-langkah yang tepat dan sesuai dalam mencatat semua tranksaksi penjualan. Karena dari sini lah awal kita dapat melakukan pemeriksaan dan kontrol, jika tranksaksi ada yang tidak dicatat maka tranksaksi penjualan akan tidak valid atau missed. Contohnya saja, Perusahaan A adalah perusahaan meubel. Perusahaan A melakukan penjualan kepada Perusahaan B dengan kontrak selama 1 tahun, dalam masa kontrak tersebut perusahaan A wajib menyediakan barang sesuai dengan kebutuhan perusahaan B, jika dalam tranksaksi tersebut tidak ada surat kontraknya, apakah tranksaksi tersebut akan terkontrol? Tentunya tidak, karena awal mula tranksaksi ada, harusnya tercatat. Siapa yang mencatat? Biasanya jika perusahaan itu sudah terbentuk maupun belum akan ada Admin Penjualan yang fokusnya adalah melakukan pencatatan atas semua tranksaksi penjualan dalam perusahaan tersebut. Atau bisa disimpulkan bahwa harus ada prosedur yang jelas dalam tranksaksi penjualan.

Kedua adalah kenali dokumen-dokumen yang dibuat dalam prosedur tersebut distribusinya kemana saja dan kontrolnya bagaimana. Setelah ada prosedur (seperti yang dibahas pertama diatas), maka mulailah kita kenali dokumen-dokumen dalam prosedur tersebut yang saya bahas secara garis besarnya :

1.Surat Penawaran

-Surat Penawaran ini adalah surat yang diberikan kepada Customer terkait dengan harga yang diberikan. Surat penawaran belum tentu menjadi order, dan juga biasanya harga yang tercantum dapat expired atau bisa berubah sesuai dengan kebijakan perusahaan. Misalnya: perusahaan A memberikan harga ke perusahaan B dalam jangka 1 minggu, setelah itu harga dapat berubah atau harus mengajukan penawaran kembali.

-Distribusi Surat Penawaran à ke Customer dan arsip Penjual.

2.Surat Pesanan Penjualan

-Lain halnya dengan surat penawaran, jika Surat Pesanan Penjualan maka sudah pasti jadi order untuk perusahaan. Surat Pesanan Penjualan ini bisa dikatakan sebagai kontrak atau perjanjian kesepakatan dua belah pihak yaitu penjual dan pembeli, yang biasanya Surat Pesanan Penjualan ini juga terdapat tandatangan dari kedua belah pihak. Biasanya, jika pembeli sudah memberikan Purchase Order (PO) ke penjualan, maka PO tersebut yang dianggap sebagai Surat Pesanan Penjualannya, namun lebih baik sebgai pihak penjual tetap membuatkan Surat Pesanan Penjualannya.

-Distribusi Surat Pesanan Penjualan à ke Customer dan arsip Penjual.

3.Invoice

-Invoice biasanya disebut Faktur Penjualan atau Bon Penjualan, Invoice ini adalah sebagai bukti bahwa terjadinya tranksaksi penjualan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pembuatan dan pengontrolan invoice ini adalah :

~Invoice wajib dibuat lebih dari 1 rangkap.

*Biasanya Invoice dibuat paling sedikit 3 rangkap.

*Distribusi Invoice idealnya :

a.Asli -> ke Customer (bila lunas) dan ke Admin Piutang (jika kredit)

b.Copy 2 -> ke Customer (bila kredit0 dan ke Bagian Keuangan (bila lunas)

c.Copy 3 -> Sebagai Arsip Penjualan dan Akuntansi untuk diarsip sesuai dengan nomor urutnya.

~Informasi dalam invoice yang wajib tercantum adalah Nomor Invoice, Tanggal Invoice, Tanggal Jatuh Tempo pembayaran, Nama dan Alamat Customer, Deskripsi kuantitas dan barangnya, dan tandatangan dari orang yang bersangkutan membuat dan menyetujui invoice tersebut.

~Invoice wajib disesuaikan dengan Surat Pesanan Penjualan dan Kartu Piutang Penjualan. *Sebagai bentuk kontrol, Admin Penjualan biasanya memeriksa kesesuaian antara yang dipesan dengan invoicenya (baik dari segi barang, dan kuantitasnya).

*Invoice yang tidak bayar lunas atau kredit wajib disesuaikan dengan Kartu Piutangnya, jadi seharusnya invoice yang kredit dicatat dulu sebagai piutang oleh Admin Piutang.

4.Kuitansi

-Kuitansi (kwitansi) adalah bukti terima uang dari penjualan yang dilakukan. Intinya ketika penagihan, maka yang diserahkan adalah Invoice tetapi ketika pembayaran maka akan ada Kuitansi. Namun beberapa perusahaan tidak menggunakan kuitansi atau menggunakan invoice sebagai penagihan dan bukti pelunasan, biasanya jika seperti itu maka invoice yang sudah terbayar, harus distampel lunas.

5.Faktur Pajak

-Faktur Pajak merupakan dokumen sebagai dasar pelaporan pajak. Dasarnya adalah dari Invoice yang dibuat untuk menampilkan jumlah PPn yang dilaporkan, Faktur Pajak mempunyai nomor seri yang dikeluarkan oleh Kantor Pajak.

Hal yang penting selanjutnyaatau yang Ketiga adalah, pemberian plafon kredit kepada Customer. Untuk penjualan kredit yang dilakukan, maka penting memperhatikan 2 hal yaitu : Plafon/ Limit Kreditnya, dan Jangka waktu pelunasan Kenapa Plafon atau limit kredit untuk Customer penting? Karena meskipun Customer rajin membeli tetapi jika tidak dibayar apa keuntungannya? Sebaiknya perusahaan memantau bagaimana kesanggupan dari Customer, jika invoice yang sebelumnya belum terbayar dan akan menambah pemebelian lagi ke perusahaan, sebaiknya diberikan batasan tidak bisa agar mengurangi piutang yang tidak tertagih. Lalu, jangka waktu peluansan sebaikan dituliskan di Invoice dan jika melebihi dari tanggal tersebut, perusahaan penjual berhak untuk memberiksan sanksi berupa denda misalnya.

Kemudian, hal selanjutnya adalah pelajari Laporan Penjualan yang dibukukan apakah sudah sesuai dengan profit dan target yang dicapai, dengan demikian kontrol perusahaan dalam tranksaksi penjualan dapat dijaga dengan baik. Sudah terkontrol dengan efektifkan penjualan pada perusahaan anda? Untuk dapat menjalankan kontrol penjualan dengan baik, perusahaan dapat bekerjasama dengan pihak profesional yang dapat melakukan kontrol secara efektif dan efisien yang tentunya juga dapat membantu pihak manajemen untuk pengambilan keputusan.