SOFTWARE AKUNTANSI : EFISIENSI PENYUSUNAN LAPORAN

Semakin berkembangnya teknologi, memberikan dampak perubahan yang signifikan dalam perkembangan dunia bisnis. Dari awal yang pada operasional bisnis menggunakan kalkulator saja, hingga kini menggunakan monitor canggih yang ukurannya setipis kaca. Seiring dengan perubahan teknologi komputerisasi ini, berkembang juga aplikasi atau software yang mendukung kinerjanya. Software ini mampu mendukung serta meringkas prosedur kerja para penggunanya.

Software computer ini akan lebih memudahkan pekerjaan secara spesifik. Contoh software Microsoft Office, terdapat Ms.Word yang memudahkan pekerjaan dalam urusan mengetik laporan, Ms.Excel memudahkan pekerjaan olah data, Ms.Power Point memudahkan pekerjaan presentasi dan lain sebagainya. Bagi praktisi akuntansi, mengguasai software Microsoft Office adalah modal dasar yang harus dikuasai. Walaupun memang dasar ini dirasa masih belum cukup, oleh karena itu para praktisi akuntansi harus bisa menggunakan berbagai software khusus akuntansi lainnya.

Banyak software akuntansi yang ada, software ini tidak hanya digunakan oleh orang yang mengerti akuntansi saja tetapi orang awam yang baru mengenal akuntansi juga. Software akuntansi memiliki spesifikasi dan bentuk yang berbeda-beda. Software akuntansi adalah perangkat lunak yang ditanamkan dalam sebuah computer untuk memudahkan proses pencatatan dan aktivitas lain dari sebuah proses akuntansi. Software akuntansi ini memanfaatkan konsep modularitas dimana serangkaian akitvitas yang serupa diubah kedalam modul-modul yang spesifik.

Software akuntansi yang ada, disusun dengan keberagaman kebutuhan dari pengguna, akan tetapi selalu menyediakan fitur standar yang ada pada setiap software buatan dalam negeri maupun luar negeri, misalnya:

a.Multi user

b.Multi Company

c.Multi Language

d.Database

e.Multi Cabang

f.Multi Currency

g.Multi Delivery Point

h.Import dan Export Data Excel

i.Modul AR, AP, GL, Stock, Payroll dan lain-lain

Pada umumnya software akuntansi memiliki jenis yang beragam berdasarkan cara pembuatannya, yaitu :

1.Software Paket

Software jenis ini memiliki kelebihan dari segi harga yang murah dan terjangkau. Selain itu software ini lebih mudah untuk digunakan. Akan tetapi software ini memiliki kekurangan dimana pengguna harus menyesuaikan kebutuhan dan kegiatan ekonominya sesuai dengan apa yang disediakan software. Sehingga terkadang kebutuhan pengguna tidak sesuai dengan apa yang tersedia pada software paket ini.

2.Software Customize

Software customize adalah software yang memang sudah dimodifikasi dari awal pembuatan dengan menyesuaikan kebutuhan penggunanya. Modifikasi dapat juga dilakukan setelah program sudah dijalankan, sehingga software terus dapat dikembangkan. Keuntungan dari software ini dalah lebih fleksibel dalam penggunaan jika dibandingkan dengan software paket.

3.Software Paket Custom

Software ini merupakan software paket yang menggunakan modul standar kemudian dimodifikasi sesuai dengan kebutuhan. Harga software ini lebih terjangkau daripada software yang dimodifikasi dari awal.

Dengan begitu banyaknya software akuntansi dengan bermacam-macam harga dan akan menyesuaikan dengan kebutuhan yang ada, tentunya akan membingungkan bagi calon pengguna. Oleh karena itu, calon pengguna perlu mengetahui beberapa faktor yang dapat dijadikan pertimbangan dalam pemilihan software akuntansi tersebut, antara lain:

1.Kenali kebutuhan.

Kebutuhan perusahaan baru akan berbeda dengan perusahaan yang mulai berkembang ataupun perusahaan yang memang sudah mapan secara operasional dan keuangannya. Semakin banyak jenis kebutuhan sebuah perusahaan maka akan semakin banyak pula fitur yang akan butuhkan dalam pembuatan sebuah software akuntansi.

2.Pertimbangan bisnis proses.

Pada dasarnya setiap perusahaan mempunyai kebutuhan akan software akuntansi yang sama. Namun berbeda karena jenis industri yang dilakukan berbeda-beda pula, oleh karena itu masing-masing perusahaan bisa mempunyai bisnis proses yang berbeda-beda. Bisnis proses inilah yang akan mempengaruhi alur pencatatan yang dilakukan software. Sehingga belum tentu jenis industri yang sama dapat menggunakan software yang sama jika bisnis proses mereka berbeda.

3.Ketersediaan Dana.

Dikarenakan harga software akuntansi yang sangat bervariasi. Ada yang gratis ada yang harganya sampai ratusan juta rupiah. Maka dalam memilih sebuah software, perusahaan harus memikirkan kemampuan financial yang ada. Jangan sampai saat pembuatan software terkendala masalah pendanaan yang akhirnya menghambat penyelesaian software tersebut.

4.Kemampuan Staff Perusahaan.

Mungkin tidak semua software terbaik cocok untuk semua perusahaan. Software yang lengkap pada umumnya lebih sulit untuk digunakan dibandingkan software yang sederhana. Oleh karena itu dalam memilih software juga patut dipertimbangkan bagaimana kemampuan staff perusahaan yang akan mengoperasikan software tersebut.

Dari uraian diatas dapat disimpulkan, bahwa sebenarnya segala prosedur perusahaan yang manual dapat dikomputerisasikan untuk meringkas proses dan prosedur kerja guna mencapai efisiensi waktu dalam penyelesaian pekerjaan. Contohnya saja software akuntansi yang dapat mengefisiensikan proses pencatatan, proses pembukuan dan juga proses pelaporan. Memang banyak sekali software yang tersedia, dari yang gratis hingga berbayar ratusan juta. Oleh karena itu calon pengguna software harus pandai dalam melakukan pertimbangan, software mana yang sebaiknya akan digunakan. Hal itu tidak terlepas dari pertimbangan kebutuhan, pertimbangan bisnis proses, pertimbangan ketersediaan dana dan pertimbangan staff perusahaan. Jika semua hal sudah dipertimbangan, maka software tersebut akan benar-benar mengefisiensikan pekerjaan pembukuan dan pelaporan sebuah bisnis proses perusahaan. Dengan adanya efisiensi pembukuan dan penyusunan laporan ini, nantinya pekerjaan staff akuntansi perusahaan akan lebih dipermudahkan. Sehingga fungsi staff akuntansi ke depannya akan melakukan review atas kebenaran dan kesesuaian pelaporan serta akan menjadi analisa atas kinerja perusahaan berdasarkan data historis dari laporan keuangan yang disajikan program. Terlebih untuk perusahaan yang memang ingin melakukan efisiensi biaya operasional, fungsi staff akuntansi sebagai reviewer dan analis dapat dialihkan kepada konsultan manajemen akuntansi yang sekarang sudah banyak berkembang. Sehingga para pemilik perusahaan dapat mempunyai keyakinan akan hasil review dan analisa laporan yang dikarenakan independensi dari konsultan manajemen akuntansi.