HOW TO GIVE EFFECTIVE FEEDBACK IN OUR CORPORATE

Naik turunnya performa karyawan dalam sebuah perusahaan merupakan hal yang biasa dijumpai. Dari pengalaman konsultan menangani permasalahan seputar SDM, tidak sedikit manager yang mengeluh terkait performa kerja anak buahnya. Para manager selalu menginginkan kinerja produktif karena adanya tuntutan dari direksi dalam mencapai Visi dan Misi perusahaan. Namun, terkadang para manager tidak mengetahui bahkan tidak bisa menjelaskan kondisi yang sedang terjadi pada karyawan dibawahnya.

Berdasarkan fenomena tersebut, kurangnya pemahaman dan komunikasi antar kedua belah pihaklah yang menjadi masalah. Oleh karena itu, perlu adanya kegiatan guna memfasilitasi kendala tersebut, salah satunya dengan mengadakan sesi feedback atau umpan balik. Feedback atau umpan balik merupakan proses mengomunikasikan kepada orang lain terkait prestasi kerja mereka, sehingga pihak yang terlibat dalam proses tersebut akan memahami pencapaian kinerjanya dan langkah untuk memperbaiki serta meningkatkan performa kerja.

Umpan balik atau biasa disebut Feedback terhadap kinerja karyawan pada umumnya dilaksanakan setiap tahun sekali. Hal ini bertujuan untuk mengetahui sejumlah faktor atau permasalahan yang dihadapi karyawan, mulai dari kondisi lingkungan kerja hingga kesesuaian sistem perusahaan untuk di aplikasikan pada era saat ini. Namun dalam pelaksanaan feedback, perusahaan wajib memfasilitasi kegiatan tersebut agar karyawan merasa nyaman, sehingga proses feedback dapat berlangsung secara efektif dan memberikan dampak positif bagi perbaikan kinerja karyawan.

Lalu, bagaimana membangun feedback yang efektif di lingkungan perusahaan?

a.Tunjukkan Responsibility

Dalam kegiatan feedback, atasan langsung memiliki peranan penuh untuk melakukan pemberian umpan balik. Hal ini dikarenakan atasan langsung merupakan orang yang paling mengetahui seluruh aktifitas kerja dibagiannya. Oleh karena itu, jangan pernah mendelegasikan kegiatan feedback kepada orang lain karena akan berdampak pada hasil tidak optimal.

b.Bersifat Membangun bagi Kedua Belah Pihak

Proses feedback harus memberikan dampak positif bagi kedua belah pihak. Oleh karena itu, atasan harus memiliki tujuan positif yaitu membangun mental bawahan menjadi lebih baik. Atasan tidak boleh menjadikan proses feedback sebagai kesempatan untuk menghukum bawahan. Selain itu, hadirkan diskusi dua arah. Beri kesempatan bawahan untuk memberikan pendapat menurut pandangannya dalam menghadapi permasalahan yang terjadi, serta bantu mereka berkomitmen terhadap solusi penyelesaian masalah tersebut.

c.Data dan Fakta Disampaikan secara Objektif

Sampaikan data dan fakta yang terjadi secara objektif. Data dan fakta menggambarkan prestasi atau perilaku yang dapat diperbaiki, bukan terkait kepribadian (personality). Contoh nyata yang sering terjadi pada perusahaan adalah keterlambatan karyawan. Pada kasus seperti ini, jangan katakan “Anda tidak disiplin” tetapi lebih baik sampaikan “Dalam pekan ini, saya melihat Anda beberapa kali datang pada saat jam kerja telah dimulai”.

Kalimat pertama cenderung menyerang kepribadian dan menggambarkan situasi umum, sementara kalimat kedua cenderung melihat perilaku yang dapat diperbaiki serta menggambarkan situasi secara spesifik dan deskriptiif.

d.Tepat waktu dan Berlaku kepada Masing-masing Individu

Feedback efektif jika dilakukan tepat waktu dan jangan ditunda. Begitu atasan melihat ada masalah dengan kinerja atau perilaku bawahan, segera lakukan umpan balik dan jangan terlalu lama dari selang waktu kejadian karena hanya akan membuat feedback tidak efektif. Selain itu, fokuslah pada satu permasalahan dalam setiap umpan balik. Terlalu banyak permasalahan akan membuat bingung bawahan terhadap masalah yang terjadi. Lakukan feedback satu per satu secara tertutup. Jangan pernah melakukan feedback kepada bawahan secara terbuka sehingga menimbulkan karyawan lain mengetahui hal tersebut. Apabila feedback dilakukan secara terbuka dapat menimbulkan dampak buruk pada psikis karyawan karena muncul perasaan malu hingga berakibat pada penurunan motivasi kerja.

e.Menjelaskan Harapan Perusahaan

Dalam sesi feedback, beritahu harapan perusahaan kedepan. Katakan bahwa perusahaan masih mempercayai kemampuan mereka yang nantinya akan membantu perusahaan mencapai visi dan misi secara bersama-sama.

f.Definisikan dan Sepakati Rencana Perbaikan

Setelah seluruh permasalahan tersampaikan kepada karyawan, maka definisikan dan sepakati rencana perbaikan kedepan. Beri kesempatan karyawan untuk dapat membuktikan potensi dan memperbaiki diri sehingga produktivitasnya tidak menurun.

g.Lakukan Follow Up

Jadwalkan waktu secara berkala untuk meninjau perkembangan karyawan. Langkah ini guna mengetahui tahapan progres perbaikan kinerja yang terjadi pada karyawan, sehingga dapat terlihat jelas perkembangan apa saja yang terjadi pada diri karyawan tersebut.

Setelah seluruh tahapan proses pemberian feedback dilakukan, maka atasan wajib melupakan kesalahan karyawan tersebut, sehingga mereka akan merasa lebih dihargai dan tidak akan melakukan kesalahan lainnya. Perusahaan pun dapat memperoleh keuntungan melalui terciptanya produktivitas karyawan.

Jadi, bagaimanakah penerapan feedback di perusahaan Anda? Sudah efektifkah dalam penerapannya?