PENTINGNYA PENERAPAN CONTROL SELF ASSESSMENT DALAM UPANYA MENINGKATKAN PENGENDALIAN INTERNAL

Tahukan anda tentang konsep Control Self Assessment ?

Konsep Control Self Assessment atau yang sering disebut CSA ada hubungannya dengan sistem pengendalian internal organisasi. Konsep ini muncul pada saat terjadi kegalauanyang dialami oleh perusahaan minyak dan gas Gulf Canada pada tahun 1987. Kegalauan terjadi karena hasil audit intern dirasa kurang menjawab masalah perusahaan yang dihadapkan pada situasi persaingan yang ketat dalam pengilangan, pemasaran dan distribusi produk-produk minyak bumi pada masa itu.Karena cara audit intern yang konvensional ini diragukan maka dicari cara alternatif untuk memperoleh gambaran kondisi pengendalian internal perusahaan dengan lebih baik, yaitu melalui metode CSA.

Apa yang dimaksud dengan CSA ?

Ada dua panandangan dalam mengartikan CSA yaitu pandangan dari auditor intern dan pandangan dari segi manajemen. Menurut pandangan dari audit intern, CSA merupakan alat auditor untuk memperoleh gambaran pengendalian intern organisasi dengan cara memfasilitasi manajemen agar mereka mau mereviu efektivitas pengendaliannya sendiri. Jadi CSA disini berfungsi menggantikan cara konvensional auditor intern dalam memotret pengendalian intern organisasi. Sedangkan menurut pandangan manajemenCSA merupakan program yang dirancang manajemen untuk mengidentifikasi, menilai, mengelola risiko dan pengendalian mereka sendiri demi kepentingan mereka sendiri juga. Dengan kata lain CSA adalah dari manajemen, oleh manajemen, dan untuk manajemen.

Bagaimanapun pandanganya, kedua prefektif itu memiliki satu titik temu yaitu aktivitas penilaian pengendalian intern yang dilakukan sendiri oleh manajemen, sesuai dengan kata Self Assessment. Inti dari konsep CSA adalah manajemen menilai sendiri rancangan dan pelaksanaan pengendalian intern organisasinya yang jelas dan didokumentasikan dengan baik. Dalam CSA, jajaran manajemen dan pegawai berperan aktif menilai risiko dan mengevaluasi perbaikan yang diperlukan guna memperkuat fungsi pengendalian dalam mencapai tujuan organisasi. Sedangkan peran auditor intern bergeser dari penilai menjadi fasilitator atau pembimbing proses penilaian pengendalian internal tersebut. Auditor harus mampu menjaga diri agar tidak masuk ke ranah keputusan manajemen. Dengan kata lain, CSA memposisikan manajemen sebagai ahli dalam substansi pengendalian organisasinya (Content Expert) dan auditor intern sebagai ahli dalam tata cara menilai pengendalian intern (Process Expert).

Apa manfaatnya menerapkan CSA ?

CSA bermanfaat dalam meningkatkan kemampuan para manajemen dan pegawai dalam memetakan tujuan risiko, dan pengendalian yang melekat pada proses bisnis sehingga mereka dapatmengelolanya dengan lebih efektif. CSA juga dapat mempererat komunikasi antar level manajemen organisasi baik secara vertikal maupun horizotal. Selain itu CSA dinilai mampu menggali isu-isu secara lebih luas dan lebih efektif untuk mengevaluasi pengendalian yang sifatnya informal atau soft control. CSA juga diharapkan mampu memperkuat awareness, rasa memiliki dan rasa tanggung jawab para manajer dan pegawai terhadap pengendalian dan proses perbaikannya karena mereka sendiri yang terlibat merumuskannya.

Bagaimana penerapan CSA ?

Ada beberapa metode CSA yang bisa digunakan. Menurut IIA ada tiga macam metode CSA yaitu:

a.Facilitated team workshop

Pendekatan ini melibatkan tim yang mewakili tingkatan dan disiplin ilmu yang berbeda dalam unit bisnis, proses workshop melibatkan fasilitator, dalam hal ini auditor bersama manager dan pegawai sebagai pelaksana proses bisnis untuk mengevaluasi Internal Control dan risiko. Ada 4 jenis proses dalam pendekatan ini antara lain :

·Objective Based Fasilitated CSA

Pada jenis ini berfokus pada jalan terabaik untuk mencapai tujuanbisnis seperti keakuratan laporan keuangan. Workshop ini dimulai oleh tim mengidentifikasi oengendalian saat ini, kemudian menentukan sisa resiko yang ad ajika pengendalian tidakk bekerja. Tujuannya adalah untuk memutuskan apakah prosedur pengendalian sudah efektif.

·Risk Based Fasilitated CSA

Pada jenis ini tim CSA berfokus dalam mendaftarkan risiko-risiko untuk mencapai tujuan pengendalian internal. Dimulai dari mendaftarekan seluruh hambatan yang mungkin terjadi, rintangan, ancaman, dan pepngungkapan yang mungkin mencegah pencapaian sebuah tujuan. Kemudian memeriksa prosedur pengendalian untuk menentukan jika prosedur pengendalian untuk menentukan jika procedure tersebut cukup untuk mengengola risiko yang teridentifikasi. Tujuannya adalah menentukan residual risk yang signifikan.

·Control Based Fasilitated CSA

Pada jenis ini lebih fokus pada seberapa pemenpatan pengendalian bekerja. Format ini berbeda dari dua format sebelumnya karena fasilitator mengidentifikasi risiko-risiko kunci dan pengendalian sebelumnya memulai workshop. Tujuannya adalah untuk menganalisa celah diantara seberapa baik pengendalian yang bekerja dan seberapa baik manajemen berekspetasi terhadap pengendaliannya.

·Process Based Fasilitated

Pada jenis ini berfolus pada seleksi aktivitas yang merupakan elemen dari rangkaian proses. Proses merupakan sebuah rangakain yang terkait aktivitas yang dimulai dan diakhiri seperti proses pembelilan. Tujuan dari tipe ini adalah untuk evaluasi, update, validasi, dan pengembangan.

b. Questionnaires

Dalam banyak persoalan, kuisioner menjadi cara yang cukup efektif untuk mengumpulkan informasi pengendalian internal. Kuisioner disiapkan kemudian didistribusikan kepada kelompok terpilih dari Stakeholder untuk memahami resiko dan pengendalian dalam area kepentingan. Tim CSA akan mengedarkan kuisioner tersebut dengan nama responden yang tertera kepada kelompok stakeholder yang terpilih, lalu memonitor hasil untuk memastikan bahwa sejumlah nomor telah dikembalikan kemudian mengumpulkan hasilnya.

c. Management Produced Analysis

Pendekatan ini merupakan tipe yang benar-benar seperti internal audit dalam analisa. Manajemen memproduksi sebuah pembelajaran proses bisnis sesuai dengan riset. Seorang CSA Specialist, yang mungkin seorang internal auditor mengkombinasikan hasil dari pembelajaran informasi yang dikumpulkan dari beberapa sumber seperti manager dan personil utama.

Dalam proses CSA, jajaran manajemen dan pegawai yang terlibat dituntut untuk berpikir secara sistem. mereka harus fokus pada proses bisnis, lingkungan, tujuan, risiko dan pengendalian organisasi. Oleh sebab itu, manajemen dan pegawai harus memahami kembali organisasi, sistem dan prosesnya.

Menerapkan CSA bukalah hal yang mudah, karena penerapan CSA melibatkan perubahan budaya dimana yang dulunya penilaian dilakukan oleh pihak independen, jika menggunakan CSA penilaian internal control dilakukan oleh diri sendiri. Masalah obyektifitas sering kali dipertanyakan jika penilaian dilakukan sendiri oleh pihak manajemen. Sudah menjadi hal umum jika orang tidak mau kelihatan buruk atau dinilai buruk, apalagi yang menilai diri sendiri. intinya banyak keraguan yang muncul bahwa manajemen mau mengungkapkan dengan jujur kondisi pengendalian intern yang sesungguhnya jika itu dinilai oelh dirinya sendiri. Oleh karena itu ada beberapa persyaratan penting yang mesti dibangun oleh organisasi yang hendak menerapkan CSA antar lain :

a.membangun kepercayaan di dalam tim organisasi sehingga semua unsur organisasi berkeyakinan bahwa pihak lain sebagai bagian tim akan selalu berbuat yang terbaik bagi organisasi.

a.Menciptakan gaya manajemen yang terbuka, dimana mau menerima semau masukan dari pihak manapun sepanjang berguna bagi organisasi dan tidak memiliki agenda yang tersembunyi dari para pegawainya.

b.Menguatkan rasa kepemilikan terhadap organisasi sehingga jajaran manajemen dan pegawai bersemangat tinggi untuk mengamankan kepentingan organisasi dan tidak hanya mementingkan kepentingan pribadi.

c.menciptaka budaya jujur, dimana dibuktikan dengan tindakan memiliki keberanian untuk mengakui, mengungkapkan atau memberikan suatu informasi yang sesuai kenyataan dan kebenaran.

Dari penjabaran diatas ada satu pertanyaan yang ada di benak semua orang. Mungkinkah CSA yang menilai diri sendiri tersebut bisa diterpakan secara efektif di dalam sebuah organisasi atau perusahaan? jawabannya adalah bisa efektif jika kita berfikir bahwa organisasi adalah diri kita sendiri, yang apabila sakit kita ingin sekali tahu apa penyebab dari penyakit kita itu dan kita segera mencari obat untuk menyembuhkan penyakit tersebut. Sama halnya dengan sebuah organsasi jika organisasi tersebut sedang bermasalah maka kita akan mencari tau sebab dari masalah itu sendiri.