PENTINGNYA MENJAGA KOMUNIKASI DENGAN PIMPINAN

Menjalankan profesi sebagai sekretaris,bukanlah pekerjaan yang mudah dan bisa disepelekan. Di era yang semakin banyak persaingan ini, pimpinan banyak menuntut sekretaris dalam mendukung strateginya.Mengingat peran sekretaris yang sangat strategis,diperlukan cara untuk menjaga hubungan profesional antara pimpinan dengan sekretaris. Hal yang bisa dilakukan adalah melakukan komunikasi secara rutin dan bersikap terbuka dalam menerima saran dan kritikan, sehingga dapat memecahkan permasalahan bersama dan tercipta rasa saling percaya. Rasa percaya ini sangat diperlukan karena sekretaris profesional juga berperan menjadi jembatan komunikasi antara pimpinan dengan para bawahannya. Kepercayaan yang telah diperoleh dari pimpinan harus dijaga dengan terus memberikan informasi yang akurat dan dapat diandalkan.

Ketika telah memperoleh kepercayaan, pimpinan akan memberikan tugas sesuai yang diminta dan deadline yang sudah ditentukan, namun jika dalam kenyataannya pekerjaan tersebut tidak bisa dikerjakan dengan cepat sesuai dengan deadline, maka sekretaris harus bisa memberikan pemahaman yang tepat untuk penyelesaiannya. Misalnya ketika pimpinan meminta laporan segera selesai, dan sekretaris mulai mengerjakan, namun ternyata proses pengerjaan membutuhkan waktu lebih lama dari yang seharusnya, sedangkan pimpinan seolah tidak mau tahu, hanya menginginkan hasil sesuai target yang telah ditetapkan sebelumnya, bahkan membandingkan dengan pekerjaan sekretaris diperusahaan lain, maka dalam hal ini sekretaris harus mampu memberikan pengertian kepada pimpinan. Berikan penjelasan secara rinci dengan sikap yang sopan mengenai bagaimana proses-proses yang harus dikerjakan agar pekerjaan tersebut selesai, kendala yang dihadapi, dan berikan pengertian jika laporan ini dikerjakan secara terburu-buru akan membuat laporan ini tidak bagus dan rapi. Kita sampaikan bahwa laporan ini kan dibaca oleh publik sehingga harus memberikan hasil yang terbaik. Dengan penyampaian yang baik pimpinan akan mengerti dan paham hal ini. Oleh karena itu, komunikasi yang efektif antara sekretaris dengan atasan mutlak diperlukan untuk menjaga efektifitas pekerjaan.

Hal yang tidak kalah penting untuk diperhatikan sekretaris yaitu perlunya meningkatkan kreatifitas. Dalam mengerjakan suatu tugas, pimpinan mungkin hanya memberi satu perintah saja, namun sekretaris harus bisa berfikir untuk langkah kedua, ketiga dan seterusnya tanpa harus menunggu perintah. Sebagai sekretaris yang berfungsi untuk membantu kelancaran dan pencapaian strategi, peran sebagai reminder juga harus dikuasai oleh sekretaris. Bagaimanapun, seorang sekretaris adalah tangan kanan pimpinan yang harus mendukung penuh apa yang dibutuhkan pimpinan, dan jika memerlukan bantuan staf bawahan,segeralah berkoordinasi demi kelancaran pekerjaan.

Memang dalam kenyataannya pimpinan seringkali merasa paling benar, dan segala keputusan ada pada pimpinan. Namun sekretaris harus mampu juga berperan menjadi berperan sebagai konsultan atau menjadi penengah mengenai masalah yang sedang dihadapi, karena tidak menutup kemungkinan pimpinan yang sudah percaya penuh dengan sekretarisnya akan meminta mengurus segala keperluan pimpinan, bahkan dalam hal kecil sekalipun. Hal ini jangan dijadikan sebagai beban, tapi anggaplah sebagai kebanggaan untuk diri sendiri, karenamampu mendapatkan kepercayaan yang tidak diberikan kepada sembarang orang. Dengan berpikir demikian akan menimbulkan semangat dan motivasi bekerja yang lebih giat lagi.

Komunikasi efektif antara sekretaris dengan pimpinan menjadi kunci sukses untuk pencapaian strategi dan tujuan organisasi secara menyeluruh, oleh karena itu tuntutan dunia bisnis saat ini, tidak hanya mencari profil sekretaris yang mahir secara hardskill saja, namun softskill tentunya, dimana komunikasi adalah salah satu point pentingnya.