PENTINGNYA MAHIR KORESPONDENSI BAGI SEORANG SEKRETARIS?

Sebelum kita membahas pentingnya menguasai korespondensi bagi seorang sekretaris, mari kita pahami dulu, apa sih korespondensi dan bagaimana sebuah proses korespondensi itu berawal? Tentunya kita akan lebih memahami fungsi sebuah korespondensi itu sendiri dalam profesi kita setelah kita memahami asal mula dan proses bermula adanya sebuah korespondensi.

Korespondensi atau yang sangat kita kenal dengan istilah surat menyurat, adalah merupakan suatukegiatan atau sebuah hubungan yang dilakukan secara terus-menerus antara dua pihak yang dilakukan dengan cara saling berkirim surat, artinya sama dengan komunikasi antara dua orang atau lebih melalui surat. Korespondensi dalam suatu kantor, instansi, atau organisasi dibagi menjadi dua, yaitu: Korespondensi ekstern dan intern. Apa sih korespondensi intern dan ekstern itu? Korespondensi ekstern, yaitu hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh kantor atau bagian-bagiannya dengan pihak luar; sedangkan Korespondensi Intern, hampir sama namun hubungan surat-menyurat yang dilakukan oleh orang-orang yang masih berada di dalam di suatu kantor, termasuk hubungan antara kantor pusat dengan kantor cabang, hal tersebut merupakan korespondensi intern.

Korespondensi atau surat menyurat, tentunya tidak lepas dari adanya sebuah kebutuhan manusia untuk berinteraksi dan melakukan komunikasi. Komunikasi merupakan sebuah kebutuhan manusia, karena komunikasi merupakan salah satu cara manusia melakukan interaksi sosial dengan sesama makhluk hidup. Komunikasi adalah proses penyampaian informasi dari pengirim kepada penerima. Dalam kasus manusia, komunikasi yang disampaikan dapat berupa sebuah berita, gagasan ataupun maksud lainnya yang ingin disampaikan. Jika dilihat dari cara penyampaian sebuah komunikasi, komunikasi dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu komunikasi lisan dan tulisan.

Dalam kehidupan kita yang semakain modern, terutama dalam suatu organisasi, selain komunikasi lisan, komunikasi tulisan seperti pembuatan berita, majalah, surat keterangan, formulir dan sebagainya akan dilalui terus menerus sepanjang berjalannya organisasi atau lembaga tersebut. Oleh karena itu, komunikasi tulisan mutlak diperlukan masyarakat modern untuk menunjang aktivitas kehidupan sehari-hari. Dalam komunikasi tulisan, salah satu media yang paling banyak dipakai adalah surat. Secara umum, dapat dikatakan bahwa surat adalah alat yang dipergunakan untuk menyampaikan sesuatu secara tertulis. Surat pada kenyataanya yang lebih luas lagi mencakup informasi tertulis berupa rekaman berita tentang suatu aktivitas seperti penawaran suatu barang/jasa, pesanan, panggilan, dan permohonan, (Moehammad Ferryzal; 2006: 10). Berdasarkan uraian di atas, kita dapat melihat bahwa surat adalah informasi tertulis yang dibuat dengan persyaratan tertentu sesuai fungsi surat tersebut.

Korespondensi menjadi sebuah kegiatan yang penting dengan memanfaatkan alat yang bernama surat. Setelah kita memahami makna korespondensi, lantas siapakah yang harus mahir dalam berkorespondensi tersebut? ya tentunya seorang sekretaris. Karena tugas seorang sekretaris salahsatunya adalah menunjang segala kebutuhan perusahaan, dan membantu atau supporting segala sesuatu yang berkaitan dengan perusahaan. Sehingga dapat dikatakan bahwa seorang sekretaris memiliki keharusan menguasai korespondensi atas organisasi/ lembaganya. Fungsi surat dalam korespondensi tentu sangat penting bagi sebuah lembaga/organisasi atau perusahaan. Dengan sebuah surat saja, dapat mewakili sebuah organisasi, karena surat memiliki isi dan tujuan yang jelas, serta kekuatan surat dapat digunakan sebagai wakil organisasi. Dengan surat, perusahaan akan dapat lebih dipercaya dan bernilai lebih konkrit. Surat juga memiliki penanda tangan si pembuat surat tersebut. Sehingga si penerima surat memiliki keyakinan terhadap surat yang diterima.

Lantas apa pentingnya seorang sekretaris mahir dalam korespondensi? Tugas korespondensi dalam sebuah lembaga/organisasi maupun perusahaan adalah tugas seorang sekretaris. Sehingga, keharusan menguasai korespondensi tentu menjadi tanggung jawab seorang sekretaris dalam lembaga/ organisasinya. Lantas bagaimana jika seorang sekretaris tidak bisa berkorespondensi dengan baik? Korespondensi juga merupakan sebuah jembatan komunikasi formal antar organisasi, jika sekretaris organisasi, lembaga/perusahaan tidak memiliki keahlian berkorespondensi tentu akan berdampak pula pada sebuah organisasi tersebut, berdampak pada pembawaan atau image perusahaan yang terkesan tidak baik atas kesalahan-kesalahan yang dimungkinkan muncul pada sebuah korespondensi yang dibuat oleh wakil perusahaan tersebut. Sekretaris yang mahir berkorespondensi tentunya sekretaris yang mampu mengelola kata-kata dan membuat si penerima korespondensi dapat segera memahami isi surat yang dikirimnya, menyukai isi dan perkataan atas pembawaan surat yang sopan, jelas dan mudah dipahami.

Mampu mengelola Kata-kata

Seperti kita ketahui, salah satu fungsi korespondensi adalah media penyampai informasi, tentu kita sebagai seorang sekretaris harus mampu menyajikan informasi yang dimaksudkan menjadi informasi yang mudah dipahami oleh perusahaan yang dituju atau relasi perusahaan melalui korespondensi yang dikirimkan. Informasi yang mudah dipahami, tentu memiliki kata-kata yang efektif, efisien dan diplomatis. Ketika korespondensi yang kita kirimkan dapat mudah dipahami pihak penerima informasi, tentu maksud perusahaan ataupun pesan yang dikirimkan perusahaan akan tersampaikan dengan baik. Pesan perusahaan merupakan penunjang perusahaan, misalnya korespondensi bisnis, dengan sebuah korespondensi yang baik, tentusaja informasi akan diterima klien dengan tepat, maksud dan tujuan tersampaikan, maka tidak menutup kemungkinan klien akan memberikan konfirmasi yang positif atas korespondensi yang kita kirimkan. Hasil yang positif memberikan dampak yang baik bagi perusahaan, tentu hal tersebut tidak lepas dari peran serta seorang sekretaris perusahaan. Karena itulah seorang sekretaris sangat diperlukan memiliki ketrampilan untuk mengelola kata, sehingga perkataan yang disusun menjadi sebuah kombinasi dan serangkaian korespondensi yang mudah dipahami dan enak untuk dibaca.

Isi dan Perkataan

Isi dan perkataan yang disusun dalam sebuah korespondensi harusnya menyesuikan bentuk surat. Surat resmi, formal, dinas, atau surat non formal. Surat resmi cenderung surat yang memiliki bahasa yang baku, sopan dan sangat jelasdan to the point. Berbeda dengan surat non formal, yang lebih sederhana dan ada kesan untuk mengikat sebuah hubungan kedekatan dengan kata “Dear” ataupun dengan bahasa yang tidak baku. Sehingga korespondensi yang baik juga harusnya memahami maksud dan tujuan surat serta sifat suratnya seperti apa.