Mail Vs Elektronik Mail (Email)

Saat ini, siapa yang tidak mengenal Email, atau elektronik mail? Hampir setiap orang dan khususnya yang bergelut dengan dunia teknologi informasi atau dunia surat menyurat pasti sudah tidak lagi menjadi hal yang asing dengan memanfaatkan fasilitas mail di dunia internet tersebut. Dengan email, komunikasi menjadi lebih mudah, karena informasi tidak hanya dapat disampaikan kepada satu orang saja, namun bisa disampaikan untuk beberapa orang dalam waktu yang bersamaan. Dengan kondisi yang kita alami saat ini, email menjadi hal yang sangat biasa dan bahkan hampir setiap hari, kita gunakan menjadi media komunikasi surat menyurat yang sebagian orang mengganggap dapat menggantikan surat menyurat secara hardcopy, yang memang dari segi waktu, kurang efisien. Email dapat dikatakan sebagai salah satu revolusi terbesar dalam sejarah korespondensi. Hal tersebut tentu diikuti oleh peran sebuah email dalam kehidupan kita yang sudah semakin relevan dan membantu kebutuhan kita.

Dalam buku Mail Merge oleh Moehammad Ferryzal (2006: 2), ada sebuah pendapat yang menyatakan bahwasanya, adanya elektronik mail (Email) belum mampu sepenuhnya menggantikan fungsi korespondensi konvensional, yaitu surat menyurat dengan menggunakan kertas. Dengan adanya pendapat tersebut, tentu kita dapat memahami, pentingnya korespondensi konvensional yang menggunakan kertas maupun korespondensi elektronik yang memanfaatkan internet.

Lantas apa alasan, email (elektronik email) belum mampu menggantikan peran dan fungsi korespondensi konvensional dalam dunia surat menyurat?

Moehammad Ferryzal (2006: 2) dalam bukunya terkait mail merge, juga mengungkapkan beberapa alasan tersebut. Berikut beberapa alasan yang diungkapakan oleh Ferryzal:

1.Email berjalan melalui sistem elektronik komputer yang rentan terhadap aksi manipulasi. Jika kita menggunakan kertas,atau hardcopy tentu saja kita dapat mudah mengetahui bentuk manipulasinya, dapat kita lihat dari keaslian suratnya, banyaknya coretan, maupun sisa hapusan di bagian tertentu.

2.Email tidak dapat menjadi bukti pengesahan kasus-kasus yang membutuhkan bukti nyata seperti surat pernyataan, surat wewenang, dan sebagainya.

3.Dan terakhir, seseorang dapat menyangkal telah menulis suatu email, sementara dengan harcopy, yang bersangkutan tentu tidak dapat mengelak karena ada tanda tangannya, maupun sidik jarinya yang akan mudah dilacak.

Mengingat antara keduanya, memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, tentu kita dapat memahami dan menempatkan fungsi dan peran korespondensi konvensional maupun elektronik dalam pekerjaan kita sesuai porsinya masing-masing. Sehingga, antara keduanya dapat saling melengkapi satu sama lainnya. Karena ketika penggunaan elektronik mail (email) maupun mail konvensional (kertas) keduanya digunakan dengan menggunakan kelebihan antara keduanya, tentu akan mempermudah pekerjaan korespondensi kita namun tetap aman.

Sehingga ketika kegunaan, ataupun kelebihan korespondensi melalui hardcopy maupun elektronik ini dikonsolidasi, akan memberikan keuntungan yang besar bagi kita, ketika waktu penyampaian korespondensi menjadi kendala utama, korespondensi dapat kita lakukan menggunakan elektronik mail (email), namun hardcopy tetap dikirimkan untuk mengurangi kecurigaan atas manipulasi atau memberikan bukti yang jelas, bahwa surat tersebut yang kita kirimkan, merupakan asli dan benar dari kita, sebagai pengirimnya.