Articles

Read the articles about accounting,internal audit, tax, human resource,information and technology

PENGELOLAAN HOUSEKEEPING UNTUK MENCERMINKAN IMAGE POSITIF PERUSAHAAN

27 May 2017
Category: SECRETARY
Penulis:         Devi Aprilia, A.Md
PENGELOLAAN HOUSEKEEPING UNTUK MENCERMINKAN IMAGE POSITIF PERUSAHAAN

Ketika mendengar housekeeping, apa yang terlintas di pikiran Anda? Biasanya housekeeping identik dengan kebersihan di area hotel. Tetapi, istilah housekeeping digunakan juga dalam suatu perusahaan baik kantor, rumah sakit, mall dan juga sekolah. Akhir-akhir ini sayangnya tidak semua perusahaan memberikan perhatian khusus mengenai housekeeping. Padahal kebersihan merupakan gambaran utama dari suatu perusahaan. Setiap perusahaan memiliki standar masing-masing mengenai housekeeping ini.

Housekeeping juga penting untuk mengatur area kerja tempat dimana staf melakukan aktivitas sehari-hari. Untuk mengatur akses jalan, jalur listrik, dan juga memandang pada keselamatan kerja. Ketika seseorang bekerja dengan tingkat kesulitan kerja sangat tinggi dan mood yang naik turun, maka membutuhkan tempat yang nyaman dalam bekerja.Dapat disimpulkan bahwa housekeeping meliputi kebersihan, keasrian, kerapian dan juga tata ruang dalam suatu pekerjaan. Yang pertama adalah kebersihan area kerja, toilet, ruang makan, musholla, ruang meeting, dan juga library (jika ada dalam suatu perusahaan), terutama ruang-ruang yang sering digunakan. Yang kedua adalah keasrian area kantor. Yang dimaksud asri adalah area kantor yang mempunyai tempat khusus untuk tanaman sehingga tidak terlihat terlalu “kering” dan sejuk dilihat mata. Mungkin juga bisa ditambahkan aquarium untuk lebih mewarnai area kantor. Yang ketiga adalah kerapian. Dapat disimpulkan kerapian dalam menyimpan dokumen, kerapian dalam mengatur area kerja. Yang keempat yaitu tata ruang demi keselamatan bersama.

Disamping itu, pengelolaan housekeeping sangat tidak mudah. Harus didukung dengan orang-orang di sekitar untuk bisa menjaga danmelestarikan yang sudah ada. Dalam setiap perusahaan pasti memiliki tenaga kerja khusus yang bertanggungjawab dengan housekeeping. Salah satunya yang biasa dikenal yaitu Office Boy (OB) danOffice Girl (OG) atau petugas kebersihan. Mereka yang membantu dalam menjaga kebersihan dan keasrian.

Sebelum staf mulai bekerja, diharapkan kantor sudah berada dalam keadaan bersih. Disini peran mereka dibutuhkan. Paling utama yang harus dibersihkan terlebih dahulu adalah meja kerja dan juga lantai. Seperti yang sudah disebutkan diawal bahwa kebersihan juga merupakan citra dari suatu perusahaan, oleh karena itu, tidak hanya area kerja yang perlu diperhatikan, tetapi juga area atau fasilitas umum yang sering dilewati atau digunakan oleh tamu dari luar harus diperhatikan kebersihannya. Area ruang meeting dan juga toilet untuk tamu adalah salah satunya. Terkadang banyak yang akan mengeluh ketika mengunjungi suatu tempat yang toiletnya kotor. Pada akhirnya, tamu tersebut akan segan untuk membuang air kecil dan juga tidak akan lama-lama berkunjung di perusahaan tersebut. Dari fasilitas umumnya saja sudah mencerminkan keburukan suatu perusahaan.

Terlepas dari semua itu, tetap harus ada yang mengontrol atau bertanggung jawab terhadap petugas yang melaksanakan kegiatan housekeeping tersebut. Disini peran controller kebersihan harus berjalan. Apa saja yang menjadi tanggung jawab seorang kontroler? Memastikan bahwa pekerja petugassudah dilakukan sesuai dengan ruang lingkup yang ada. Controller juga harus bisa menerima masukan-masukan atau komplain dari staf atau dari orang luar terhadap lingkup housekeeping yang tidak berjalan atau tidak berfungsi.

Tetapi seorang controller juga tidak hanya bekerja sendirian, terutama untuk lingkup perusahaan yang cukup besar. Seorang controller bisa membagi per area perusahaan dan memberikan tangungjawab area kepada seseorang yang di rasa mampu dalam menjalani tugas tersebut. Contoh di kantor Drs. J. Tanzil & Associates, area kebersihan dibagi menjadi 7 area. Kebetulan yang bertanggung jawab pada area tersebut adalah sekretaris. Yang dikontrol adalah tugas harian dan mingguan OB/OG dalam melakukan kegiatan housekeeping. Yang termasuk dalam tugas harian adalah membersihkan area-area yang frekwensi penggunaan atau dilewati orang-orang setiap hari seperti membersihkan lantai, membuang sampah, meja, toilet, menyiram tanaman dan lainnya. Masuk dalam kontrol mingguan adalah membersihkan jendela kaca, membersihkan pesawat telepon, membersihkan papan pengumuman dan lainnya.

Cara mengontrol apa benar tugas itu dilakukan oleh petugashousekeepingdengan beberapa cara salah satunya adalah buku kontrol tugas harian dan mingguan petugas. Pada buku kontrol bisa diisikan terlebih dahulu apa saja tugas-tugas yang harus dilakukan masing-masing per area. Tentukan terlebih dahulu berapa jam mereka mengerjakan suatu area untuk tugas harian dan mingguan. Ketika sudah selesai dilakukan, petugaswajib memberitahukan kepada penanggungjawab area tersebut bahwa tugas harian/mingguan sudah selesai dilakukan. Penanggung jawab area bisa melakukan cross check ketika selesai menadapat laporan dari petugas. Tidak perlu sungkan ketika tugas yang dilakukan kurang maksimal. Ketika ada sesuatu dari buku kontrol belum dilakukan atau masih kurang, maka penanggung jawab bisa mengingtkan kembali petugastersebut agar bersiap-siap.

Setelah penanggung jawab area selesai melakukan inspeksi atas daerah masing-masing, maka controller sendiri yang akan turun mengecek apakah setiap tugas benar-benar dilakukan dengan baik. Ingat, peribahasa “nilai setitik rusak susu sebelanga”. Terutama ketika sudah merasa membersihkan atau melakukan pekerjaan tetapi ada hal-hal yang tak sengaja terlewat, terkadang akan menjadi citra buruk, tergantung penilaian masing-masing individu.

Tetapi tidak semua juga bergantung pada petugasuntuk masalah housekeeping. Sebagai staf atau orang internal dari perusahaan tersebut juga harus menjaga dan support. Sama saja ketika petugassudah membersihkan tetapi staf sendiri yang membuat kotor atau tidak aware dengan daerah sekitar, maka kegiatan housekeeping tidak akan berjalan dengan lancar. Jadi lebih baik pengelolaan housekeeping adalah tanggungjawab semua warga yang ada di perusahaan tersebut. Harus dibangun sejak awal agar bisa sama-sama menjaga.

Citra dari suatu perusahaan yang baik harus melewati beberapa proses yang panjang. Ketika dalam suatu perusahaan semua terlibat dalam menjalankan pengelolaan housekeeping, maka citra perusahaan juga akan baik. Klien akan senang ketika akan mengadakan meeting di kantor, merasa nyaman dengan suasana kantor, terus ingin berkunjung ke kantor dan akan menjadi cerminan. Berita dari mulut ke mulut akan tersebar. Kinerja dari staf juga akan meningkat ketika melihat keadaan kantor yang menyenangkan. Terkadang jika terlalu nyaman, kantor akan menjadi second home bagi staf.

Dibalik itu semua, tetap yang diperlukan adalah kerjasama untuk membuat semua yang sudah ada sejak lama tetap menjadi citra baik perusahaan. Jangan lupa, hal kecil saja sudah bisa menggambarkan suatu keadaan suatu perusahaan. Semoga bermanfaat!

   For Further Information, Please Contact Us!