OFFICE MANAGEMENT FOR BETTER EFFICIENCY

Dalam persaingan dunia bisnis yang semakin tajam, saat ini fungsi office management memerankan peranan yang sangat penting. Tuntutan untuk menjalankan roda aktifitas sehari-hari secara efektif dan efisien, tentunya menjadi peranan inti yang cukup diperhitungkan dalam perusahaan. Lalu, bagaimana kita bisa menjadi staf manajemen office yang handal?

Office management pada prinsipnya terdiri dari tiga pilar utama yaitu manajemen operasional, manajemen fisik, manajemen sumber daya manusia. Titik berat untuk manajemen operasional adalah bagaimana seorang manajer bisa memastikan seluruh kegiatan operasional berlangsung secara efektif dan efisien, yang meliputi proses pengubahan input (dalam bentuk bahan baku, sumber daya manusia, sumber daya alam) menjadi output dalam bentuk barang dan jasa. Manajemen fisik adalah proses sistematis bagaimana untuk menyebarkan, pengoperasian, pemeliharaan, upgrade, dan membuang aset/peralatan/perlengkapan perkantoran secara efektif dan efisien. Sedangkan titik berat manajemen sumber daya manusia adalah pada proses perencanaan, pengorganisasian, pemimpin dan pengendalian kegiatan yang berkaitan dengan analisa pekerjaan, evaluasi pekerjaan, pengadaan pengembangan, kompensasi, promosi, pemutusan hubungan kerja guna mencapai tujuan dari perusahaan.

Berikut ini adalah fungsi dari manajemen perkantoran:

1.Menerima Informasi (Receive Information)

Bagaimana kantor/staf manajemen office mampu mengatur, mengorganisasikan, mengkoordinasikan penerimaan informasi dalam bentuk surat, panggilan telpon, pesanan, faktur atau laporan lain mengenai kegiatan bisnis sehingga terorganisir dan terpantau dengan baik.

2.Menyimpan Informasi (Record Information)

Bagaimana kantor/staf manajemen office mampu menyiapkan informasi sesegera mungkin apabila manajemen membutuhkan informasi. Rekaman/data yang disimpan untuk memenuhi kebutuhan manajemen dalam perencanaan dan pengendalian perusahaan dapat diorganisir dan terpantau dengan baik.

3.Mengatur Informasi (Arrange Information)

Bagaimana kantor/staf manajemen office mampu memberikan informasi terbaik yang dibutuhkan oleh manajemen.

4.Memberikan Informasi (To Give Information)

Bagaimana kantor/staf manajemen bisa menyediakan sejumlah informasi yang dibutuhkan berdasarkan data/rekaman yang tersimpan rapi. Informasi yang dibutuhkan bisa berdasarkan waktu, tempat, kronologi kejadian secara tepat dan akurat.

5.Menyelamatkan Asset Perusahaan (To Safeguard Assets)

Untuk mengamati secara cermat berbagai kegiatan dalam perusahaan seperti yang tertera di dalam rekaman dan mengantisipasi segala hal yang tidak menguntungkan yang mungkin terjadi.

Lalu, apa sajakah yang harus di rencanakan, dikoordinasikan dan dikontrol oleh manajemen perusahaan? Kegiatan atau aktivitas di kantor sebagai salah satu ruang lingkup office management. Kegiatan perkantoran di setiap perusahaan pasti memiliki karakteristik yang berbeda-beda, menyesuaikan dengan luas serta tujuan dari masing-masing perusahaan. Semakin luas kegiatan perkantoran, maka akan semakin luas pula kegiatan perkantoran yang harus dilakukan. Kegiatan kantor berhubungan dengan perencanaan perkantoran (office planning), pengorganisasian perkantoran (office organizing), pengarahan perkantoran (office actuating) serta pengawasan perkantoran (office controlling).

Perencanaan perkantoran adalah proses bagaimana kita menentukan arah kegiatan kantor, dengan meninjau kembali faktor-faktor pendukungnya. Mulai dari bagaimana perencanaan gedung, tata ruang kantor, penerangan, ventilasi, perlengkapan, peralatan, perabotan kantor, anggaran kantor, standar kualitas kerja, sistem informasi dan telekomunikasi.

Pengorganisasian perkantoran adalah proses bagaimana mengatur berbagai macam fungsi organisasi dengan pelaksana yang melaksanakan fungsi tersebut. Pembagian tugas dan pekerjaan bagaimana agar lebih efisien, pemeliharaan hubungan kerja yang baik antara atasan dan bawahan, penyediaan peralatan serta perlengkapan yang tepat, sesuai dengan jenis pekerjaan untuk memudahkan karyawan dalam melakukan aktivitas di kantor.

Pengarahan perkantoran adalah kegiatan untuk meningkatkan efektivitas dan efisiensi kerja secara maksimal sesuai dengan target dan sasaran yang telah ditentukan, serta bagaimana menentukan lingkungan kerja yang dinamis. Bagaimana teknik yang efektif untuk melakukan pengawasan terhadap bawahan, bagaimana memberikan motivasi positif kepada bawahan, membantu memecahkan masalah ketika karyawan menghadapi kesulitan, perancangan komunikasi yang efektif antara pihak internal dengan pihak eksternal.

Pengawasan perkantoran adalah kegiatan memastikan bahwa sasaran/tujuan yang ditetapkan telah berjalan sesuai dengan harapan atau target. Hal yang dilakukan pemantauan antara lain meliputi: penggunaan peralatan dan perabot kantor, metode atau prosedur pekerjaan dikantor, kualitas pekerjaan kantor, biaya perkantoran.

Sarana dan fasilitas kerja perkantoran juga merupakan hal yang harus direncanakan, diorganisir dengan baik, serta ditetapkan bagaimana metode kontrolnya. Lokasi kantor harus di evaluasi tingkat keamanan, faktor lingkungan, serta harga sesuai dengan budjet yang diinginkan. Gedung juga harus memperhatikan jaminan keamanan dan kesehatan karyawan, adanya fasilitas penunjang yang memadai, dan harga yang kompetitif seimbang antara harga dengan keuntungan yang didapatkan. Peralatan kantor bisa meliputi meja, kursi, laci menyesuaikan dengan kebutuhan perusahaan. Contoh apabila akan menyediakan ruang meeting khusus untuk pelatihan, maka meja yang dipilih bahannya tidak terbuat dari kayu jati yang tebal dan berat, sehingga bisa digeser sesuai dengan kebutuhan. Interior atau tatanan perangkat kantor juga perlu mendapatkan perhatian misalkan dari segi warna yang cocok untuk kantor seperti putih, soft blue, termasuk penggunaan warna wall paper yang tidak terlalu “keras”. Mesin-mesin kantor harus pula dirumuskan, misalkan pemilihan tipe mesin foto copy, dimana kebutuhan untuk menggandakan dokumen harus cepat, maka harus disediakan tipe yang menunjang.

Office management tidak pernah terlepas dari tujuan akhirnya yaitu kepada efektivitas dan efisiensi perusahaan. Efisiensi adalah ukuran penggunaan sumber daya dalam suatu kegiatan, semakin hemat penggunaan sumber daya, maka bisa dikatakan prosesnya semakin efisien. Proses efisien ditandai dengan perbaikan proses sehingga menjadi lebih murah dan lebih cepat. Sedangkan efektif adalah tingkat pemenuhan hasil sesuai dengan target yang ditentukan. Proses bisa dikatakan efektif bila perbaikan proses menjadi lebih baik dan lebih aman.

Apa yang sudah dijabarkan diatas, implementasi pelaksanaan juga harus dilakukan pengawasan atau controlling. Pengawasan tidak dapat dipisahkan dari kegiatan perbaikan/improvement apabila kondisi yang ada/yang sudah distandarkan tidak sesuai dengan hasil yang diharapkan. Fungsi pengawasan dalam office management sebagai tolak ukur keberhasilan sesuai atau tidak dengan sasaran yang ditetapkan, serta organisasi serta kegiatan administratif menjadi lebih dinamis. Pengawasan tidak bisa terlepas dari bagaimana kita bisa mengkomunikasikan secara efektif, menggerakkan anggota tim, mengkoordinasikan anggota tim agar mampu berjalan seiring, tidak ada tim yang pincang secara teknis.

Kebutuhan untuk mengelola kantor secara efektif bukanlah menjadi suatu hal yang baru, namun demikian kebanyakan organisasi baru mulai sadar akan pentingnya office management. Organisasi menyusun office management untuk meningkatkan kesuksesan dengan membakukan serta mengimplementasikan standar – standar serta menekan biaya-biaya terkait. Organisasi atau perusahaan harus menyadari bahwa dengan menggunakan metodologi yang dinamis dapat menghubungkan strategi dari masing-masing unit bisnis serta membantu perusahaan tersebut untuk mencapai visi dan misi serta tujuan yang telah ditargetkan secara efektif dan efisien.