Pencegahan Penggelapan Cek

Perusahaan saat ini, semakin banyak cara pembayaran yang dapat dilakukan. Salah satunya adalah pembayaran via cek. Dengan ukuran fisik yang ringkas, pencairan yang relatif mudah dan nominal yang besar, cek dapat menjadi sasaran penggelapan yang cukup mudah dilakukan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab. Untuk itu perlu dilakukan pengawasan untuk pengelolaan cek di perusahaan:

1.Minimalkan penggunaan cek

Dengan meminimalkan penggunaan cek, usahakan gunakan transfer bank untuk melakukan pembayaran. Karena transfer bank lebih mudah ditelusuri dan menjamin sampai kepada penerimanya. Sehingga dapat meminimalkan penggelapan cek. Apalagi saat ini, hampir semua orang memiliki akun bank, sehingga seharusnya tidak ada alasan untuk tidak dapat menggunakan fasilitas transfer bank.

2.Berlakukan otorisasi/persetujuan bertingkat

Dengan menggunakan otorisasi bertingkat, perusahaan dapat meminimalkan risiko penyalahgunaan wewenang. Contoh: untuk pengeluaran di bawah Rp. 1 juta, dapat disetujui oleh kepala bagian. Untuk pengeluaran Rp. 1 juta – Rp. 10 juta, disetujui oleh manajer. Pengeluaran Rp. 10 juta – Rp. 30 juta, disetujui oleh Direktur Operasional dan Direktur Keuangan, dan lain-lain. Sehingga sekalipun terjadi penggelapan, tetap ada batasannya.

3.Meminimalkan penggunaan cek “tunai/cash”

Yang dimaksud adalah cek yang tidak mencantumkan nama penerimanya. Cek seperti ini sangat rawan digelapkan. Minimalkan jenis cek semacam ini, kalau bisa jangan sampai ada.

4.Menunjuk lebih dari 1 pihak yang menandatangani cek

Minimal 2 atau 3 orang, sehingga dapat dilakukan koreksi silang antar satu pihak dengan pihak yang lainnya. Dan pihak yang menandatangani cek wajib memastikan bahwa transaksi tersebut sudah disetujui oleh pihak yang menyetujui pengeluaran tersebut (poin ke 2)

5.Awas stock buku cek

Lebih baik stock buku cek disimpan di tempat yang aman dan terkunci, sebaiknya disimpan dalam brankas. Pembatasan akses fisik juga perlu dilakukan, sehingga tanggung jawabnya dapat diberikan kepada orang yang ditunjuk saja.

6.Awasi stempel cek

Bisa jadi stempel perusahaan atau stempel tandatangan. Jika menggunakan stempel perusahaan, buatkan stempel khusus untuk cek, yang berbeda dengan stempel untuk operasional perusahaan. Lebih baik juga disimpan ditempat yang berbeda dengan buku cek, dan orang yang bertanggungjawab adalah orang yang berbeda pula.

7.Disiplinkan urutan nomor cek

Nomor cek yang diterbitkan oleh Bank selalu urut nomor. Sehingga harus ditegaskan bahwa penggunaan cek harus urut, tidak berlompat-lompat.

8.Bandingkan antara Register Check dengan Bonggol Cek

Register Check merupakan register yang mencatat pengeluaran check perusahaan. Sekali-sekali cocokkan antara register check dengan bonggol cek. Jika ada yang berlompat, berarti cek tersebut bermasalah. Cari tahu mengapa hal tersebut bisa terjadi. Bisa jadi, ada penerbitan check yang tidak dilaporkan (tidak dicatat di Register check, atau ada kesalahan penulisan cek.

9.Jangan sisakan ruang dalam lembar cek

Pada kolom nominal maupun kolom keterangan angka, biasakan untuk mencoret ruang sisa yang ada. Hal ini dilakukan untuk mencegah agar ruang kosong tersebut dimanfaatkan oleh pihak yang tidak bertanggungjawab.

10.Gunting/tandai cek batal

Untuk benar-benar menutup kemungkinan penggunaan berulang dari cek yang batal, lebih baik, cek tersebut digunting di pinggir ataupun di tengah. Yang penting adalah nominal dan nomor cek tetap dapat terbaca.

11.Periksa fisik cek yang belum terkirim

Setelah memeriksa register cek dengan bonggol cek, mungkin saja sudah berurut, namun bukan berarti sudah aman. Periksalah cek yang belum terkirim. Lakukan konfirmasi kepada pihak yang terkait (contohnya vendor/ supplier yang seharusnya menerima pembayaran tersebut) dan tanyakan apakah ada masalah pembayaran.

12.Setor semua cek masuk di hari yang sama

Atas cek yang diterima, buatlah kebijakan bahwa semua cek yang diterima harus disetorkan pada hari yang sama, atau maksimal H+1. Bila ada cek yang tidak langsung disetorkan, tanyakan mengapa. Hal ini dapat mencegah terjadinya lapping oleh pihak yang melakukan penyetoran.

13.Bubuhkan rekening tujuan cek atas cek yang diterima

Kemungkinan di poin nomor 12, dapat diminimalisir dengan menuliskan rekening tujuan pencairannya di balik cek yang akan diterima. Sehingga tidak dapat dicairkan oleh pihak-pihak yang tidak bertanggungjawab.

14.Lakukan audit mendadak

Bisa jadi ada kerjasama yang dilakukan dengan pihak yang melakukan rekonsiliasi bank. Hal tersebut dapat dideteksi dengan audit mendadak. Jika rekonsiliasi bank sudah dilakukan, lakukan pemeriksaan ulang atas rekonsiliasi tersebut.

15.Perbarui kartu specimen tandatangan cek

Hal ini harus dilakukan bila ada salah satu pejabat penandatangan cek mengundurkan diri atau dipindahtugaskan dari perusahaan. Lakukan sebelum pejabat tersebut tidak aktif lagi di perusahaan. Hal ini penting untuk dilakukan untuk mencegah pejabat tersebut masih bisa menandatangani cek.

Jika langkah-langkah di atas dilakukan secara konsisten, dapat meminimalkan risiko kecurangan sampai titik paling rendah. Hal ini akan lebih baik lagi, jika dituangkan dalam prosedur yang tertulis/ SOP. Tanpa penjelasan mengapa hal tersebut dilakukan, cukup top management saja yang mengetahui.

Bilamana prosedur sudah disusun dan dijalankan, penting untuk dilakukan pengawasan atas prosedur tersebut apakah tetap dijalankan secara konsisten.