Articles

Read the articles about accounting,internal audit, tax, human resource,information and technology

PERBEDAAN SEKRETARIS DAN PERSONAL ASSISTANT

18 April 2016
Category: SECRETARY
Penulis:         Athalia Devi Aprilia, A.Md
PERBEDAAN SEKRETARIS DAN PERSONAL ASSISTANT

Umumnya, sekretaris ada sebuah profesi yang mengerjakan kegiatan administrasi suatu perusahaan. Ruang lingkup kerja sekretaris mulai dari menangani telepon, mengarsip surat dan tugas-tugas lain yang bersifat rutin. Namun seiring perkembangan jaman, profesi sekretaris digantikan dengan istilah Personal Assistant.

Apa sebenarnya Personal Assistant itu? Istilah Personal Assistant (PA) ini lingkup pekerjaannya lebih fokus pada satu orang saja. Berbeda dengan sekretaris yang mengerjakan tugas umum perusahaan. Tetapi, sekretaris dan personal assistant sama-sama orang kepercayaan pimpinan dan juga berada di front liner.

Terkadang sulit untuk membedakan antara sekretaris dan personal assistant. Apa yang menjadi perbedaan antara sekretaris dan personal assistant?

    1.Ruang lingkup pekerjaan

    Terdapat perbedaan ruang lingkup pekerjaan antara sekretaris dan seorang personal asistan. Sekretaris pada umumnya melakukan pekerjaan administrasi kantor seperti surat menyurat, mengatur kas kecil, pengarsipan dan lain-lain. Sedangkan personal assistant, lingkup pekerjaan lebih luas. Terkadang melakukan hal yang sama oleh sekretaris, tetapi seorang personal assistant juga sampai mengurus hal pribadi atasannya. Contoh, memantau rekening pribadi, monitoring, membaca dan menanggapi email atasan, mendelegasikan pekerjaan tanpa kehadiran atasan, perencanaan pertemuan seperti meeting, menghadiri suatu pertemuan atas nama atasan dan sebagainya, mengurus tiket dan hotel, hingga mengatur acara pribadi atasan. Seorang personal assistant juga selalu berada di dekat atasannya dan ikut kemana pun pergi selama diminta. Untuk urusan surat menyurat dan administrasi lainnya, terkadang ada orang lain yang mengerjakan dan dilaporkan pada personal assistant tersebut. Bahkan ada seorang personal assistant diminta oleh atasannya untuk mengatur jadwal anaknya yang berurusan dengan pendidikan.

    2.Tanggung jawab

    Dalam hal tanggung jawab, semua memiliki porsi tanggung jawab masing-masing. Hanya saja, seorang sekretaris terkadang tidak bertanggung jawab langsung untuk atasannya. Tetapi seorang personal assistant mempunyai tanggung jawab pekerjaan langsung kepada atasannya. Seorang personal assistantjuga harus dengan detil mengerti pekerjaan yang harus dilakukan karena berhubungan dengan pekerjaan atasannya.

    3.Fleksibel

Seorang personal assistant juga lebih fleksibel mempunyai jam kerja lebih fleksibel daripada seorang sekretaris. Beda dengan sekretaris yang mengikuti jam kerja kantor, terkadang seorang personal assistantdituntut untuk bekerja 24 jam oleh pimpinannya. Misalnya saja tiba-tiba mendapat tugas untuk menyelesaikan sebuah pekerjaan di luar negeri, seorang personal assistantharus siap sedia menjalankan misi tersebut. Menjadi seorang personal assistantdituntut untuk menerima semua jenis pekerjaan yang dibebankan. Semakin fleksibel, maka semakin mendapatkan nilai besar di mata pimpinan.

    4.Tantangan Pekerjaan

    Jika seorang sekretaris yang hanya melakukan pekerjaan rutin saja setiap harinya, seorang personal assistant pekerjaannya lebih menantang dan juga berganti-ganti. Selain itu, intensitas untuk bertemu dengan orang lain tiap harinya lebih besar daripada sekretaris yang hanya bekerja di kantor. Ketika banyak pekerjaan yang berbeda-beda, seorang personal assistant dituntut untuk cepat dalam bekerja dan mengingat pekerjaan yang harus dilakukan agar tidak menggangu jadwal atasannya.

    Seorang sekretaris dan personal assistant pada intinya mempunyai tanggung jawab yang sama dengan atasan dan perusahaan. Hanya pada beberapa ruang lingkup saja yang berbeda. Untuk soal penampilan, kerapian, kecepatan dan ketelitian dalam bekerja, seorang sekretaris dan personal assistant mempunyai porsi yang sama.

   For Further Information, Please Contact Us!