Effective Internal Control For Payroll Effective Internalcycle

Karyawan adalah salah satu komponen penting dari perusahaan. Hal ini dikarenakan karyawan adalah sumber daya manusia yang menjalankan strategi perusahaan agar dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Untuk memelihara karyawan, tentunya tidak sedikit biaya yang dikeluarkan. Biaya gaji adalah salah satu biaya terbesar bagi perusahaan dan harus ada sistem penggajian agar biaya gaji ini dapat terkontrol dengan baik. Tidak hanya sistem penjualan, pembelian, persediaan, atau keuangan yang membutuhkan internal control, tetapi sistem penggajian ini juga membutuhkan internal kontrol yang baik sehingga tidak ada kecurangan terhadap biaya yang dikeluarkan oleh perusahaan.

Tujuan dari internal control secara umum adalah:

1.Untuk mengontrol operasional perusahaan dengan membentuk berbagai level untuk otoritas, untuk memberikan persetujuan terhadap setiap transaksi yang dilakukan sehingga dapat memberikan laporan keuangan yang benar.

2.Untuk menjaga asset perusahaan dari kehilangan atau kerusakan asset akibat dari fraud.

3.Untuk menyediakan informasi secara tepat waktu dan reliable serta mendukung struktur pengendalian sehingga dapat sehingga masing-masing tanggung jawab masing-masing individu dapat teridentifikasi.

Untuk mendukung tujuan internal control yang telah disebutkan di atas, enam hal yang perlu diperhatikan dalam sistem penggajian, antara lain:

1.Seluruh transaksi penggajian harus disetujui sebelum transaksi tersebut dilaksanakan.

2.Transaksi tersebut telah dicatat sesuai dengan tanggal transaksi.

3.Transaksi yang dilakukan sesuai dengan data transaksi yang sebenarnya.

4.Pencatatan transaksi penggajian berdasarkan transaksi yang memang terjadi dan sudah disetujui oleh pihak berwenang.

5.Akses pada sistem penggajian harus selalu dikontrol dan transaksi tersebut telah disetujui oleh pihak-pihak yang telah ditunjuk untuk menyetujui.

6.Memastikan bahwa prosedur dalam sistem penggajian telah dilakukan dengan benar dan telah dilakukan pencatatan.

Bagaimana caranya agar internal control tersebut berjalan dengan efektif?

Menurut COSO, ada lima komponen dalam internal control yang mendukung agar pengendalian dalam sistem penggajian dapat berjalan secara efektif:

1.Control Environment

2.Risk Assessment

3.Control Activities

4.Information and Communication

5.Monitoring

Control Environment

Control environment adalah kontrol yang dilakukan oleh pihak-pihak perusahaan karena berkaitan dengan karakteristik perspektif manajemen. Control environment ini penting karena adalah dasar dari pembuatan internal control. Hal-hal yang dapat dilakukan perusahaan dalam control environment adalah dengan membuat kode etik perusahaan, memberikan pelatihan kepada staff yang mempunyai tugas dalam sistem penggajian, terdapat job assignment untuk masing-masing staff yang terdiri dari tanggung jawab apa yang dilakukan dan otorisasi, serta terdapat SOP mengenai prosedur penggajian.

Risk Assessment

Risk assessment adalah mengidentifikasi dan menganalisa risiko-risiko yang dapat terjadi dalam menjalankan sistem penggajian tersebut. Sehingga perusahaan harus mengevaluasi risiko-risiko apa yang dapat terjadi serta mencari solusi bagaimana mengurangi risiko tersebut.

Control Activities

Control activities dalam prosedur penggajian terdapat pada empat bagian, yaitu hiring, documentation, authorization, dan reconciliation. Dalam perekrutan karyawan harus terdapat persetujuan dahulu dari pihak yang berwenang dan terdapat prosedur dalam perekrutan. Perusahaan juga harus mempunyai dokumen-dokumen yang disetujui oleh setiap karyawan. Yang ketiga adalah otorisasi dari pihak berwenang untuk form-form dalam prosedur penggajian, antara lain time sheet dan payroll check. Terakhir adalah reconciliation. Ini adalah aktivitas yang paling penting dimana aktivitas yang dilakukan adalah perhitungan pada jam kerja, gaji pokok, bonus, dan pemotongan pajak karyawan. Pada akhir proses, pihak manajemen harus melakukan pemeriksaan apakah biaya gaji yang dikeluarkan telah sesuai dengan biaya gaji yang harus dibayar.

Information and Communication

Dalam sistem penggajian, harus ada informasi dan komunikasi yang jelas antara pihak perusahaan dengan pemerintah sehingga gaji yang diberikan kepada karyawan sesuai dengan peraturan yang berlaku. Informasi tersebut juga harus dikomunikasikan kepada seluruh karyawan perusahaan.

Monitoring

Manajemen harus melakukan pemantauan terhadap prosedur penggajian yang berjalan sehingga dapat mengurangi kecurangan yang dilakukan. Setelah itu, juga harus dilakukan evaluasi secara terus menerus, dan memperbaiki prosedur-prosedur yang tidak dijalankan atau tidak sesuai.

Jadi, sistem prosedur penggajian merupakan sistem yang juga harus menjadi perhatian dari manajamen perusahaan. Dalam mengendalikan sistem tersebut, para manajemen membentuk internal control yang dapat juga mengurangi kecurangan yang terjadi di perusahaan. Selanjutnya, sistem prosedur dan internal control tersebut harus selalu dievaluasi dan diperbaiki secara periodik.