Ciptakan Kesan Awal Yang Professional

Jika Anda bekerja di sebuah organisasi, apapun bidang usahanya dan di manapun lokasinya, tentu ruang gerak Anda akan selalu berhadapan dengan banyak individu. Saat pertama kali bertemu dengan orang baru, kita harus punya prinsip menjadikan momen itu sebagai awal yang baik dalam menjalin relasi bisnis, sehingga kita akan berusaha sekuat tenaga untuk meyakinkan lawan bicara bahwa kita mampu membantu menyelesaikan persoalan yang mereka hadapi atau memenuhi apa yang mereka butuhkan. Agar memiliki kesan yang baik di awal pertemuan dan mendapat kepercayaan dari pihak lain, berikut adalah beberapa tips yang bisa dilakukan saat meeting dengan klien / customer baru :

1. Membuat rencana

Sebelum meeting dengan klien / customer baru, buatlah rencana atau rancangan kerja yang akan dilakukan, terutama tentang apa yang ingin Anda capai dari pertemuan tersebut. Buat juga persiapan penjelasan mengenai produk atau jasa yang Anda tawarkan kepada klien / customer. Cari tahu latar belakang perusahaan klien / customer dan apa yang menjadi misi mereka. Dengan demikian Anda bisa mempersiapkan presentasi dengan menawarkan produk yang sesuai dengan keinginan klien / customer. Pastikan juga Anda mengetahui betul produk atau jasa layanan dari perusahaan Anda, tidak hanya dari 1 divisi saja, namun dari beberapa divisi unggulan lainnya yang mungkin bisa saja menjadi prospek baru untuk divisi lain di perusahaan Anda.

2. Susun agenda

Pastikan jadwal klien / customer dan jadwal Anda cocok, sehingga ketika meeting Anda dengan klien / customer tetap dapat fokus dengan tujuan awal. Cara ini juga agar mengetahui apa tujuan utama pertemuan Anda dengan klien / customer. Sehari sebelum bertemu, pastikan kembali atau mengingatkan kepada klien / customer mengenai agenda meeting Anda.

3.Tampilan profesional

Saat bertemu klien / customer baru, tentu Anda harus percaya diri dan dapat memperlihatkan kesan profesional. Berpakaian rapi, bersikap sopan, dan tetap ramah, dapat memberikan kesan Anda menghormati klien / customer. Yang paling penting adalah datang tepat waktu dan menjabat tangannya saat bertemu. Saat sedang meeting, jangan pernah gunakan ponsel, terlihat mengantuk, atau mengobrol dengan sesama rekan kerja saat klien / customer sedang berbicara.

4.Tulis catatan

Selain melakukan presentasi di depan klien / customer, Anda juga harus menjadi pendengar yang baik. Pastikan Anda mengetahui apa harapan dan keinginan klien / customer dan agar tidak lupa, buatlah catatan mengenai isi pertemuan tersebut. Catatan ini juga berguna untuk menyamakan persepsi antara Anda dengan klien / customer. Selama proses meeting berlangsung, Anda bisa membuat notulen meeting dan perlu dikonfirmasi ulang sebelum meeting berakhir agar terhindar kesalahpahaman di kemudian hari.

5.Follow Up

Setelah selesai melakukan meeting dengan klien / customer, segera menindaklanjuti hasil meeting tersebut, antara lain dengan mengirimkan penawaran kerjasama, mengagendakan pertemuan berikutnya, ataupun action yang lain, dimana menunjukkan bahwa kita siap untuk bekerjasama dengan klien / customer tersebut.